Dân Trí Soft là công ty chuyên phát triển phần mềm ở các lĩnh vực bán lẻ - sỉ, cafe, trà sữa, quán ăn, nhà hàng, quán karaoke, bida, order bằng điện thoại và bán máy in bill, máy đọc mã vạch... nhằm giúp doanh chủ quản lý chặt chẽ hơn, tiết kiệm hơn và thành công hơn. Tinh gọn, dễ dùng, quản lý chặt chẽ là lý do lựa chọn của hơn 125.000+ doanh chủ.
Nhằm hỗ trợ chuyển đổi số đến hộ kinh doanh cá thể, doanh nghiệp nhỏ với việc ứng dụng phần mềm vào quản lý kinh doanh, Dân Trí Soft dành tặng phần mềm tính tiền, quản lý hàng hóa, khách hàng... miễn phí vĩnh viễn từ năm 2015 đến nay. Chương trình này được DanTriSoft gọi là "Nồi cơm Thạch Sanh thời hiện đại" vì ai cần cứ nhận lấy, thậm chí nhận dư để đem cho tặng người khác, mời gọi người khác đến nhận lấy đều được DanTriSoft hoan nghênh bởi "tri thức là món quà không bao giờ bị mất đi khi đem cho tặng, nó giống như nồi cơm Thạch Sanh tử tế không bao giờ bị vơi đi".
Hãy tham dự ngay cộng đồng DanTriSoft là nơi để chia sẻ kinh nghiệm quản lý kinh doanh và gỡ rối những vướng mắc khi sử dụng phần mềm một cách miễn phí: www.facebook.com/groups/SME.Software
CEO DanTriSoft chia sẻ trên đài truyền hình HTV9
Đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho các lĩnh vực kinh doanh: tạp hóa, cửa hàng tiện lợi, siêu thị mini tự chọn, shop thời trang, giày dép, mỹ phẩm, điện máy, điện tử, điện thoại, máy vi tính, thiết bị văn phòng, sách báo, văn phòng phẩm, shop hoa, quà tặng, hàng xách tay, mẹ và bé, vật tư nông nghiệp, phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, cửa hàng xe máy, phụ tùng linh kiện, vật liệu xây dựng, nội thất, điện nước, bán gạo, nước, rau củ quả, lương thực thực phẩm, hải sản, công ty thương mại nhỏ.
Phần mềm miễn phí DanTriSoft không phù hợp với các nhu cầu sau:- Quản lý quá trình sản xuất, tính giá thành sản phẩm, tính hoa hồng sản xuất, tính cấu thành giá....- Quản lý bảo hành điện tử, gia hạn điện tử, nhắc nhở tự động khách gia hạn.- Gửi email, SMS hàng loạt để quảng bá số lượng lớn.Nếu có những nhu cầu trên hãy liên hệ công ty phần mềm bản quyền khách để mua và sử dụng là tối ưu.
- Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng DanTriSoft này là hoàn toàn miễn phí, giúp người học xem được mọi lúc mọi nơi và 99% người sử dụng sau khi đọc hướng dẫn đều dùng tốt phần mềm bán hàng free này.
- Trường hợp quá bận rộn không có thời gian đọc hướng dẫn miễn phí này, hoặc khả năng máy tính không tốt và hơn hết là muốn áp dụng được ngay phần mềm vào quản lý kinh doanh thì DanTriSoft có gói dịch vụ đào tạo được chuyên viên cầm tay chỉ việc, bạn chỉ cần vào link sau để đặt mua: mua dịch vụ đào tạo DanTriSoft.
TRẢI NGHIỆM DÂN TRÍ SOFT WEB APP
Truy cập website www.DanTriSoft.vn/
Mã gian hàng: banlebansidemo
Tên đăng nhập: demo - Mật khẩu: demo
- Đây là thông tin gian hàng demo, tài khoản demo, để trải nghiệm nên được dùng là quyền Xem, các quyền khác như Thêm, Sửa, Xóa ở nhiều hạng mục đã phân quyền không cho sử dụng, nhằm tránh tình trạng dữ liệu bị xáo trộn.
- Nếu muốn sử dụng dữ liệu riêng thì nên đăng ký khởi tạo phần mềm riêng theo hướng dẫn bên dưới.
10 phút thiết lập nhanh phần mềm
Cách thiết lập nhanh để bán hàng được ngay với phần mềm bán lẻ, bán sỉ, shop miễn phí DanTriSoft.
Phần mềm quản lý bán hàng DanTriSoft đáp ứng được hầu hết các nhu cầu quản lý dành cho bán lẻ, bán sỉ, shop với các nghiệp vụ:
- Nghiệp vụ bán hàng, báo cáo doanh thu: thể hiện ở menu Bán hàng và menu Doanh thu.
- Nghiệp vụ quản lý kho hàng, nhập - xuất - tồn, quản lý hàng hóa ở menu Kho hàng.
- Nghiệp vụ quản lý thu - chi hàng ngày, chi phí kinh doanh ở menu Thu/chi.
- Nghiệp vụ quản lý thông tin khách hàng, nhà cung cấp... ở menu Danh mục.
- .v.v...
Do đó, khi hiểu tất cả chức năng của DanTriSoft là bạn quản lý đầy đủ công việc kinh doanh quán của mình. Và dĩ nhiên không thể trong một hai giờ bạn có thể học và áp dụng tất cả những việc này, ngoại trừ bạn đã từng dùng DanTriSoft hoặc phần mềm ở lĩnh vực tương tự. Và bộ tài liệu này hướng dẫn rất chi tiết cho từng nghiệp vụ, bạn hãy học và áp dụng từng bước là đảm bảo quản lý chặt chẽ hơn, tiết kiệm hơn và thành công hơn.
Còn ở đây, DanTriSoft sẽ hướng dẫn nhanh trong 10 phút để học và áp dụng được ngay để đạt mục tiêu là order món, in bill tính tiền, báo cáo doanh thu ngày, tuần, tháng. Bạn đã sẵn sàng!? Chúng ta có 4 bước rất đơn giản:
Bước 1: Nhập hàng hóa giá bán
Thanh lý dữ liệu mẫu để nhập mới
Khi đăng ký sử dụng, DanTriSoft sẽ tạo dữ liệu mẫu để trải nghiệm nhanh. Làm sao để xóa dữ liệu mẫu đó để tạo dữ liệu mới sẽ được hướng dẫn chi tiết bên dưới.
1.1 Đăng nhập vào phần mềm tại DanTriSoft.vn gồm thông tin đăng ký Mã gian hàng, Tên đăng nhập, Mật khẩu.
1.2 Thanh lý (xóa) dữ liệu mẫu của Dân Trí Soft để nhập dữ liệu thực tế (dữ liệu mới) của bạn: vào Hệ thống >> Cấu hình hệ thống >> Chọn Tab Thanh lý dữ liệu >> click chọn ô Thanh lý danh mục tất cả chi nhánh & Thanh lý danh mục chi nhánh hiện tại >> Nhấn thanh lý.
Nếu dữ liệu riêng của bạn đã được nhập liệu thì cần cân nhắc tính năng thanh lý này, vì sau khi thanh lý mọi thứ đều bị xóa sạch mà không phục hồi được.
 |
| Thanh lý (xóa) dữ liệu mẫu của Dân Trí Soft để nhập dữ liệu mới |
Nhập hàng hóa giá bán cơ bản
Hàng hóa có 1 đơn vị tính là hàng hóa cơ bản nhất, dễ dàng nhập liệu và quản lý nhất. Hướng dẫn này sẽ chỉ dẫn cách nhập liệu hàng hóa giá bán vào phần mềm với 2 cách: (một) là nhập trực tiếp ở ngay phần mềm; (hai) là nhập từ file Excel hay còn gọi là import từ excel.
[QUAN TRỌNG] Nguyên tắc nhập liệu phần mềm
Bất cứ phần mềm chuyên nghiệp, có logic chặt chẽ như Dân Trí Soft đều có những nguyên tắc cơ bản khi nhập liệu như sau:
1. Mã hàng, mã nhóm, mã kho, mã nhân viên, mã nhà cung cấp, mã khách hàng..., tất tần tật những cái gọi là mã thì có thể là số hoặc chữ đảm bảo phải viết liền, không dấu, không ký tự đặc biệt (ví dụ ký tự đặc biệt @, #, $, &...) và các mã không được phép trùng nhau (kiểu như mã căn cước công dân hay CMND là duy nhất trên hệ thống).
2. Hàng hóa, nhóm hàng, khách hàng, nhóm khách hàng, nhà cung cấp, nhóm nhà cung cấp, nhân viên, nhóm tài khoản.. chỉ được xóa khi và chỉ khi chưa có bất kỳ nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hóa đó, ví dụ nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ nhập kho - xuất kho - chuyển kho.... Vì vậy nếu hàng hóa không muốn sử dụng nữa thì vào Sửa sản phẩm và chọn chế độ Không sử dụng là được, bản chất là chỉ ẩn đi không phải xóa trong cơ sở dữ liệu (database). Hoặc nếu muốn phải xóa ra khỏi database thì cần làm theo quy trình ngược lại, tức là cần tìm tất cả chứng từ có liên quan rồi xóa đi, sau khi xóa sạch sẽ thì vào xóa hàng hóa là được.
3. Nhập dữ liệu có sẵn từ file excel (import từ file excel) không phải là việc làm tùy tiện được mà cần làm đúng 100% theo hướng dẫn của Dân Trí Soft thì việc import mới thành công. Nếu thích tùy tiện, không xem hướng dẫn import từ file excel thì đừng bao giờ dùng phần mềm quản lý vì nó không thuộc về người tùy tiện, phần mềm thuộc về người làm việc khoa học và hiệu quả.
Cách 1: Thêm hàng hóa, giá bán trực tiếp trên phần mềm
1. Khai báo Nhóm hàng hóa: vào menu Danh mục >> Nhóm hàng hóa >> Thêm mới
 |
| Thêm Nhóm hàng hóa |
2. Khai báo đơn vị tính cho hàng hóa: vào Danh mục >> Đơn vị tính >> Thêm mới hoặc check xóa đơn vị tính không phù hợp.
 |
| Thêm đơn vị tính |
3. Thêm mới hàng hóa giá bán: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Thêm mới >> Khai báo thông tin >> Nhấn Lưu và Thêm (nếu tiếp tục thêm mới hàng hóa) hoặc nhấn Lưu và đóng (nếu không thêm mới hàng hóa nữa).
 |
| Thêm mới thông tin hàng hóa và giá bán |
*** Chú ý: có những hàng hóa/dịch vụ không cần xét tồn kho (sẽ không hiển thị trong các báo cáo tồn kho) ví dụ: Tiền công lắp đặt, Tiền công sửa chữa, Tiền công tư vấn... thì khai báo như sau: khi khai báo hàng hóa chọn tab Thông tin khác, check chọn vào Mã dịch vụ, không xét tồn kho.
 |
| Check chọn Mã dịch vụ, không xét tồn kho |
Hướng dẫn nhập liệu bằng máy quét mã vạch
Cách 2: Import từ file Excel (nhập từ file excel)
Lưu ý: Để đảm bảo hệ thống phần mềm hoạt động ổn định, Dân Trí Soft chỉ cho phép import từ file excel tối đa là 200 dòng dữ liệu (tức 200 món hàng). Nếu danh mục nhiều hơn 200 dòng thì sẽ tách ra nhiều file để import lần lượt.
- Khi import bằng excel cần tuân thủ nguyên tắc là mã hàng không được phép trùng nhau, xem thêm hướng dẫn: Cách lọc trùng mã hàng trong Excel.
Video trải nghiệm import từ file Excel
1. Tải file excel mẫu chuẩn của Dân Trí Soft: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Import >> Download Template để file mẫu được tải về máy tính.
 |
| Tải file excel mẫu chuẩn import của phần mềm về máy tính |
2. Điền các thông tin hàng hóa, giá cả đang có vào file excel mẫu chuẩn này của Dân Trí Soft. Lưu ý: dòng tiêu đề của file excel mẫu tuyệt đối không được xóa, vì phần mềm Dân Trí Soft sẽ dùng hàng này để đọc dữ liệu của file excel, chỉ xóa đi dòng hàng hóa mẫu file excel để thay thế bằng hàng hóa mới của bạn.
 |
| Điền các thông tin hàng hóa, giá bán... vào file mẫu của Dân Trí Soft |
[Các yêu cầu bắt buộc khi nhập liệu]
Mã hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã hàng khác.
Tên hàng: Tên của hàng hóa.
ĐVT (Đơn vị tính): Đơn vị tính nhỏ nhất sử dụng trong phần mềm (gọi là đơn vị tính cơ bản). Ví dụ: Bạn nhập thùng nước ngọt nhưng bán ra là chai thì đơn vị tính khai báo là chai.
Mã nhóm hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã nhóm hàng khác.
Tên nhóm hàng: Tên nhóm hàng của hàng hóa (ví dụ: Nước ngọt, Mì gói, Gia vị, Gia dụng...).
Số lượng tối đa/số lượng tối thiểu: mục đích là khi số lượng hàng hóa trong kho vượt qua khung số lượng tối đa & số lượng tối tiểu thì trong phần báo cáo tồn kho sẽ có cảnh báo.
Giá vốn mua hàng: giá vốn mua hàng (nếu có).
Image (hình ảnh hàng hóa): tìm ảnh trên internet rồi sao chép địa chỉ hình ảnh để paste vào file hàng hóa.
Giá bán lẻ: Giá bán lẻ của hàng hóa.
3. Import file hàng hóa vừa khai báo vào phần mềm: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Import >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file dữ liệu hàng hóa >> nhấn Import Data
 |
| Import hàng hóa từ file excel vào phần mềm |
- Khi thực hiện đúng chuẩn của file excel mẫu của Dân Trí Soft thì hàng hóa, giá bán sẽ được import vào phần mềm trong vài giây.
- Để kiểm tra kết quả hãy vào Danh mục >> Hàng hóa, nhấn tìm kiếm sẽ hiển thị những hàng hóa được import (lưu ý: mỗi lần import chỉ cho phép tối đa 200 món hàng).
Việc import từ file excel còn được thực hiện tương tự dành cho: import danh sách khách hàng, import danh sách nhà cung cấp, import công nợ phải thu/phải trả đầu kỳ...
Khai báo hàng hóa đa đơn vị tính
Một hàng hóa bán ra có nhiều đơn vị tính như lon, lốc, thùng hay như cái, vỉ, hộp, thùng... được gọi là quản lý và bán hàng đa theo đơn vị tính. Đa đơn vị tính có bảng giá bán đặc thù, ví dụ một lon giá 5 ngàn, còn một lốc 6 lon có giá bán là 29.000 đồng chứ không phải = 6 lon * 5 ngàn = 30 ngàn như cách tính của các phần mềm không có tính năng này. Bài viết sẽ hướng dẫn cách để quản lý và bán hàng đa đơn vị tính với Dân Trí Soft.
Quản lý và bán hàng đa đơn vị tính
Cách phân biệt trong danh sách hàng hóa thì món hàng nào có đa đơn vị tính thì nhìn vào thấy có dấu (*) ở dòng nào thì đó là hàng hóa đã được khai báo đa đơn vị tính
 |
| Nhìn vào Danh sách hàng hóa sẽ có dấu hiệu thể hiện hàng hóa đa đơn vị tính là có dấu (*) |
Bước 2: Bán hàng, in thanh toán
DanTriSoft phiên bản online có thể bán hàng được bằng tất cả các trình duyệt website như Chrome, Cốc Cốc, Firefox, Opera, Microsoft Edge, Safari nên sử dụng được trên hầu hết các thiết bị như máy tính, máy tính bảng dùng các hệ điều hành như Windows, MAC, Android...
 |
| Màn hình bán hàng bằng trình duyệt web (Chrome, Cốc Cốc...) |
1. Chọn hàng hóa: Có 3 cách tìm hàng hóa để chọn
Cách 1: Nhấn biểu tượng qua lại để tìm hàng hóa cần chọn (thuận tiện màn hình cảm ứng).
Cách 2: Tìm theo nhóm hàng hóa.
 |
| Cách chọn hàng hóa |
Cách 3: Tìm kiếm theo tên hàng, mã hàng, máy quét mã vạch
 |
| Tìm kiếm thông tin hàng hóa |
2. Thêm thông tin khách hàng hay các thông tin khác vào hóa đơn
Trên màn hình bán hàng nhấn vào chức năng Chi tiết hóa đơn, bạn có thể thêm thông tin khách hàng, giao hàng, ghi chú.
 |
| Thêm thông tin khác vào hóa đơn |
3. Chạy chương trình khuyến mãi, Thẻ Vip khách hàng
Bạn cần thiết lập chương trình khuyến mãi và tích điểm thẻ Vip.
Nhấn vào "Khuyến mãi" để chọn chương trình khuyến mãi.
Nhấn vào "Thẻ Vip" để tìm thẻ Vip để gán vào hóa đơn để tích lũy điểm.
4. Các chức năng khác
- Thay đổi số lượng chọn. Nếu đã in hóa đơn thì khi hủy thì phải khai báo thông tin lý do.
- Giảm giá hàng bán.
- Hủy chọn.
- Chiết khấu hóa đơn.
- Thuế suất.
 |
| Các chức năng khác trên màn hình bán hàng bằng trình duyệt web |
5. In hóa đơn
- Sau khi thêm đầy đủ các thông tin hóa đơn bạn nhấn In hóa đơn.
- Hóa đơn in ra để đưa cho khách hàng, phần mềm sẽ hiện cửa sổ in hóa đơn lên để ra lệnh in.
Lưu ý: Nếu cửa sổ in không bật lên thì nguyên nhân là do trình duyệt chặn cửa sổ popup do đó hãy cho phép trình duyệt mở popup, có thể tham khảo bài viết này để hiểu nguyên lý về popup trong trình duyệt.
- Khách hàng thanh toán thì bạn sẽ nhấn lưu để khai báo thông tin thanh toán.
Cách cấu hình để in ấn trực tiếp bằng trình duyệt web: đây là cách cấu hình chung cho tất cả ứng dụng muốn in ấn bằng trình duyệt website ví dụ in ấn lệnh chuyển khoản online, in ấn hóa đơn điện tử... đều theo nguyên tác cấu hình này. Đây là hướng dẫn cụ thể với phần mềm Dân Trí Soft:
(1) Sau khi lên đơn hàng nhấn vào nút In hóa đơn, thông thường trình duyệt web sẽ tự động bật lên trang in, nếu trình duyệt không bật trang in thì 99,9% nguyên nhân là trình duyệt web chặn tính năng mở cửa sổ popup để in ấn nên chỉ cần thay đổi để không chặn là sử dụng được (có thể tham khảo bài viết này để hiểu nguyên lý về popup trong trình duyệt).
(2) Khi mở cửa sổ in ấn, ta bắt đầu cấu hình in ấn cho máy in: mục Máy in đích (Destination) ta chọn Xem thêm (See more) để hệ thống sẽ tự động dò tất cả máy in và chọn máy in phù hợp.
 |
| Chọn máy in và khổ in A4 để in ấn |
 |
| Chọn máy in phù hợp và hệ thống tự động ghi nhớ để lần sau in ấn được tự động |
6. Các hình thức thanh toán hóa đơn, in bill thanh toán và lưu hoàn tất đơn hàng
Phần mềm Dân Trí Soft có 3 hình thức cho khách hàng của bạn. Hình thức thanh toán được khai báo trong quá trình lưu hóa đơn.
 |
| Các hình thức thanh toán: tiền mặt, ngân hàng, ví điện tử. |
Hình thức 1: Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức mặc định của DanTriSoft
- Khách hàng trả bằng tiền mặt đúng số tiền: nhân viên chỉ cần nhấn lưu là xong.
- Khách hàng trả tiền hơn với số trên hóa đơn (phải thối lại tiền): Nhân viên điền số tiền khách đưa để phần mềm tự động tính ra số tiền thối lại.
Hình thức 2: Thanh toán bằng máy cà thẻ (máy pos), chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử
- Xóa đi dòng tiền mặt.
- Chọn ngân quỹ ngân hàng mà khách hàng chuyển vào, điền số tiền khách hàng chuyển vào trường ngân hàng, nhấn Lưu.
 |
| Thanh toán bằng cà thẻ, chuyển khoản, ví điện tử |
Hình thức 3: khách mua nợ và phát sinh nghiệp vụ ghi nhận công nợ
- Nhấn vào chi tiết hóa đơn để tìm kiếm thông tin khách hàng đã có sẵn hoặc nhấn tạo thông tin khách hàng mới nếu chưa có thông tin để ghi công nợ và gán thông tin khách hàng vào cửa sổ thanh toán.
 |
| Nghiệp vụ khách hàng mua nợ, phát sinh công nợ phải thu khách hàng |
- Gõ số tiền khách thanh toán về số tiền khách đưa thực tế (thấp hơn số phải thanh toán) => Lưu
 |
| Cách thao tác để ghi nhận công nợ phải thu khách hàng |
>> Xem thêm: Để tạo shortcut truy cập nhanh phần mềm DanTriSoft hãy xem 3 Cách Tạo Shortcut Trang Web Đơn Giản Để Truy Cập Nhanh. Kết quả shortcut truy cập nhanh sẽ như ảnh dưới.
 |
| Tạo Shortcut truy cập nhanh phần mềm DanTriSoft |
Bước 3: Xem báo cáo doanh thu
Xem báo cáo doanh thu ngày, tuần, tháng, năm. Vào menu Doanh thu để xem chi tiết các báo cáo này.
 |
| Xem báo cáo doanh thu bán hàng |
1. Danh sách hóa đơn bán hàng: liệt kê danh sách hóa đơn bán hàng được Lưu vào phần mềm.
2. Danh sách phiếu trả hàng: liệt kê các phiếu trả hàng (hàng bán bị trả lại) nếu có phát sinh
3. Doanh thu nhóm theo ngày: liệt kê doanh thu nhóm theo ngày.
4. Lịch sử kết ca: tổng hợp lịch sử kết ca của nhân viên thu ngân nếu có dùng chức năng này.
5. Doanh thu hàng hóa: báo cáo chi tiết doanh thu cho từng hàng hóa.
6. Doanh thu chi tiết theo nhóm hàng: báo cáo chi tiết doanh thu cho từng nhóm hàng.
7. Doanh thu nhóm theo khu vực: báo cáo chi tiết doanh thu theo từng khu vực của quán.
8. Biểu đồ doanh thu: các biểu đồ so sánh doanh thu theo tháng, tuần, so sánh hiện tại và quá khứ.
9. Báo cáo tổng hợp: là báo cáo bóc tách cho từng hóa đơn bán hàng.
10. Nhật ký bán hàng: liệt kê chi tiết từng hóa đơn bán hàng.
11. Tổng hợp trả hàng: liệt kê chi tiết các hoạt động trả món trong lúc bán hàng.
12. Báo cáo công nợ phải thu khách hàng: Báo cáo công nợ khách hàng: với quán có bán nợ và sử dụng tính năng quản lý công nợ khách hàng sẽ có báo cáo này.
13. Đơn đặt hàng - hóa đơn theo đơn đặt hàng: dùng cho dịch vụ tích hợp với các app bán hàng.
App trên điện thoại cho doanh chủ
App order bằng điện thoại và app xem báo cáo kinh doanh bằng điện thoại ngày càng trở nên thiết yếu trong thời đại ngày nay, vì tính tiện ích, tiết kiệm và hiệu quả của nó.
Nâng cao: bán hàng khi mất internet
Hướng dẫn trên là dành cho bán hàng bằng trình duyệt máy tính có internet, trường hợp bị mất internet, không truy cập được internet thì giải pháp bán hàng không cần internet hay còn được gọi là bán hàng offline sẽ như thế nào? Nếu bạn quan tâm đến vấn đề này thì xem hướng dẫn chi tiết bên dưới.
Trang đăng ký phần mềm miễn phí
- Trang web đăng nhập vào phần mềm tính tiền miễn phí vĩnh viễn Dân Trí Soft www.DanTriSoft.vn dùng được bằng máy tính để bàn, laptop, máy tính bảng, điện thoại, không cần cài đặt sử dụng bằng trình duyệt web như Chrome, Cốc Cốc, Firefox, Microsoft Edge...
- Tại trang đăng nhập có các chức năng:
+ Mã gian hàng, Tên đăng nhập và Mật khẩu: là thông tin phần mềm đã được đăng ký thành công.
+ Đăng ký ngay: khi click vào nút này sẽ mở ra trang đăng ký khởi tạo phần mềm và hoàn toàn miễn phí.
+ Hướng dẫn sử dụng: là trang web hướng dẫn phần mềm, giúp học tập mọi lúc mọi nơi.
 |
| Trang đăng nhập hệ thống phần mềm miễn phí dành tặng cơ sở nhỏ |
Cách khởi tạo phần mềm miễn phí
Nếu đây là lần đầu dùng phần mềm miễn phí Dân Trí Soft bạn cần đăng ký tạo phần mềm, tạo mới dữ liệu kinh doanh để sử dụng phần mềm Dân Trí Soft online, cập nhật tên cửa hàng/shop, địa chỉ, điện thoại...
Bước 1: Mở trình duyệt website, vào www.DanTriSoft.vn và click vào Đăng ký để khởi tạo phần mềm miễn phí.
 |
| Truy cập DanTriSoft.vn và click vào Đăng ký ngay |
Bước 2: Khai báo thông tin gian hàng để đăng ký sử dụng (khởi tạo phần mềm).
Lưu ý:
- Họ tên, Điện thoại: thông tin của bạn.
- Email đăng ký: bắt buộc phải đúng và mỗi email chỉ được đăng ký khởi tạo để nhận một phần mềm miễn phí.
- Mã gian hàng: viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt (nên đặt mã gian hàng là số di động hoặc tên cửa hàng viết liền không dấu, vd mã gian hàng 0906799838, aloshop, tenshop, tencongty: mã gian hàng là bạn tự đặt). Lời khuyên: nhập số di động vào ô Mã gian hàng này.
- Tên gian hàng (tên cửa hàng, tên quán, tên công ty): là tên đầy đủ của cửa hàng, shop, quán, công ty.
- Địa chỉ: địa chỉ kinh doanh.
- Lĩnh vực kinh doanh: chọn lĩnh vực kinh doanh phù hợp nhất.
- Tên đăng nhập: thường tên đăng nhập là admin.
- Mật khẩu và nhập lại mật khẩu: gõ mật khẩu bí mật dùng để đăng nhập vào phần mềm.
 |
| Khai báo thông tin gian hàng, tên gian hàng, địa chỉ, tài khoản, mật khẩu |
- Để thay đổi tên, địa chỉ, số điện thoại của cửa hàng/shop/quán, bạn phải đăng ký phần mềm thành công sau đó đăng nhập vào phần mềm bằng web, rồi vào Hệ thống >> Quản lý chi nhánh >> nhấn Sửa và đổi lại thông tin và lưu. Sau đó cho đăng xuất rồi đăng nhập lại để mẫu in bill được cập nhật thông tin.
 |
| Thay đổi tên, địa chỉ, số điện thoại cho cửa hàng/shop/quán để thể hiện bên ngoài phiếu thanh toán... |
Chú ý: tất cả các thông tin đều được thay đổi cho phù hợp với nhu cầu, chỉ có Mã chi nhánh là được cố định, vì đây là định danh duy nhất trên hệ thống. Để dễ hiểu thì đây chính là số CMND/căn cước công dân của mỗi người là duy nhất vậy, nếu muốn thay đổi mã chi nhánh thì chỉ có cách khởi tạo lại một gian hàng mới hoàn toàn (tạo một phần mềm mới).
Quên mật khẩu, quên tài khoản
- Khi quên mật khẩu, quên tên đăng nhập, quên mã gian hàng và chỉ còn nhớ duy nhất email đăng ký nhận phần mềm tính tiền miễn phí thì hãy gửi đến email info@gmail.com với:
Tiêu đề: Nhờ cấp lại thông tin đăng nhập phần mềm miễn phí
Nội dung: Hãy cấp lại thông tin đăng nhập phần mềm với mã gian hàng là abcdef và email đăng ký là abcxyz@gmail.com
DanTriSoft sẽ trả lời qua email thông tin đăng nhập vào phần mềm trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận yêu cầu.
Menu Trang chủ
Tổng quan menu Trang chủ
Trang chủ là nơi chứa các dữ liệu, biểu đồ tổng quan của phần mềm. Số liệu này được lấy ra hoàn toàn tự động theo công thức đã được thiết lập, giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan.
Một số định nghĩa ở trang chủ:
- Hôm nay, Hôm qua, Lũy kế tuần này: là thông tin phần mềm lấy ra theo thời gian giờ Việt Nam.
- Tổng hóa đơn, Doanh thu, Thu tiền khác, Tổng tiền chi, Khách trả, Khách nợ: phần mềm lấy thông tin từ các nghiệp vụ có liên quan để cập nhật dữ liệu tại đây, giúp người chủ/quản lý có cái nhìn tổng quan nhanh nhất.
- Cảnh báo hàng tồn: việc cảnh báo hàng tồn được khai báo ở menu Danh mục >> Hàng hóa, hãy xem hướng dẫn chi tiết ở menu Danh mục. Mỗi hàng hóa cần phải khai báo số lượng tối thiểu (mức hàng hóa tối thiểu cần có ở kho, nếu ít hơn thì cần nhập hàng ngay) và số lượng tối đa (mức hàng hóa tối đa có ở kho, nếu nhiều hơn là cảnh báo để không nhập hàng nữa).
- Thống kê: là các biểu đồ thống kê phổ biến như doanh thu nhóm theo thời gian (ngày, tuần, tháng, quý, năm, giờ), doanh thu nhóm theo nhóm hàng.
 |
| Menu Trang chủ |
Quy trình nghiệp vụ tổng quan
Cách học và áp dụng nhanh phần mềm quản lý bán hàng miễn phí Dân Trí Soft khi hiểu được quy trình đơn giản sau:
 |
| Mối liên hệ giữa các chức năng ở phần mềm |
1. Chức năng Bán hàng là trọng tâm của phần mềm quản lý bán hàng này, có mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các nghiệp vụ khác của phần mềm, tức là khi thực hiện được việc Bán hàng là đã dùng được 50% phần mềm rồi đấy. Để bán hàng được thì cần thực hiện:
+ Một là, vào menu Danh mục để tạo Hàng hóa giá bán.
+ Hai là, vào menu Bán hàng để thực hiện lên đơn hàng, in hóa đơn thanh toán.
2. Chức năng Doanh thu: là tất cả các báo cáo có liên quan đến bán hàng.
3. Chức năng quản lý Kho hàng: quản lý tất cả nghiệp vụ liên quan đến kho hàng như nhập kho, giá vốn, công nợ phải trả NCC và lưu ý khi bán hàng phần mềm tự động trừ kho mà không cần lập phiếu xuất kho.
4. Chức năng quản lý thu chi: quản lý sổ quỹ tiền nguồn thu, nguồn chi, quản lý chi phí hoạt động kinh doanh và cho báo cáo lãi lỗ.
5. Chức năng quản lý khách hàng, nhà cung cấp: áp dụng cho từng nghiệp vụ để quản lý tất cả lịch sử giao dịch.
6. Chức năng phân quyền: thêm/sửa/xóa/phân quyền tài khoản nhân viên để phòng tránh gian lận.
Nguyên tắc nhập liệu và công thức
Bất cứ phần mềm chuyên nghiệp, có logic chặt chẽ như Dân Trí Soft đều có những nguyên tắc cơ bản khi nhập liệu nhằm chuẩn hóa dữ liệu và công thức tính toán khoa học theo logic chặt chẽ.
Nguyên tắc nhập liệu chuẩn mực
 |
| Các nguyên tắc cơ bản trong nhập liệu phần mềm |
1. Mã hàng, mã nhóm, mã kho, mã nhân viên, mã nhà cung cấp, mã khách hàng..., tất tần tật những cái gọi là mã thì có thể là số hoặc chữ đảm bảo phải viết liền, không dấu, không ký tự đặc biệt (các ký tự đặc biệt @, #, $, &...) và các mã không được phép trùng nhau (kiểu như mã căn cước công dân hay CMND là duy nhất trên hệ thống). Mã sau khi tạo không được phép sửa, chỉ được sửa tên, nếu muốn sửa mã thì hãy tạo mới hoặc xóa mã cũ để làm mới lại.
2. Theo logic chuẩn của phần mềm chuyên nghiệp thì Hàng hóa, nhóm hàng, khách hàng, nhóm khách hàng, nhà cung cấp, nhóm nhà cung cấp, nhân viên, nhóm tài khoản.. chỉ được xóa khi và chỉ khi chưa có bất kỳ nghiệp vụ phát sinh liên quan. Ví dụ hàng hóa đã có hóa đơn bán hàng thì sẽ không xóa được, hóa đơn bán hàng sẽ không xóa được nếu đã có phiếu thu tiền công nợ khách hàng, phiếu nhập kho mua hàng không xóa được nếu đã phát sinh phiếu chi tiền trả nợ cho nhà cung cấp... Vì vậy nếu hàng hóa không muốn sử dụng nữa thì vào Sửa sản phẩm và bỏ check chọn Sử dụng là được, bản chất là chỉ ẩn đi không phải xóa trong cơ sở dữ liệu (database). Nếu muốn xóa thì làm theo quy trình ngược, tức là xóa tất cả chứng từ có liên quan trước, sau đó mới xóa cái cần xóa, điều này giúp dữ liệu luôn đúng phòng tránh gian lận, sau khi xóa sạch sẽ thì vào xóa hàng hóa là được. Trường hợp muốn làm mới lại dữ liệu hoàn toàn thì vào Hệ thống >> Cấu hình hệ thống và chọn thanh lý cần thiết để làm mới lại.
3. Nhập dữ liệu có sẵn từ file excel (import từ file excel) không phải là việc làm tùy tiện được mà cần làm đúng 100% theo hướng dẫn của Dân Trí Soft thì việc import mới thành công. Nếu thích tùy tiện, không xem hướng dẫn import từ file excel thì đừng bao giờ dùng phần mềm quản lý vì nó không thuộc về người tùy tiện, phần mềm thuộc về người làm việc khoa học, hướng đến sự hiệu quả, phần mềm dành cho những người ham học hỏi, có trí tuệ.
Công thức tính toán phần mềm
Mô tả công thức tính toán được sử dụng trong phần mềm Dân Trí Soft.
Công thức ở menu Bán hàng
(Số lượng * Giá) - Chiết khấu (CK) = Thành tiền.
Tiền hàng = Tổng thành tiền của tất cả hàng hóa ở hóa đơn bán hàng.
Giảm bill = % * Tiền hàng (hoặc = số tiền giảm được gõ bằng tay).
Phí dịch vụ = % * Tiền hàng (hoặc = số tiền được gõ bằng tay).
Thuế = % * (Tiền hàng - Giảm bill + Phí dịch vụ)
Tổng cộng = Tiền hàng - Giảm bill + Phí dịch vụ+ Thuế
Vào ca: số tiền thu ngân nhận đầu ca
Kết ca: tổng số tiền khi thực hiện kết ca
Chú ý: Khi bán hàng phần mềm tự động trừ hàng ở kho làm giảm số lượng hàng tồn kho.
Công thức ở menu Kho hàng
Tính giá vốn: Dân Trí Soft sử dụng công thức tính giá vốn bình quân tức thì, tức là:
Giá vốn trung bình = Tổng giá trị (số tiền) nhập kho/Tổng số lượng hàng hóa nhập kho.
Giá vốn đầu kỳ = Tổng giá trị (số tiền) nhập kho từ khi sử dụng phần mềm đến thời điểm bắt đầu kỳ tính toán/Tổng số lượng hàng hóa nhập kho từ khi sử dụng phần mềm đến thời điểm bắt đầu kỳ tính toán.
Giá vốn trong kỳ = Tổng giá trị (số tiền) nhập kho trong khoảng thời gian xem báo cáo/Tổng số lượng hàng hóa nhập kho trong khoảng thời gian chọn xem báo cáo.
Giá vốn cuối kỳ = Tổng giá trị (số tiền) nhập kho từ khi sử dụng phần mềm đến thời điểm kết thúc xem báo cáo/Tổng số lượng hàng hóa nhập kho/từ khi sử dụng phần mềm đến thời điểm kết thúc xem báo cáo.
Phiếu nhập kho: Khi nhập kho hàng lần đầu có dòng giá vốn = 0 nên cần nhập lại cho đúng giá vốn mua hàng; Khi nhập kho lần tiếp theo sẽ lấy giá vốn bằng lần nhập liền trước và cột giá vốn có quyền sửa theo ý muốn.
Công thức ở menu Thu chi
Báo cáo sổ quỹ: Theo thực tế kinh doanh mà người doanh chủ sẽ định nghĩ các sổ quỹ ví dụ các loại sổ quỹ: Tiền mặt, Ngân hàng, Ví điện tử, Khác
Báo cáo một loại sổ quỹ gồm Thu (tăng) và Chi (giảm).
Thu (tăng) = bán hàng + thu công nợ khách hàng + thu khác
Chi (giảm) = phiếu chi hoạt động kinh doanh + phiếu chi trả nợ NCC + phiếu chi hàng bán trả lại
Cài ứng dụng chuyên cho thu ngân
Dân Trí Soft có ứng dụng bán hàng chuyên dùng cho máy tính Windows, làm thế nào để cài đặt? Khi bị mất internet thì làm thế nào để phần mềm vẫn hoạt động không gây ảnh hưởng đến kinh doanh.
- Kích hoạt .NET Framework với Windows 10, còn với Windows 7 thì không cần làm.
- Vào Control pannel >> click Programs >> click Turn Windows features on or off >> check chọn tất cả các mục có chữ .NET Framework rồi nhấn Ok. Hệ điều hành Windows sẽ khởi chạy dịch vụ của .NET Framework và sẽ yêu cầu tải .NET về máy tính để tự động kích hoạt. Tùy thuộc vào cấu hình máy tính và tốc độ của interent mà quá trình sẽ kéo dài từ 3 - 15 phút.
 |
| Kích hoạt .NET Framework ở Windows 10 |
Video cách kích hoạt .NET Framework ở Windows10
Chú ý: Nếu trong quá trình này bị báo lỗi .NET Framework thì hãy xem hướng dẫn sau: Sửa lỗi không cài được .NET Framework 3.5 trên Windows 10.
Bước 1: Đăng nhập phần mềm bằng trình duyệt web www.DanTriSoft.vn, nhấn Tải file cài đặt về máy tính và giải nén file.
Bước 2: Cài đặt ứng dụng chuyên bán hàng cho thu ngân/máy tính.
- Vào thư mục giải nén để cài đặt ứng dụng bán hàng trên máy tính. Vào thư mục giải nén >> vào forder Tools >> click double file có tên Setup để tiến trình cài đặt bắt đầu.
- Khi chọn Cài đặt (setup) phần mềm nếu hiện lên cửa sổ như ảnh dưới, thì nhấn vào More info >> tiếp theo nhấn vào Run anyway để trình cài đặt tự động chạy.
- Sau khi cài đặt thành công ứng dụng bán hàng chuyên cho thu ngân/kế toán thì ngoài màn hình desktop sẽ xuất hiện icon của Dân Trí Soft, chỉ cần click vào icon này để sử dụng phần mềm.
 |
| Tải file cài đặt ứng dụng bán hàng trên máy tính |
- Vào thư mục giải nén để cài đặt ứng dụng bán hàng trên máy tính. Vào thư mục giải nén >> vào forder Tools >> click double file có tên Setup để tiến trình cài đặt bắt đầu.
 |
| Cài đặt ứng dụng bán hàng trên máy tính |
 |
| Chọn More info >> tiếp theo chọn Run anyway để phần mềm tự động cài đặt |
Video hướng dẫn cài đặt chi tiết
Cài offline, phòng khi mất internet
1. Đăng nhập vào ứng dụng bán hàng của thu ngân/kế toán ở máy tính.
2. Vào nút Thiết lập ở góc trên bên trái >> nhấn Thiết lập đồng bộ dữ liệu. Sẽ có 2 bước cần thực hiện gồm bước 1: Tải và cài đặt SQL Server và bước 2: Tải dữ liệu để đồng bộ giữa server và máy tính và tạo lập được database offline cho máy tính.
 |
| Chọn chức năng Thiết lập đồng bộ dữ liệu |
3. Nhấn vào link Tải và cài đặt SQL Server sẽ mở ra link để tải SQL Server về máy tính.
 |
| Tải SQL Server về máy tính |
4. Giải nén file SetupSQL vừa tải về.
 |
| Giải nén file vừa tải về máy tính |
5. Cài đặt SQL Server bằng cách click chuột phải vào file tương ứng với Windows của máy tính >> chọn Run as administrator và chờ đợi tiến trình cài đặt cho đến khi thành công. Tiến trình cài đặt SQL Server mất từ 5 - 15 phút tùy vào cấu hình máy tính. Chờ cài đặt thành công thì qua số 6.
 |
| Cài đặt SQL Server |
6. [RẤT QUAN TRỌNG] Sau khi cài đặt thành công SQLServer ta thực hiện bước 2 của phần thiết lập đồng bộ dữ liệu, nhấn vào nút TẢI DỮ LIỆU: hệ thống sẽ tự động tải dữ liệu từ server về máy tính và khởi tạo database offline. Lưu ý việc làm này chỉ làm một lần duy nhất, vì sau đó hệ thống sẽ tự động đồng bộ theo thời gian thực (realtime).
 |
| Nhấn Tải dữ liệu: việc này chỉ làm 1 lần duy nhất |
Menu Hệ thống
Tổng quan menu Hệ thống
Như tên gọi là hệ thống, menu này có chức năng thiết lập những chức năng liên quan đến hệ thống như là:
- Nhóm người dùng: tạo nhóm cho tài khoản người dùng, ví dụ nhóm thu ngân, nhóm kế toán, nhóm quản lý kho, nhóm quản lý chung...
- Tài khoản người dùng (user): thêm/sửa/ngưng/xóa và phân quyền các tài khoản người dùng trong hệ thống.
- Phân quyền người dùng: phân quyền cho tài khoản sử dụng phần mềm.
- Cấu hình hệ thống: như cấu hình kịch bản in ấn, kịch bản kinh doanh.
- Quản lý chi nhánh: thêm/sửa thông tin cửa hàng/quán/công ty như tên, địa chỉ, điện thoại... và có thể tạo mới cửa hàng với mô hình quản lý chuỗi, thực hiện việc thanh lý chứng từ, thanh lý danh mục... để khởi tạo dữ liệu mới.
- Thiết lập số chứng từ: nhằm thiết lập kịch bản đánh số chứng từ theo nhu cầu riêng, hoặc đơn giản là để mặc định.
- Nhật ký hệ thống: là nơi ghi lại những tác nghiệp xóa của user trên hệ thống (gọi là ghi log) giúp kiểm soát chặt chẽ hơn, tránh thất thoát.
- Đầu kỳ cho công nợ phải thu khách hàng, công nợ phải trả nhà cung cấp: giúp việc chuyển đổi phần mềm khác sang thuận tiện hơn, hoặc chuyển từ quản lý thủ công/excel lên DanTriSoft.vn dễ dàng hơn.
 |
| Menu Hệ thống |
Tạo tài khoản người dùng, tạo user
Làm thế nào để tạo tài khoản sử dụng cho nhân viên (user), phân quyền chức năng sử dụng chi tiết, xóa tài khoản, đổi mật khẩu (reset password) tài khoản, phòng ngừa gian dối thất tiền & hàng, cho hay khóa quyền dùng app trên điện thoại...
Chú ý nguyên tắc: Khi phân quyền theo hướng dẫn ở bên dưới xong, cần phải yêu cầu user phải thoát ra và tắt tất cả ứng dụng như ứng dụng trên điện thoại, ứng dụng bán hàng trên máy tính, sau đó mới đăng nhập lại thì chức năng vừa phân quyền mới có hiệu lực.
 |
| Menu Hệ thống để quản lý thông tin người dùng (user) |
Thêm tài khoản người dùng
- Vào Hệ thống >> Tài khoản người dùng.
- Nhấn Thêm mới để Khai báo thông tin người sử dụng phần mềm, khi chọn nhóm người dùng cần chọn nhóm có phân quyền phù hợp ví dụ nhóm order, nhóm thu ngân, nhóm kế toán, nhóm quản lý kho, nhóm quản lý và nhấn Lưu. Tương tự như vậy ta có thể thêm mới thông tin nhân viên kinh doanh, kế toán, thủ kho...
 |
| Vào menu Hệ thống >> click Tài khoản người dùng |
 |
| Nhấn Thêm mới để khai báo Tài khoản người dùng |
Dân Trí Soft phân quyền theo Nhóm người dùng & mặc định phần mềm đã phân các nhóm người dùng như bên dưới, ngoài ra tùy vào đặc thù mà người quản trị (admin) có thể tạo ra các nhóm khác.
- Quản lý chung: Sử dụng tất cả các tính năng của cửa hàng trừ chức năng "Hệ Thống", thường quyền này được gán cho cửa hàng trưởng, được quyền sử dụng xem báo cáo online bằng app trên điện thoại, được quyền order bằng điện thoại như một nhân viên order.
- Thu ngân được phép:
+ Lưu hóa đơn.
+ In hóa đơn.
+ Xem và tìm kiếm hóa đơn.
- Kế toán: Được phép Xem và tìm kiếm hóa đơn và các báo cáo trong chức năng Doanh thu.
- Quản lý kho: Quản lý nhà cung cấp, Danh sách kho, Xuất nhập tồn kho, Định lượng hàng hóa, Giá vốn, Báo cáo Xuất Nhập Tồn.
- Nhân viên Order: có chức năng order món, thường được cấp cho nhân viên phục vụ chuyên order.
Lưu ý: Quyền quản trị hệ thống (thông thường là doanh chủ sử dụng, Dân Trí Soft sẽ bàn giao tài khoản có quyền cao nhất này hoặc nếu tự doanh chủ đăng ký dùng thử thì tài khoản đăng ký chính là quyền quản trị hệ thống) có quyền thêm/sửa/xóa/ngưng tài khoản người dùng.
Phân quyền cho tài khoản
[Chú ý rất quan trọng] Trước khi sử dụng chức năng phân quyền bạn cần hiểu rõ, hiểu sâu sắc các chức năng ở phần mềm bán hàng miễn phí DanTriSoft vì nếu phân quyền sai sẽ có nhiều thông báo không cho phép sử dụng phần mềm. Nếu chưa nắm chắc các nghiệp vụ của phần mềm DanTriSoft vui lòng đừng vọc phân quyền, vì càng vọc càng không hiểu gì cả. Ví dụ ảnh dưới là một thông báo Truy cập bị từ chối với lý do là Phân quyền không cho sử dụng, nhưng nhiều người trách phần mềm bị lỗi. Tóm lại, không dùng chức năng phân quyền bừa bãi và chức năng này không dành cho những người thiếu sâu sắc.
- Đăng nhập vào phần mềm vào Hệ thống >> Phân quyền người dùng.
 |
| Vào Phân quyền người dùng |
- Click chuột chọn vào nhóm người dùng, sau đó click chọn Nhóm chức năng, sẽ nhìn thấy phía tay phải là các chức năng chi tiết để check chọn hay bỏ check chọn. Để hoàn tất việc phân quyền nhấn Lưu sau khi check chọn hoặc bỏ check chọn. Chú ý: tài khoản cần phải thoát khỏi ứng dụng thì chức năng mới của phân quyền mới được cập nhật.
 |
| Check chọn hoặc bỏ check chọn để phân quyền chức năng chi tiết |
Cách cho phép tài khoản truy cập ứng dụng trên điện thoại
- Với ứng dụng bằng điện thoại thì được phân quyền ngay tại phần nhóm khách hàng: vào menu Hệ thống >> Nhóm người dùng >> nhấn vào Edit để chỉnh sửa là Cho phép sử dụng trên app mobile hay không >> nhấn Lưu và đóng để hoàn tất. Vì vậy tài khoản nào (user) ở trong phân nhóm người dùng nào thì sẽ có quyền hay không có duyền dùng app mobile.
 |
| Cho phép nhóm người dùng có được phép sử dụng app trên mobile hay không. |
Cấu hình hệ thống, xóa dữ liệu mẫu
- Khi muốn xóa trắng tất cả dữ liệu đã dùng thử, hoặc đơn giản là muốn xóa trắng dữ liệu đã tạo để làm mới từ đầu.
- Khi muốn cấu hình các kịch bản in ấn, khổ in, chức năng in ấn...
- Thì vào menu Hệ thống >> Cấu hình hệ thống để thực hiện các mục đích này.
 |
| Chức năng cấu hình hệ thống |
Giải thích thuật ngữ: đầu tiên cần lưu ý chức năng Thanh lý là chức năng quan trọng và có tính hệ thống cao, sau khi thanh lý sẽ không thể phục hồi được nên tuyệt đối cẩn trọng khi dùng chức năng Thanh lý này.
- Thanh lý chứng từ chi nhánh hiện tại: xóa trắng các chứng từ phát sinh như hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho, mua hàng, phiếu thu, phiếu chi... của chi nhánh đang sử dụng.
- Thanh lý danh mục chi nhánh hiện tại: xóa trắng danh mục của chi nhánh hiện tại, ví dụ quán cafe - quán ăn - nhà hàng có danh mục sơ đồ bàn phòng thì chức năng này sẽ xóa trắng danh mục đó. Còn với danh mục cho cả chuỗi thì không có xóa, muốn xóa thì dùng Thanh lý danh mục tất cả chi nhánh.
- Thanh lý danh mục tất cả chi nhánh: xóa trắng tất cả trên toàn hệ thống (nếu chỉ có 1 cửa hàng thì xóa cửa hàng đó, nếu có cả chuỗi thì xóa cả chuỗi cửa hàng) những phần thuộc về menu Danh mục như hàng hóa, giá bán, khách hàng, nhà cung cấp... và tất cả chứng từ phát sinh.
- Thanh lý công nợ tất cả chi nhánh: xóa trắng công nợ phải thu khách hàng và công nợ phải trả nhà cung cấp cho toàn hệ thống.
- Reset kho hàng: reset kho về số lượng bằng 0 (chỉ chuyển về mặc định, mà không xóa bất kỳ chứng từ nào có liên quan) cho tất cả hàng hóa, để nhập kho lại từ đầu.
+ Thanh lý là XÓA TRẮNG dữ liệu có liên quan.
+ Reset là khôi phục về mặc định về 0.
 |
| Chức năng thanh lý dữ liệu mẫu |
Quản lý chi nhánh: đổi tên, địa chỉ
- Để thay đổi tên, địa chỉ, số điện thoại... của cửa hàng/shop/quán/công thì vào menu Hệ thống >> Quản lý chi nhánh, ở đây nhấn vào nút Sửa để chỉnh sửa thông tin mới nhất.
- Ngoài ra nếu muốn tạo thêm gian hàng thứ 2, thứ 3,... thứ n theo mô hình quản lý hệ thống chuỗi thì tạo đây chỉ cần nhấn Thêm mới để tạo các gian hàng khác. Và lưu ý chức năng quản lý chuỗi cửa hàng, chuỗi quán là chức năng bản quyền cao cấp với mức phí là 19.990.000 đồng khi khởi tạo chuỗi với cửa hàng đầu tiên và 9.990.000 đồng cho cửa hàng/quán mới. Vì vậy, nếu bạn chỉ có một cửa hàng/quán và cần dùng phần mềm miễn phí thì không nên tạo ra nhiều chi nhánh.
 |
| Quản lý chi nhánh là nơi để sửa Tên cửa hàng, địa chỉ, điện thoại |
Khai báo đầu kỳ phải thu/phải trả
- Để khai báo công nợ đầu kỳ phải thu khách hàng và công nợ đầu kỳ phải trả nhà cung cấp ta vào menu Hệ thống >> Đầu kỳ công nợ phải thu/phải trả, nhấn Thêm mới để nhập dữ liệu đầu kỳ vào phần mềm. Làm đúng thì việc nhập liệu đầu kỳ công nợ phải thu khách hàng, công nợ phải trả nhà cung cấp là làm từ đầu, trước khi dùng phần mềm các nghiệp vụ khác (bán hàng, nhập kho, thu chi...), phần mềm sẽ ghi nhận Công nợ đầu kỳ vào ngay thời điểm nhập liệu.
 |
| Đầu kỳ công nợ phải thu khách hàng và công nợ phải trả nhà cung cấp |
Menu Danh mục
Tổng quan menu Danh mục
Danh mục là menu chuyên khai báo các thông tin "khai báo một lần - sử dụng nhiều lần, sử dụng thường xuyên", đó là Hàng hóa, giá bán, khách hàng, nhà cung cấp...
- Các loại Danh mục cần được khai báo:
+ Nhóm hàng hóa: là phân loại nhóm hàng, ví dụ nhóm Bột giặt, Mì gói, Nhóm sữa, Nhóm bánh kẹo...
+ Đơn vị tính: là các đơn vị tính được sử dụng, ví dụ cái, chai, lon, lốc, thùng, hộp...
+ Hàng hóa: là thông tin hàng hóa.
+ Thiết lập bảng giá: dành cho cửa hàng có nhiều bảng giá bán khác nhau cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, ví dụ bảng giá bán lẻ, bảng giá nhóm khách VIP 1, bảng giá nhóm khách VIP 2...
+ Thiết lập kho hàng: khai báo thông tin kho hàng, có thể có một hoặc nhiều kho hàng.
+ Nhóm khách hàng: Khách lẻ là nhóm mặc định, có thể thêm nhiều nhóm khách hàng khác, vd VIP 1, VIP 2...
+ Khách hàng - thẻ VIP: nhập thông tin chi tiết khách hàng
+ Nhóm nhà cung cấp: ví dụ Nhóm NCC hàng tiêu dùng, Nhóm NCC nước ngọt, Nhóm NCC bia...
+ Nhà cung cấp: nhập thông tin chi tiết của nhà cung cấp.
 |
| Menu Danh mục |
Thêm nhóm hàng, ĐVT, hàng hóa
Khai báo thông tin hàng hóa, giá bán, khách hàng (KH), nhà cung cấp (NCC)... vào phần mềm Dân Trí Soft Online.
Chú ý các định nghĩa cơ bản về hàng hóa:
Ở tab Thông tin chung:
+ Mã hàng/barcode: là mã định danh duy nhất cho hàng hóa, tương tự số CMND, căn cước công dân vậy. Có thể để phần mềm tự động tạo mã hàng, hoặc tự gõ với chú ý mã hàng không được trùng nhau. Nếu hàng hóa có mã vạch (mã barcode) thì có thể quét barcode hay gõ barcode vào ô này.
+ Nhóm hàng hóa: là phân loại nhóm hàng, ví dụ nhóm Bột giặt, Mì gói, Nhóm sữa, Nhóm bánh kẹo...
+ Đơn vị tính: là các đơn vị tính được sử dụng, ví dụ cái, chai, lon, lốc, thùng, hộp...
+ Giá bán lẻ là giá bán mặc định.
+ Để hiển thị ảnh đại diện cho sản phẩm thì nhấn Chọn tệp để tải ảnh lên.
+ Mặc định có nút check Sử dụng để thể hiện hàng hóa này đang dùng, nếu hàng hóa không sử dụng nữa thì nhấn bỏ chọn nút check này để phần mềm ẩn hàng hóa này đi.
+ Mô tả: những thông tin cần mô tả cho sản phẩm (nếu có).
Ở tab Thông tin tồn kho:
+ Tồn kho tối thiểu: là số lượng hàng hóa tối thiểu cần có trong kho, nếu tồn kho bé hơn số này sẽ có cảnh báo ở trang chủ để xem xét nhập hàng.
+ Tồn kho tối đa: là số lượng hàng hóa tối đa cần có trong kho, nếu tồn kho lớn hơn số này sẽ có cảnh báo ở trang chủ để xem xét bán hàng nhanh.
+ Cho xem báo cáo tồn kho: tức là hàng hóa này sẽ có trong số liệu báo cáo tồn kho, nếu bỏ chọn thì hàng hóa không có trong các báo cáo tồn kho, ví dụ hàng hóa dịch vụ sữa chữa thì bỏ chọn nút check này.
+ Cho xem cảnh báo tồn kho: tương tự trên.
Tab Đa đơn vị tính:
+ Đây là khu vực để khai báo hàng hóa đa đơn vị tính, ví dụ vừa bán lon vừa bán lốc vừa bán thùng, hoặc vừa bán viên bán vỉ bán hộp thì dùng chức năng này. Hãy xem kỹ hướng dẫn tạo hàng hóa đa đơn vị tính để nắm rõ logic.
 |
| Thêm mới thông tin Hàng hóa tại phần mềm DanTriSoft |
Nhập liệu trực tiếp trên phần mềm
1. Khai báo Nhóm hàng hóa: vào menu Danh mục >> Nhóm hàng hóa >> Thêm mới.
- Để quản lý thông tin hàng hóa ở phần mềm quản lý bán hàng miễn phí này, DanTriSoft tạo 2 cấp quản lý, tức là cấp 1 là nhóm hàng hóa và cấp 2 là thông tin hàng hóa để người dùng dễ áp dụng. Nếu có nhu cầu quản lý đa cấp hàng hóa, ví dụ cấp 1 sinh ra cấp 2 rồi sinh ra cấp 3, cấp 4, cấp 5... thì nên mua phần mềm bán hàng bản quyền.
 |
| Thêm mới Nhóm hàng hóa |
2. Khai báo đơn vị tính: vào Danh mục >> Đơn vị tính >> Thêm mới đơn vị tính hoặc xóa ĐVT không cần dùng.
 |
| Thêm mới Đơn vị tính |
3. Thêm mới hàng hóa: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Thêm mới >> Khai báo thông tin >> Nhấn Lưu và Thêm (nếu tiếp tục thêm mới hàng hóa) hoặc nhấn Lưu và đóng (nếu không thêm mới hàng hóa nữa).
 |
| Thêm mới Hàng hóa và giá bán lẻ |
Chú ý: Có những hàng hóa/dịch vụ không cần quản lý tồn kho (sẽ không hiển thị trong các báo cáo tồn kho) ví dụ: Tiền công lắp đặt, Tiền công sửa chữa, Tiền công tư vấn... thì khai báo như sau: khi thêm hàng hóa chọn tab Thông tin khác, bỏ check chọn ô xét tồn kho (tức không cần xét tồn kho). Hoặc có hàng hóa sau thời gian không còn kinh doanh thì bỏ check chọn Sử dụng và nhấn Lưu và đóng.
 |
| Check chọn hay bỏ chọn |
Nhập liệu bằng máy quét mã vạch
- Nhập bằng máy quét mã vạch giúp tăng tốc độ nhập liệu cũng như khi bán hàng bằng máy quét mã vạch sẽ nhanh hơn, hãy tham khảo các dòng máy quét mã vạch được Dân Trí Soft giao hàng toàn quốc.
Thêm hàng hóa đa đơn vị tính
Một hàng hóa bán ra có nhiều đơn vị tính như lon, lốc, thùng hay như cái, vỉ, hộp, thùng hay cái, ri, lốc... được gọi là quản lý và bán hàng đa theo đơn vị tính. Đa đơn vị tính có bảng giá bán theo đặc thù, ví dụ một lon giá 5 ngàn, còn một lốc 6 lon có giá bán là 29.000 đồng chứ không phải = 6 lon * 5 ngàn = 30 ngàn như cách tính của các phần mềm không có tính năng này.
Khai báo hàng hóa đa đơn vị tính: Truy cập phần mềm vào Danh mục >> Hàng hóa >> Khai báo thông tin hàng hóa >> nhấn tab Đa đơn vị tính để định nghĩa và khai báo đa đơn vị tính.
- ĐVT quy đổi: là đơn vị bội số của đơn vị tính cơ bản đã khai báo cho thông tin hàng hóa, ví dụ Đơn vị tính quy đổi là Thùng, là bội số của đơn vị tính cơ bản đã khai báo là Chai.
- Hệ số quy đổi: tức là 1 đơn vị tính quy đổi bằng (=) bao nhiêu đơn vị tính cơ bản, ví dụ 1 thung = 24 chai.
- Giá bán: đây là giá bán của đơn vị tính quy đổi, ví dụ ở đây là giá bán đơn vị tính thùng.
- Barcode:
+ Với hàng hóa có mã vạch (barcode) do nhà sản xuất cho in trên bao bì thì thông thường mã barcode của đơn vị tính cơ bản (đơn vị bán ra nhỏ nhất ví dụ chai, lon) và barcode của đơn vị tính lớn hơn (ví dụ là thùng) là 2 mã khác nhau, do đó để quét barcode thuận tiện thì ta sử dụng hệ thống mã đó để khai báo tại đây.
+ Trường hợp không khai báo mã barcode cho đơn vị tính bội số thì phần mềm mặc định khởi tạo mã barcode mới theo nguyên tắc mã hàng đơn vị tính cơ bản-mã đơn vị tính bộ số (mahangDVTcoban-madonvitinhboiso). Khi đó bán hàng cần lưu ý về mã barcode cho đơn vị tính bộ số này để nhập liệu chính xác, nếu nhập liệu sai phần mềm sẽ không load được thông tin hàng hóa. Ngoài ra người dùng tự linh hoạt tùy chỉnh theo yêu cầu, trong trường hợp muốn có chuyên viên DanTriSoft hướng dẫn 1:1 thì hãy mua dịch vụ hỗ trợ.
 |
| Khai báo hàng hóa đa đơn vị tính |
- Xem, sửa, xóa hàng hóa đa đơn vị tính: Vào Danh mục >> Hàng hóa để xem danh sách hàng hóa, danh sách hàng hóa chỉ thể hiện đơn vị tính cơ bản. Những hàng hóa có dấu (*) ở cột ĐVT là món hàng thể hiện đa đơn vị tính, nhấn nút Sửa để chỉnh sửa các đa đơn vị tính.
 |
| Hàng hóa có dấu (*) ở cột ĐVT là hàng hóa đa đơn vị tính |
Thiết lập nhiều bảng giá, giá bán sỉ
- Khi khởi tạo phần mềm, mặc định sẽ có 1 bảng giá bán của hệ thống gọi là giá bán lẻ. Nếu chỉ sử dụng một bảng giá bán hàng thì dùng bảng giá mặc định là được, nếu sử dụng nhiều bảng giá cho các nhóm khách hàng khác nhau thì vào menu Danh mục >> Thiết lập nhiều bảng giá và nhấn Thêm mới để tạo bảng giá mới.
 |
| Thiết lập nhiều bảng giá: cách tạo nhiều bảng giá để sử dụng |
- Khi tạo Nhóm khách hàng (Danh mục >> Nhóm khách hàng), phần mềm bắt buộc phải gán chọn Nhóm khách hàng đó với bảng giá nào, ví dụ nhóm khách lẻ/khách vãng lai được gán với bảng giá bán lẻ, nhóm khách sỉ được gán với bảng giá sỉ. Nhờ vậy khi bán hàng phần mềm sẽ tự động lấy bảng giá chính xác với từng nhóm khách hàng để lên hóa đơn, giúp quản lý giá bán chuẩn xác.
Tạo bảng giá dành riêng cho khách sỉ
Làm thế nào để quản lý được:
- Bảng giá bán dành riêng cho khách hàng: ví dụ có hàng trăm khách hàng khác nhau với bảng giá bán dành riêng cho từng nhóm đối tượng thì làm sao nhớ được chính xác tuyệt đối, nhớ tự động.
- Mỗi lần thay đổi bảng giá dành riêng cho một nhóm khách hàng hoặc đối tượng khách hàng nào đó thì thật sự là nỗi ám ảnh và rất dễ sai xót.
Tất cả vấn đề trên sẽ được máy tính lưu trữ và ghi nhớ tự động để chuẩn xác 100% với Dân Trí Soft. Bài viết này sẽ hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ trên.
Bước 1: Tạo ra nhiều bảng giá bán khác nhau cho từng nhóm khách hàng khách hàng bán sỉ khác nhau và chỉnh sửa nhanh giá bán ngay ở trình duyệt web.
1.1 Thêm mới nhiều bảng giá bán sỉ khác nhau: nếu có nhiều bảng giá bán sỉ ta thêm mới như sau, vào Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> nhấn nút Nhấn vào nút (+) để thêm mới bảng giá và đặt tên cho bảng giá >> Sau đó gõ thông tin giá bán cho bảng giá đó.
 |
| Điều chỉnh giá bán cho các bảng giá theo nhu cầu cụ thể |
1.2 Điều chỉnh bảng giá bán theo đúng nhu cầu: mặc định khi tạo ra tên bảng giá mới phần mềm sẽ lấy giá bán của bảng giá mặc định để đưa sang, muốn thay đổi giá bán cho bảng giá bán sỉ ta làm như sau: Đầu tiên chọn bảng giá >> tiếp theo click vào ô hàng hóa cần sửa để thay đổi giá bán >> nhấn Lưu để hoàn tất việc thay đổi giá bán (lưu ý có thể sửa hàng loạt hàng hóa sau đó nhấn mới Lưu).
 |
| Có thể import bảng giá bán sỉ từ file excel có sẵn |
Chú ý: có thể nhập bảng giá bằng cách import từ file excel có sẵn: cơ bản để import từ file excel bạn cần thực hiện qua các bước:
1. Tải file mẫu: Nhấn vào nút Import tại mục Thiết lập bảng giá >> Download Template Import.
2. Điền thông tin hàng hóa, giá bán sỉ vào file mẫu sau khi tải về.
3. Nhấn chọn tệp và dẫn tới file giá sỉ, chọn bảng giá Import và nhấn Import Data, rồi nhấn Lưu.
Bước 2: Tạo ra nhóm khách hàng để gán với bảng giá dành riêng cho khách hàng.
- Vào Danh mục >> Nhóm khách hàng >> nhấn Thêm mới để đặt tên cho nhóm khách hàng và nhớ phải gán trường Bảng giá phù hợp cho nhóm khách hàng đó, vì khách hàng thuộc nhóm nào thì phần mềm sẽ tự động hiểu giá bán cho khách hàng đó, sau đó nhấn Lưu.
 |
| Tạo ra nhiều nhóm khách hàng khác nhau để gán bảng giá riêng |
Ví dụ này là nhóm khách hàng 1 được gán Bảng giá 1, nhóm khách hàng 2 được giá Bảng giá 2, trong mỗi nhóm khách hàng thì có nhiều khách hàng khác nhau có trong nhóm.
 |
| Sơ đồ nguyên tắc gán bảng giá dành riêng cho từng khách hàng |
Bước 3: Thêm mới thông tin khách hàng và chọn nhóm khách hàng cho phù hợp với khách hàng đó.
- Vào Danh mục >> Khách hàng - Thẻ VIP, nhấn Thêm mới để điền thông tin khách hàng và lưu ý là phải chọn Nhóm khách hàng cho phù hợp. Ý nghĩa ở đây: mỗi nhóm khách hàng có bảng giá khác nhau, vì vậy nếu thông tin khách này thuộc nhóm khách hàng nào thì phần mềm sẽ tự động lấy bảng giá dành riêng nhóm khách đó khi bán hàng cho người khách hàng này.
 |
| Thêm mới thông tin khách hàng và gán nhóm khách hàng để có bảng giá phù hợp |
Thêm thông tin khách hàng, NCC
- Thêm thông tin khách hàng:
- Để kiểm tra kết quả hãy vào Danh mục >> Hàng hóa, nhấn tìm kiếm sẽ hiển thị những hàng hóa được import (lưu ý: mỗi lần import chỉ cho phép tối đa 200 món hàng).
+ Bước 1: tạo mới nhóm khách hàng bằng cách vào menu Danh mục >> Nhóm khách hàng, lưu ý mỗi nhóm khách hàng bắt buộc phải được gán với một bảng giá, nếu chỉ có duy nhất 1 bảng giá thì gán vào bảng giá mặc định.
+ Bước 2: thêm thông tin chi tiết khách hàng (KH), vào menu Danh mục >> Khách hàng - thẻ VIP, gõ thông tin chi tiết và nhấn Lưu để hoàn tất.
- Thêm thông tin nhà cung cấp: tương tự như thêm thông tin khách hàng, cũng gồm 2 bước là thêm mới nhóm nhà cung cấp và thêm chi tiết thông tin nhà cung cấp.
Nhập từ file excel (import dữ liệu)
Nhập từ file excel danh sách hàng hóa - giá bán, danh sách khách hàng, NCC, nhân viên, phiếu nhập kho... Để import từ file excel thành công đòi hỏi người dùng phải thực hiện chính xác 100% theo hướng dẫn bên dưới.Lưu ý: Để đảm bảo hệ thống phần mềm hoạt động ổn định, Dân Trí Soft chỉ cho phép import từ file excel tối đa là 200 dòng dữ liệu (tức 200 món hàng). Nếu danh mục nhiều hơn 200 dòng thì sẽ tách ra nhiều file để import lần lượt.
- Khi import bằng excel cần tuân thủ nguyên tắc là mã hàng không được phép trùng nhau, xem thêm hướng dẫn: Cách lọc trùng mã hàng trong Excel.
Video trải nghiệm import từ file Excel
1. Tải file excel mẫu chuẩn của Dân Trí Soft: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Import >> Download Template để file mẫu được tải về máy tính.
|
| Tải file excel mẫu chuẩn import của phần mềm về máy tính |
2. Điền các thông tin hàng hóa, giá cả đang có vào file excel mẫu chuẩn này của Dân Trí Soft. Lưu ý: dòng tiêu đề của file excel mẫu tuyệt đối không được xóa, vì phần mềm Dân Trí Soft sẽ dùng hàng này để đọc dữ liệu của file excel, chỉ xóa đi dòng hàng hóa mẫu file excel để thay thế bằng hàng hóa mới của bạn.
|
| Điền các thông tin hàng hóa, giá bán... vào file mẫu của Dân Trí Soft |
[Các yêu cầu bắt buộc khi nhập liệu]
Mã hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã hàng khác.
Tên hàng: Tên của hàng hóa.
ĐVT (Đơn vị tính): Đơn vị tính nhỏ nhất sử dụng trong phần mềm (gọi là đơn vị tính cơ bản). Ví dụ: Bạn nhập thùng nước ngọt nhưng bán ra là chai thì đơn vị tính khai báo là chai.
Mã nhóm hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã nhóm hàng khác.
Tên nhóm hàng: Tên nhóm hàng của hàng hóa (ví dụ: Nước ngọt, Mì gói, Gia vị, Gia dụng...).
Số lượng tối đa/số lượng tối thiểu: mục đích là khi số lượng hàng hóa trong kho vượt qua khung số lượng tối đa & số lượng tối tiểu thì trong phần báo cáo tồn kho sẽ có cảnh báo.
Giá vốn mua hàng: giá vốn mua hàng (nếu có).
Image (hình ảnh hàng hóa): tìm ảnh trên internet rồi sao chép địa chỉ hình ảnh để paste vào file hàng hóa.
Giá bán lẻ: Giá bán lẻ của hàng hóa.
3. Import file hàng hóa vừa khai báo vào phần mềm: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Import >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file dữ liệu hàng hóa >> nhấn Import Data
|
| Import hàng hóa từ file excel vào phần mềm |
- Khi thực hiện đúng chuẩn của file excel mẫu của Dân Trí Soft thì hàng hóa, giá bán sẽ được import vào phần mềm trong vài giây.
- Để kiểm tra kết quả hãy vào Danh mục >> Hàng hóa, nhấn tìm kiếm sẽ hiển thị những hàng hóa được import (lưu ý: mỗi lần import chỉ cho phép tối đa 200 món hàng).
Việc import từ file excel còn được thực hiện tương tự dành cho: import danh sách khách hàng, import danh sách nhà cung cấp, import công nợ phải thu/phải trả đầu kỳ...
Bước 4: Nhập thông tin khách hàng, nhà cung cấp.
- Vào Danh mục >> Khách hàng - thẻ VIP >> nhấn Thêm mới để thêm thông tin khách hàng. Lời khuyên: nên dùng số di động để làm mã khách hàng, giúp thuận tiện sau này khi cần tìm kiếm thông tin khách thì chỉ cần gõ số di động. Tương tự để thêm thông tin Nhà cung cấp.
 |
| Thêm thông tin khách hàng vào phần mềm |
Cách Import từ file excel: tương tự như cách import từ file excel với danh mục hàng hóa, hãy xem kỹ hướng dẫn ở trên để nắm nguyên tắc thì cũng dễ dàng thực hiện cho việc import danh sách hàng hóa, nhà cung cấp.
Tạo mã vạch và in tem
- Với phần mềm DanTriSoft bạn có thể dễ dàng in mã vạch (in barcode) trực tiếp từ trình duyệt web mà không cần thông qua phần mềm trung gian khác, điều này giúp dễ thao tác cho người dùng không quá rành về dữ liệu.
- Mẫu tem mã vạch mặc định của phần mềm miễn phí là tem đôi 35*22mm, là mẫu tem phổ biến nhất trên thị trường hiện nay.
Chú ý:
+ Máy in mã vạch (in barcode) chuyên nghiệp được DanTriSoft cung cấp và giao hàng toàn quốc, xem giới thiệu máy in barcode DanTriSoft.
+ Với nhu cầu cần thiết kế mẫu in barcode khác với mặc định mà theo yêu cầu riêng thì hãy mua phần mềm bản quyền DanTriSoft để được tùy biến mẫu in theo nhu cầu.
 |
| In mã vạch (barcode) cho hàng hóa với kích thước tem đôi, mỗi tem 35 * 22mm |
- Để in mã vạch nên sử dụng: máy in mã vạch chuyên dụng, tốt nhất nên dùng máy in được DanTriSoft cung cấp vì đã được kiểm tra kỹ lượng về tính tương thích cũng như về chất lượng, xem máy in mã vạch DanTriSoft cung cấp. Phần mềm in mã vạch được tích hợp vào Dân Trí Soft dùng chuẩn barcode phổ biến nhất là Code128.
- Để in mã vạch trực tiếp từ phần mềm cần thực hiện như sau:
+ Chức năng in mã vạch (in barcode) có ở ngay menu Kho hàng >> Phiếu nhập kho.
+ Để in mã vạch (in barcode) cần check chọn Phiếu nhập kho, sau đó nhấn In Barcode
 |
| Check chọn phiếu nhập kho và nhấn In Barcode |
 |
| Có thể chỉnh sửa số lượng, thêm vào hàng hóa hoặc cả nhóm hàng trước khi nhấn In Barcode |
+ Sau khi điều chỉnh số lượng theo đúng ý (mặc định phần mềm sẽ lấy số lượng đúng bằng số lượng khi nhập kho) rồi nhấn vào In Barcode, sẽ hiện ra trang in, từ trang in điều chỉnh cấu hình cho đúng với máy in mã vạch là được.
 |
| Cửa sổ trang in được bật lên, điều chỉnh cấu hình cho đúng với máy in barcode để in ấn |
Hướng dẫn lắp đặt máy in mã vạch và gắn tem vào máy đúng
 |
| Mẫu in tem mã vạch hàng hóa khi dùng Dân Trí Soft |
Menu Kho hàng
Tổng quan menu Kho hàng
Menu kho hàng là nơi xử lý tất cả các nghiệp vụ liên quan đến kho hàng như:
- Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho.
- Phiếu chuyển kho.
- Tính giá vốn.
- Báo cáo nhập xuất tồn và Thẻ kho được tích hợp ở báo cáo nhập xuất tồn này.
- Cảnh báo hàng tồn kho.
- Quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
Menu kho hàng có liên quan chặt chẽ với menu Bán hàng là khi bán hàng phần mềm tự động trừ kho, ngoài ra còn liên quan chặt chẽ đến sổ quỹ tiền vì có thanh toán tiền mua hàng, liên quan đến giá vốn hàng bán ở báo cáo kết quả kinh doanh.
Chú ý quan trọng:- Nếu từ trước đến nay bạn chưa quan tâm đến việc quản lý kho hàng và chưa sử dụng chức năng nào ở menu Kho hàng này.- Hoặc Trong quá trình nhập liệu kho hàng, bán hàng dẫn đến số liệu tồn kho không chính xác và có mong muốn làm mới lại kho hàng, tức reset kho hàng về mặc định là bằng 0, rồi nhập liệu lại từ đầu, nhập liệu số liệu kho đúng ngay từ lúc này.=> Ta sử dụng chức năng Reset kho hàng về mặc định bằng 0 như sau: Vào chức năng này tại menu Hệ thống >> Cấu hình hệ thống: tại tab Thanh lý dữ liệu, nhấn chọn reset kho hàng và chọn Thanh lý, sau đó nhấn Đồng ý. Việc Reset kho hàng có ý nghĩa: reset kho về số lượng bằng 0 (chỉ chuyển về mặc định, mà không xóa bất kỳ chứng từ nào có liên quan) cho tất cả hàng hóa, để nhập kho lại từ đầu.
 |
| Hệ thống >> Cấu hình hệ thống: tại tab Thanh lý dữ liệu, nhấn chọn reset kho hàng, nhấn Đồng ý |
Công thức ở menu Kho hàng
Tính giá vốn: Dân Trí Soft sử dụng công thức tính giá vốn bình quân tức thì, tức là:
Giá vốn trung bình = Tổng giá trị (số tiền) nhập kho/Tổng số lượng hàng hóa nhập kho.
Giá vốn đầu kỳ = Tổng giá trị (số tiền) nhập kho từ khi sử dụng phần mềm đến thời điểm bắt đầu kỳ tính toán/Tổng số lượng hàng hóa nhập kho từ khi sử dụng phần mềm đến thời điểm bắt đầu kỳ tính toán.
Giá vốn trong kỳ = Tổng giá trị (số tiền) nhập kho trong khoảng thời gian xem báo cáo/Tổng số lượng hàng hóa nhập kho trong khoảng thời gian chọn xem báo cáo.
Giá vốn cuối kỳ = Tổng giá trị (số tiền) nhập kho từ khi sử dụng phần mềm đến thời điểm kết thúc xem báo cáo/Tổng số lượng hàng hóa nhập kho/từ khi sử dụng phần mềm đến thời điểm kết thúc xem báo cáo.
Phiếu nhập kho: Khi nhập kho hàng lần đầu có dòng giá vốn = 0 nên cần nhập lại cho đúng giá vốn mua hàng; Khi nhập kho lần tiếp theo sẽ lấy giá vốn bằng lần nhập liền trước và cột giá vốn có quyền sửa theo ý muốn.
 |
| Menu Kho hàng, quản lý nhập/xuất/tồn/giá vốn, nhập mua công nợ NCC |
Tạo phiếu nhập kho
Thêm mới phiếu nhập kho hàng hóa, giá vốn để bước đầu kiểm soát kho hàng.
- Vào menu Kho hàng >> Phiếu nhập kho >> nhấn Thêm mới >> Tìm tên hàng hóa, điền số lượng, giá vốn (hoặc thành tiền) (nếu không cần quản lý số tiền thì các ô này không cần nhập gì cả) >> nhấn Thêm dòng
 |
| Lập phiếu nhập kho |
Chú ý:
Ở dòng Loại nhập kho: mặc địch sẽ được chọn là Nhập kho nội bộ, có thể chọn loại nhập kho khác theo đúng nhu cầu. Giải thích ý nghĩa của các phân loại nhập kho như sau:
+ Nhập kho nội bộ: là nghiệp vụ nhập kho mà không cần quản lý đến công nợ phải trả nhà cung cấp, giúp việc quản lý gọn hơn, phù hợp với cửa hàng nhỏ không phát sinh công nợ phải trả nhà cung cấp.
+ Nhập điều chỉnh tăng kho: là nghiệp vụ cân chỉnh kho, thực tế khi kiểm kho hàng hóa thấy có sự sai lệch sẽ dùng nghiệp vụ này và phát sinh khi làm động tác kiểm kê hàng hóa (xem thêm phần 3 bên dưới về chức năng kiểm kê này).
+ Nhập thành phẩm: ở đây tương tư như hàng hóa nhưng nó được tạo từ nguyên vật liệu, ví dụ: bánh bông lan, bánh sinh nhật... (rất ít khi dùng nghiệp vụ này).
+ Nhập mua hàng: tức là nghiệp vụ lập phiếu mua hàng, ghi nhận công nợ phải trả NCC (nhà hàng, quán ăn, quán cà phê cần quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp đặc biệt chú ý chức năng này).
Tình huống: Khi mua hàng của nhà cung cấp thì nhà cung cấp có mục giảm giá cả hoá đơn, chiết khấu theo món hàng, mua hàng này được tặng hàng khác, khuyến mãi mua hàng theo số lượng... thì nhập vào phần mềm DanTriSoft như thế nào?
Trả lời:
Khi tạo phiếu nhập kho DanTriSoft có ô nhập Giá (ở đây là giá vốn) cho hàng hóa nhập vào kho, mục đích là để phần mềm tính được giá vốn theo phương pháp bình quân từ đó có các báo cáo về giá trị tồn kho trong các báo cáo ở menu kho hàng, về giá vốn hàng bán ở menu thu chi ở mục Báo cáo kết quả kinh doanh. Vậy ô Giá vốn theo phiếu nhập kho này lấy từ đâu?
- Giá vốn được lấy từ hóa đơn mua hàng của nhà cung cấp.
- Nếu nhà cung cấp có giảm giá theo hóa đơn, chiết khấu theo hàng hóa, hay mua hàng tặng hàng, mua hàng này tặng khác khác... thì cần phải tính toán ngược để tính được Giá vốn của hàng nhập là bao nhiêu. DanTriSoft không có chức năng tính ngược lại giá vốn từ đơn hàng nhập mua, vì trong thực tiễn có rất nhiều định nghĩa tính Giá vốn hàng nhập theo đặc thù quản lý từng ngành nghề, do đó người dùng chủ động tính toán ở bên ngoài và nhập liệu vào ô Giá vốn trong phần mềm. Từ Giá vốn hàng nhập này phần mềm DanTriSoft sẽ tự động tính được Giá vốn hàng bán.
Nghiệp vụ nhập kho nội bộ
Nhập kho nội bộ được hiểu là tạo phiếu nhập kho mà không quan tâm đến việc nhà cung cấp là ai, có mua công nợ hay không. Việc nhập kho nội bộ dùng để quản lý nội bộ.
Tạo phiếu nhập kho nội bộ như sau: vào menu Kho hàng >> menu Kho hàng >> Phiếu nhập kho >> nhấn Thêm mới, tại đây chọn Loại nhập kho là Nhập kho nội bộ >> Tìm tên hàng hóa, điền số lượng, giá vốn (hoặc thành tiền) >> nhấn Thêm dòng.
 |
| Tạo phiếu nhập kho theo loại nhập kho là Nhập kho nội bộ |
Nghiệp vụ mua hàng công nợ
Khi mua hàng và phát sinh công nợ phải trả cho nhà cung cấp thì làm cách nào để quản lý công nợ phải trả cho tất cả nhà cung cấp, cho chi tiết từng nhà cung cấp?
- Khi tạo Phiếu nhập kho >> chọn phân loại là Nhập mua hàng, khi đó phần mềm sẽ bắt buộc phải chọn Nhà cung cấp bằng cách tìm kiếm nếu danh sách đã có sẵn hoặc click vào nút bên dưới Tạo NCC (tạo nhà cung cấp) để nhập mới.
- Ảnh dưới minh họa như sau: mua hàng từ nhà cung cấp CH Thực Phẩm trị giá 14.917.662 đồng và lần này chỉ thanh toán 5.000.000 đồng, tức công nợ phải trả cho nhà cung cấp được tăng thêm = 14.917.662 - 5.000.000 = 9.917.662 đồng.
- Để thanh toán công nợ phải trả nhà cung cấp hãy xem thêm menu Thu chi tiền để lập Phiếu chi tiền với Loại phiếu chi là trả nợ cho nhà cung cấp.
 |
| Lập phiếu mua hàng để quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp |
- Với dòng Đơn giá mua (tức giá vốn) nếu ít biến động, bạn có thể khai báo mặc định bằng cách vào menu Danh mục >>> Hàng hóa: Tìm kiếm hàng hóa, rồi nhấn vào Edit món hàng, sau đó nhấn vào tab Thông tin khác và gõ giá vốn vào dòng Giá vốn mua hàng.
 |
| Có thể khai báo giá vốn mặc định của hàng hóa |
Nhập kho hàng cho đầu kỳ
Khi bắt đầu dùng phần mềm DanTriSoft thì trong thực tế hàng hóa đã có sẵn trong kho, vậy làm thế nào để nhập kho và quản lý giá vốn trong phần mềm.
Vào Dân Trí Soft thực hiện nghiệp vụ Nhập kho, chọn phân loại Nhập kho nội bộ cho tất cả hàng hóa đang có trong kho về số lượng và giá vốn (nếu muốn quản lý giá vốn chuẩn, vì phần mềm DanTriSoft tính giá vốn theo phương pháp trung bình) và ghi chú là Nhập kho đầu kỳ, để sau này dễ dàng kiểm tra. Hoặc có cách khác hơi phức tạp hơn là làm nghiệp vụ Nhập kho đầu kỳ.
Tạo phiếu xuất kho
Nghiệp vụ xuất kho thường được sử dụng trong trường hợp xuất kho hủy hoặc xuất kho sử dụng nội bộ vì không bán. Vì logic khi bán hàng phần mềm đã tự động xuất kho, với hàng hóa mua sao bán vậy thì tự động trừ kho, với thành phẩm định lượng thì công thức định lượng sẽ tính toán và cũng tự động trừ kho.
- Vào menu Kho hàng >> Phiếu xuất kho để Thêm mới Phiếu xuất kho.
Tạo phiếu chuyển kho
Trường hợp quán có nhiều kho hàng và luân chuyển hàng hóa trong nội bố thì dùng chức năng chuyển kho này. Vào menu Kho hàng >> Phiếu chuyển kho để Thêm mới Phiếu chuyển kho.
Tạo phiếu kiểm kê
Theo định kỳ (theo quý, theo tháng hay theo tuần) sẽ có công tác kiểm tra hàng hóa để xem số liệu giữa phần mềm (lý thuyết tính toán) và thực tiễn (hàng có trong kho) có bị thất thoát hay không? Cách thức thực hiện trên phần mềm DanTriSoft như sau.
Cách 1: Kiểm kê và cân chỉnh kho trực tiếp ở phần mềm
Vào chức năng để tạo phiếu kiểm kê bằng cách: đăng nhập phần mềm www.DanTriSoft.vn vào menu Kho hàng >> Phiếu kiểm kê >> nhấn Thêm mới. Ở form phiếu kiểm kê này ta lần lượt thực hiện:
 |
| Tạo phiếu kiểm kê để cân chỉnh hàng hóa |
(1) Chọn kiểm kê kho của kho hàng nào.
(2) Chọn thời gian kiểm kê đến khi nào (tức là phần mềm sẽ lấy số liệu tồn kho đến ngày đó theo đúng công thức của Dân Trí Soft).
(3) Nhấn nút Lấy tồn kho để phần mềm load tất cả số liệu tồn kho được ghi nhận ở phần mềm.
(4) Gõ số lượng kiểm kê thực tế của hàng hóa vào cột Kiểm kê: phần mềm sẽ tự động tính toán cho cột Chênh lệch và đưa ra hướng giải quyết ở cột Xử lý (là nhập kho hay xuất kho điều chỉnh).
(5) Nhấn Lưu để động tác gõ thông tin số lượng kiểm kê được ghi nhận.
(6) Sau cùng phải nhấn vào nút chức năng Xử lý khi số liệu đã chuẩn để phần mềm tự động điều chỉnh số lượng ở phần mềm bằng đúng với số lượng kiểm đếm ở khâu kiểm kê. Hoặc có thể nhấn Lưu để nhớ tạm và sau đó cũng phải nhấn vào nút Xử lý sau để hoàn thành nghiệp vụ kiểm kê.
 |
| Nhấn chức năng Xử lý thì phần mềm sẽ tự động tính toán để cân chỉnh kho đúng số liệu thực tế |
Khi nhấn Xử lý thì số liệu kho sẽ được đưa về đúng với thực tế, nếu số lượng hàng bị thất thoát thì phần mềm sẽ hạch toán là hàng hóa bị xuất hủy, được hạch toán là thất thoát, còn nếu hàng hóa bị nhầm lẫn nên số lượng thực tế nhiều hơn số lượng báo cáo trong phần mềm thì hàng hóa được nhập thêm được hạch toán tăng số lượng kho. Hãy kiểm tra lại báo cáo kho hàng sẽ có sự thay đổi cho đúng thực tế.
Chú ý: dễ dàng xuất ra file excel danh sách hàng tồn kho, rồi dùng file này để in ấn và sau đó kiểm đếm để ghi vào, thực hiện bằng một trong 2 cách:
- Cách 1: Tại form Phiếu nhập kho ở trên >> nhấn Lưu >> sau đó nhấn nút Export để xuất ra file excel.
- Cách 2: vào menu Kho hàng >> Báo cáo tồn kho >> chọn điều kiện lọc cho đúng và nhấn tìm kiếm >> tiếp theo nhấn nút Export để xuất ra file excel.
Cách 2: Kiểm kê và cân chỉnh bằng import file excel
Quy trình cách làm này:
(1) Export ra file excel hàng hóa tồn kho.
(2) Dùng file excel được export để kiểm đếm hàng hóa thực tế ở kho và gõ số lượng vào file excel.
(3) Import file excel đã kiểm đếm vào phần mềm để phần mềm tự động tính toán việc cân chỉnh.
(4) Nhấn Xử lý để phần mềm tự động điều chỉnh số liệu cho đúng thực tế kiểm đếm.
Lần lượt thực hiện từng bước như sau:
(1) Export ra file excel hàng hóa tồn kho: tại form Phiếu nhập kho ở trên >> phải nhấn Lưu trước >> sau đó nhấn nút Export để xuất ra file excel.
Khi nhấn Xử lý thì số liệu kho sẽ được đưa về đúng với thực tế, hàng hóa bị xuất hủy được hạch toán là thất thoát, hàng hóa được nhập thêm được hạch toán tăng số lượng kho và giá vốn. Hãy kiểm tra lại báo cáo kho hàng sẽ có sự thay đổi cho đúng thực tế.
 |
| Export ra file excel danh sách hàng hóa & số lượng tồn kho theo phần mềm |
(2) Dùng file excel đã export để kiểm đếm hàng hóa: sau kiểm đếm sẽ nhập số lượng vào file excel.
 |
| Chỉ cần nhập vào cột SL kiểm kê số lượng hàng hóa tồn kho khi kiểm đếm |
(3) Import file excel đã kiểm kê vào phần mềm: vào form Phiếu kiểm kê >> nhấn nút Import >> mở form import, chọn file excel đã kiểm kê >> nhấn Import để phần mềm đưa số liệu vào hệ thống.
 |
| Import file excel đã được kiểm đếm chuẩn xác vào lại phần mềm |
(4) Nhấn Lưu và sau đó nhấn Xử lý để phần mềm tự động điều chỉnh số liệu cho đúng thực tế kiểm đếm.
 |
| Nhấn chức năng Xử lý thì phần mềm sẽ tự động tính toán để cân chỉnh kho đúng số liệu thực tế |
Tính giá vốn
DanTriSoft dùng phương pháp tính giá vốn được áp dụng phổ biến nhất ở Việt Nam là phương pháp bình quân gia quyền, đây là phương pháp theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Để phần mềm tính toán giá vốn thì phải vào chức năng này và nhấn Tính giá vốn để công thức tính toán hoạt động và cập nhật ở tất cả báo cáo kinh doanh có liên quan đến giá vốn theo đơn vị hàng bán.
Giá vốn (MAC)= (tiền hàng đầu kỳ+tiền hàng nhập trong kỳ)/(số lượng hàng đầu kỳ+số lượng hàng nhập trong kỳ)
Báo cáo tồn kho
- Báo cáo tồn kho cho biết số lượng hàng tồn và giá vốn của hàng tồn kho, tổng giá trị tồn kho.
- Tiền tồn = giá vốn đơn vị hàng hóa * số lượng hàng hóa đang tồn kho.
 |
| Báo cáo số lượng hàng tồn và giá trị hàng tồn |
Báo cáo nhập xuất tồn
Báo cáo nhập - xuất - tồn - tiền vốn tồn là báo cáo tổng quan nhất ở chức năng quản lý kho hàng. Với báo cáo này giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan tất cả các nghiệp vụ đã diễn ra như Đầu kỳ, Nhập trong kỳ, Xuất trong kỳ và Tồn cuối kỳ như thế nào.
 |
| Báo cáo nhập - xuất - tồn - tiền vốn tồn kho |
Giải thích công thức tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền
Ở đây có chức năng Tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền, vào menu Kho hàng >> Tính giá vốn để chọn thời gian để phần mềm tính giá vốn, công thức tính giá vốn của phần mềm Dân Trí Soft được tính như sau:
Giá vốn (MAC - giá vốn bình quân gia quyền) = (tiền hàng đầu kỳ + tiền hàng nhập trong kỳ)/(số lượng hàng đầu kỳ + số lượng hàng nhập trong kỳ)
Giá nhập (gọi đầy đủ: giá nhập bình quân trong tháng) = Tổng tiền nhập kho/Tổng hàng nhập kho: : ý nghĩa của giá nhập là để giúp người quản lý biết được giá nhập trong tháng này là cao hơn, thấp hơn hay bằng giá nhập ở tháng trước.
Số lượng hàng đầu kỳ là số lượng hàng cuối kỳ trước, có thể là số dương hoặc số âm (vì có xuất bán mà không có nhập kho).
Tiền hàng đầu kỳ = được chuyển từ tiền hàng cuối kỳ trước (phần mềm sẽ tự động tính toán theo công thức = giá vốn kỳ trước * số lượng tồn kho cuối kỳ trước).
Số lượng hàng nhập trong kỳ: là tổng số lượng hàng hóa được nhập kho (mua hàng) có trong kỳ, số lượng này luôn luôn là số lớn hơn hoặc bằng 0.
Tiền hàng nhập trong kỳ = số lượng mua đơn hàng 1 * giá mua đơn hàng 1 + số lượng mua đơn hàng 2 * giá mua đơn hàng 2 +...+ số lượng mua đơn hàng n * giá mua đơn hàng n, luôn luôn là số lớn hơn hoặc bằng 0.
Số lượng tồn cuối kỳ = SL đầu kỳ + SL nhập trong kỳ - SL bán trong kỳ
Tiền tồn cuối kỳ = Tiền vốn đầu kỳ + Tiền vốn nhập trong kỳ - Tiền vốn đã xuất trong kỳ
Số lượng hàng có trong kho ở thời điểm tính toán: nếu làm đúng thì luôn là số dương, nhưng bán rồi mới nhập kho thì có thể xảy ra trường hợp kho hàng có số lượng âm.
Báo cáo chi tiết thẻ kho
Muốn xem chi tiết quá trình nhập - xuất - tồn của một hàng hóa nào đó, ta click vào tên hàng hóa đó ở báo cáo nhập - xuất - tồn, phần mềm sẽ mở ra báo cáo chi tiết thẻ kho, với báo cáo này có thể dò tìm chi tiết mọi hoạt động của riêng hàng hóa đó để người quản lý có thêm thông tin để ra quyết định kinh doanh với mặt hàng đó.
 |
| Báo cáo thẻ kho chi tiết từng hàng hóa |
Giải thích công thức tính toán
- Có thể dùng chức năng Export để xuất báo cáo ra file excel như ảnh dưới:
 |
| Dùng chức năng Export để xuất báo cáo thành file excel |
Giải thích thuật ngữ và công thức trong bảng tính
Giá nhập (1) (tên gọi đầy đủ: giá nhập mua trung bình trong kỳ tính toán) = Tổng tiền nhập trong kỳ/Tổng số lượng nhập trong kỳ.
Mục tiêu: để biết được giá nhập trung bình trong kỳ có biến động hay không, thường là so sánh với cột giá vốn. Nếu có biến động nhiều thì cần xem lại giá nhập & kể cả việc nhập liệu.
Giá vốn (2) (tên gọi đầy đủ: giá vốn trung bình ở thời điểm tính toán): cột này thể hiện giá vốn theo phương pháp tính bình quân gia quyền (hay còn gọi là trung bình cộng).
Giá vốn (2) (MAC)= (tiền hàng đầu kỳ + tiền hàng nhập trong kỳ)/(số lượng hàng đầu kỳ + số lượng hàng nhập trong kỳ)
Đầu kỳ:
+ Số lượng: là số lượng hàng hóa tồn kho ở đầu kỳ, đầu kỳ này tức là cuối kỳ trước chuyển sang.
+ Tiền (A) = là số tiền tồn kho ở đầu kỳ, tức là tiền tồn kho ở cuối kỳ trước chuyển sang đầu kỳ này.
Nhập trong kỳ:
+ Số lượng: là số lượng hàng hóa nhập trong kỳ tính toán + nhập kho điều chỉnh tăng kho (nếu có).
+ Tiền (B) = số lượng nhập trong kỳ * giá nhập trung bình = (4) * (1)
Xuất trong kỳ:
+ Số lượng: là số lượng hàng hóa được bán ra + số lượng xuất hủy (nếu có).
+ Tiền (C) = số lượng xuất trong kỳ * giá vốn = (5) * (2)
Tồn cuối kỳ:
+ Số lượng: là số lượng hàng hóa cuối kỳ của báo cáo = số lượng đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ - số lượng xuất trong kỳ.
+ Tiền (D): là tiền tồn kho ở thời điểm tính toán hiện tại = Tiền đầu kỳ + Tiền nhập trong kỳ - Tiền xuất trong kỳ = (A) + (B) + (C)
Báo cáo nhập mua nhà cung cấp
Là báo cáo chi tiết các đơn đặt mua của mỗi nhà cung cấp, giúp quản lý được khâu mua hàng.
Cảnh báo hàng tồn kho
Nếu khi khai báo hàng hóa/nguyên vật liệu và có chọn mức tồn kho tối thiểu và tồn kho tối đa thì khi hàng hóa/nguyên vật liệu nằm ngoài khoản tối thiểu và tối đa này thì báo cáo sẽ hiển thị.Báo cáo công nợ phải trả NCC
- Để xem báo cáo công nợ phải trả cho tất cả nhà cung cấp, cho từng nhà cung cấp và chi tiết công nợ phải trả thì vào menu Kho hàng >> Báo cáo công nợ nhà cung cấp. Để trả nợ cho nhà cung cấp thì cần xem chức năng Chi tiền trả nợ cho nhà cung cấp ở menu Thu chi tiền.
 |
| Xem báo cáo công nợ phải trả cho nhà cung cấp |
Nghiệp vụ trả hàng cho NCC
Với nghiệp vụ trả hàng cho nhà cung cấp ta thực hiện ở phần mềm DanTriSoft như sau:
Bước 1. Tạo Phiếu xuất kho, loại xuất kho là xuất kho nội bộ theo đúng thông tin trả hàng cho nhà cung cấp, có thể ghi vào trường ghi chú nội dung của phiếu xuất kho trả hàng nhà cung cấp này để lưu trữ thông tin.
Bước 2. Tạo Phiếu thu tiền, loại thu khác với mã phí là Thu tiền trả hàng nhà cung cấp (nếu chưa tạo Thu tiền trả hàng nhà cung cấp thì vào menu Thu/chi tiền >> Danh mục chi phí: Thêm mới tạo phí có tên là Thu tiền trả hàng nhà cung cấp và phải check chọn vào Là lý do thu), phiếu thu tiền này có số tiền bằng số tiền nhà cung cấp chấp nhận đơn hàng trả.
Bước 3: Tạo phiếu chi tiền, loại chi là trả nợ cho nhà cung cấp bằng đúng số tiền phiếu thu tiền ở trên.
Ý nghĩa của nghiệp vụ:
1. Hàng hóa trong kho bị giảm đi.
2. Báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp giảm.
3. Báo cáo sổ quỹ không thay đổi vì có thêm 1 nguồn thu và phát sinh 1 nguồn chi có số tiền bằng nhau.
Quản lý hạn sử dụng (date)
Làm thế nào để quản lý hạn sử dụng bằng phần mềm quản lý bán hàng DanTriSoft để phòng tránh hết date, hư hỏng?
Khi nghe câu hỏi như thế tôi biết đây là lần đầu tiên bạn ấy kinh doanh lĩnh vực bán lẻ này. Và tôi chia sẻ kinh nghiệm quản lý hạn sử dụng (date) hàng hóa trong kinh doanh bán lẻ, bán sỉ thực chiến, thực dụng được áp dụng phổ biến trong tất cả chuỗi siêu thị lớn, cửa hàng tự chọn để tiết kiệm thời gian, sức lực, tăng hiệu quả, cụ thể theo link bài sau: Kinh nghiệm quản lý hạn sử dụng (date) hàng hóa trong kinh doanh bán lẻ, bán sỉ.
Reset kho hàng về mặc định
Sau một thời gian dài sử dụng phần mềm Dân Trí Soft, đã có rất nhiều hàng hóa mới được thêm mới cũng như nhiều hàng hóa không còn kinh doanh nữa, thông tin hàng hóa tồn kho có sai xót hoặc đơn giản doanh chủ muốn reset lại kho hàng bằng 0 để làm mới lại dữ liệu tồn kho, để chuẩn hóa quản lý kho và làm đúng ngay từ đầu thì bài này sẽ hướng dẫn cách thực hiện.
Những lưu ý vô cùng quan trọng:
(1) Đây là nghiệp vụ reset kho hàng về 0, về kho rỗng nên dữ liệu tồn kho của tất cả hàng hóa sẽ bị đưa về bằng 0, do đó cần suy xét rất cẩn thận trước khi sử dụng chức năng này, bởi vì sau khi thanh lý sẽ không lấy lại được dữ liệu tồn kho cũ.
(2) Để lưu lại thông tin tồn kho để tránh rủi ro dữ liệu nên sử dụng chức năng export ra excel (xuất ra file excel) để lưu file, để có thể sử dụng khi cần.
(3) Việc này nên được thực hiện vào cuối ngày sau khi kết ca xong tất cả, hoặc trước khi bắt đầu vào ca mới trong ngày, thời gian hệ thống tính toán sẽ mất từ 5 - 15 phút.
Cách thức reset kho hàng về 0: Vào menu Hệ thống >> Cấu hình hệ thống >> click Reset kho hàng >> chọn Thanh lý >> hiện câu thông báo và chọn Yes (đồng ý) >> chờ để hệ thống bắt đầu thanh lý dữ liệu kho hàng về 0. Sau khi có thông báo Thành công, hãy vào kiểm tra báo cáo kho hàng để chắc chắn rằng dữ liệu đã đưa về 0, sau đó sẽ làm các nghiệp vụ nhập kho - xuất kho... để đưa dữ liệu vào phần mềm. Hãy chú ý nguyên tắc là "làm đúng ngay từ đầu" bao giờ cũng tiết kiệm và hiệu quả hơn hết.
 |
| Chọn chức năng Reset kho hàng để làm mới lại kho từ đầu. |
Menu Thu chi
Tổng quan menu Thu chi tiền
Menu Thu chi tiền dùng để thực hiện tất cả nghiệp vụ liên quan đến thu/chi tiền trong quá trình hoạt động kinh doanh, quản lý chi phí kinh doanh, công nợ phải thu khách hàng, công nợ phải trả nhà cung cấp, sổ quỹ tiền và báo cáo lãi lỗ kinh doanh.
 |
| Menu Thu chi tiền |
- Danh mục chi phí: định nghĩa các loại chi phí.
- Danh mục ngân quỹ: tạo các sổ quỹ, ví dụ: Tiền mặt; Ngân hàng và ví điện tử.
- Phiếu chi tiền: tạo phiếu chi tiền.
- Phiếu thu tiền: tạo phiếu thu tiền.
- Báo cáo sổ quỹ tiền: tổng kết sổ quỹ tiền và cashflow tiền.
- Báo cáo tổng hợp chi phí: tổng hợp chi phí phát sinh trong kinh doanh.
- Báo cáo kết quả kinh doanh: báo cáo lãi/lỗ nhằm quản lý nội bộ, không phải báo cáo thuế.
Danh mục chi phí
Mục tiêu: làm sao quản lý được chi phí hoạt động kinh doanh phát sinh mỗi ngày, báo cáo từ tổng quan đến chi tiết chi phí, quản lý các nguồn thu khác không phải từ bán hàng.
- Vào menu Thu chi tiền >> Danh mục chi phí: nhấn thêm mới để khai báo.
- Thường theo nguyên tắc quản lý chuẩn thì chia danh mục chi phí như sau để công tác quản lý thuận tiện.
Phân loại: Chi phí bán hàng (CPBH)
CPBH - Hoa hồng bán hàng
CPBH - Chi phí quảng cáo
CPBH - Thuê mặt bằng cửa hàng
CPBH - Khấu hao thiết bị bán hàng
CPBH - Lương nhân viên bán hàng
CPBH - Hoa hồng bán hàng
CPBH - Chi phí quảng cáo
CPBH - Thuê mặt bằng cửa hàng
CPBH - Khấu hao thiết bị bán hàng
CPBH - Lương nhân viên bán hàng
Phân loại: Chi phí quản lý (CPQL)
CPQL - Lương nhân sự quản lý
CPQL - Chi phí văn phòng
CPQL - Khấu hao thiết bị văn phòng, máy móc
CPQL - Chi phí khác bằng tiền (lãi vay, chi phí tài chính...)
- Chi tiền khách trả hàng: đây là danh mục chi phí hệ thống tự tạo (không xóa được), nếu không dùng thì không cần quan tâm.
 |
| Khai báo danh mục chi phí để quản lý trong quá trình kinh doanh |
Lưu ý: Có một loại chi phí chiếm tỉ trọng lớn trong kinh doanh là GIÁ VỐN hàng bán, việc tính toán giá vốn hàng bán được hạch toán trong nghiệp vụ Nhập kho/mua hàng, sử dụng phương pháp bình quân gia quyền (trung bình cộng) và hạch toán trong bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để có báo cáo chuẩn xác. Do đó, bước quản lý chi phí ở đây không cần phải khai báo chi phí GIÁ VỐN hàng bán.
- Danh mục nguồn thu: ngoài nguồn thu bán hàng thì có thể có phát sinh các nguồn thu khác như Thu tiền từ trả hàng nhà cung cấp, Thu tiền từ bán thanh lý, Thu tiền trưng bày... Để tạo danh mục nguồn thu ta vào menu Thu/chi tiền >> Danh mục chi phí nhấn Thêm mới: Đặt tên cho loại nguồn thu và check chọn Là lý do thu. Nhờ việc thiết lập này mà khi tạo Phiếu thu tiền với loại Thu khác sẽ có danh mục nguồn thu để chọn và nhập liệu.
 |
| Tạo danh mục nguồn thu |
Danh mục ngân quỹ
Khai báo danh mục ngân quỹ: ngân quỹ ở đây được định nghĩa là "két chứa tiền của phần mềm" tức là nơi tiền được lưu trữ ví dụ các loại ngân quỹ như Tiền mặt, Tiền ngân hàng, Ví điện tử (Momo, Zalopay, Moca...) và Khác.
- Đăng nhập www.DanTriSoft.vn >> Vào menu Thu chi tiền >> Danh mục ngân quỹ >> Thêm mới.
 |
| Danh mục ngân quỹ |
Phiếu chi tiền
- Vào menu Thu - chi tiền >> Phiếu chi tiền >> nhấn Thêm mới. Khi tạo phiếu chi tiền cần làm đúng 3 điểm sau:
(1) Chọn loại phiếu chi chính xác: có 3 loại phiếu chi với định nghĩa như sau:
+ Chi nhà cung cấp: tức chi tiền trả nợ các đơn hàng cho nhà cung cấp.
+ Chi tiền từ ngân quỹ: tức chi tiền từ ngân quỹ này sang ngân quỹ khác, hiểu là chuyển ngân quỹ tiền.
+ Chi tiền khác: là tất cả chi phí quản lý được chi ra thuộc danh mục chi phí đã được thiết lập ở trên, ví dụ chi tiền thuê mặt bằng, chi tiền lương nhân viên, chi mua thiết bị...
(2) Ngân quỹ chi: cần chọn đúng ngân quỹ chi tiền thì ở báo cáo sổ quỹ tiền mới chính xác cho từng loại ngân quỹ.
(3) Phần nhập liệu thông tin chi tiết phiếu chi tiền.
 |
| Lập phiếu chi tiền |
Phiếu thu tiền
Phiếu thu tiền đa phần sẽ dùng cho nghiệp vụ thu công nợ phải thu khách hàng. Tương tự, khi thực hiện nghiệp vụ Thu tiền thì có 3 Loại phiếu thu:
- Thu công nợ khách hàng: tức thu tiền nợ của khách hàng, thu tiền công nợ phải trả của khách hàng.
- Thu tiền từ ngân quỹ khác: bản chất ở đây là luân chuyển tiền nội bộ, ví dụ tôi lập phiếu thu tiền mặt từ tài khoản Vietcombank.
- Thu tiền khác: tạo phiếu thu tiền đã được định nghĩa ở danh mục chi phí được check chọn là Lý do thu.
 |
| Phiếu thu tiền |
Chú ý: trường hợp khi lập phiếu thu tiền phần mềm hiện thông báo như ảnh dưới và không cho lưu.
 |
| Thông báo và không cho Lưu |
Nguyên nhân và cách xử lý: Ở đây có dòng tiền thanh toán đang là 0 đồng; Cách xử lý là xóa những dòng có ô Thanh toán bằng 0, sau đó nhấn Lưu là được.
Báo cáo sổ quỹ (cashflow)
Báo cáo sổ quỹ hay còn gọi là báo cáo dòng tiền (cash flow) giúp người chủ nắm bắt được tình hình dòng tiền thực tế để có quyết định quản lý phù hợp. Vào Thu chi tiền >> Báo cáo sổ quỹ: chọn khoảng thời gian và nhấn Tìm kiếm để xem. Muốn xem chi tiết dòng tiền thu (tiền vào) và dòng tiền chi (tiền ra) thì nhấn vào nút View để xem chi tiết.
 |
| Báo cáo sổ quỹ tiền (cash flow) |
Báo cáo tổng hợp chi phí
Để xem báo cáo tổng hợp chi phí vào: menu Thu chi tiền >> Báo cáo tổng hợp chi phí. Báo cáo này được tổng hợp từ các nghiệp vụ Chi tiền khác, tức chưa gồm chi phí giá vốn hàng bán, giá vốn hàng bán được thể hiện ở 2 báo cáo là Báo cáo về kho hàng và Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Check chọn nút Chi tiết (lấy chi tiết từng phiếu chi) hoặc check chọn Tổng hợp (tổng hợp các loại chi phí theo danh mục phân loại chi phí) sau đó nhấn Tìm kiếm để phần mềm lấy ra thông tin cụ thể.
 |
| Báo cáo tổng hợp chi phí của một quán: check chọn Chi tiết hoặc Tổng hợp để xem |
Báo cáo kết quả kinh doanh
Để xem báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh vào menu Thu chi tiền >> Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, nhìn phía tay trái để chọn khoảng thời gian sau đó nhấn tìm kiếm.
 |
| Xem báo cáo kết quả kinh doanh với vài click chuột |
Giải thích các thuật ngữ của báo cáo kết quả kinh doanh
- Doanh thu bán hàng (01): tổng doanh thu hàng hóa chưa giảm giá theo bill hoặc chiết khấu theo món (gọi là doanh thu gộp) và doanh thu bán hàng không bao gồm thuế VAT tức không có cộng VAT vào mà VAT được tách riêng (bản chất VAT là thuế mà doanh nghiệp thu hộ cho nhà nước nên sẽ không đưa vào doanh thu, để xem báo cáo bao gồm cả VAT thì vào menu Doanh thu >> Báo cáo tổng hợp thì phần mềm sẽ liệt kê chi tiết).
 |
| Xem Danh sách hóa đơn để thấy rõ dòng Tiền hàng và dòng Tiền thuế |
- Giảm giá hàng hóa (2a): khi bán hàng nếu có giảm giá theo từng món hàng hóa thì sẽ được nhóm tổng cộng ở đây.
- Giảm giá hóa đơn (2b): khi bán hàng nếu có bán hàng giảm giá bill (giảm giá cả hóa đơn) sẽ được nhóm tổng cộng ở đây.
- Phí dịch vụ (3a) (nếu có): là khoản thu thêm khi thanh toán ở dòng Phí phục vụ, thường lĩnh vực bán lẻ ít có phí này mà phí này hay dùng nhiều ở lĩnh vực phục vụ.
- Thu tiền khác (3b) (nếu có): là những khoản thu tiền ngoài tiền bán hàng, việc này được thực hiện ở nghiệp vụ Thu tiền với phân loại là Thu tiền khác.
- Doanh thu sau khi trừ đi các khoản giảm trừ (04) = 01 - 02 + 03
- Giá vốn hàng bán (05) = giá vốn * số lượng hàng đã bán ra.
* Chú ý quan trọng:
+ Dân Trí Soft dùng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá vốn, vì vậy muốn có báo cáo giá vốn chính xác đến ngay thời điểm xem thì bắt buộc phải làm theo tác Tính giá vốn bằng cách vào menu Kho hàng >> Tính giá vốn: chọn thời gian >> nhấn Tính giá vốn để công thức tính giá vốn tính toán. Để hiểu rõ về logic của công thức giá vốn cần đọc kỹ hướng dẫn này: Quản lý kho hàng nhập xuất tồn hàng hóa, giá vốn hàng bán.
 |
| Cách tính giá vốn hàng bán click chuột |
+ Số liệu Giá vốn hàng bán được lấy từ bảng tính Kho hàng >> Báo cáo nhập xuất tồn, trong báo cáo này có cột Xuất trong kỳ gồm 2 cột nhỏ là SL xuất (hàng hóa xuất bán, xuất hủy trong kỳ) cột Tiền xuất tức là số tiền vốn được xuất ra trong kỳ hay cách gọi khác là Vốn hàng bán trong kỳ.
 |
| Cách xem tiền vốn hàng bán trong 1 kỳ tính toán: Kho hàng >> Báo cáo nhập xuất tồn |
- Các khoản chi phí quản lý kinh doanh: là tập hợp tất cả chi phí được nhập vào phần mềm, xem hướng dẫn chi tiết hotro.dantrisoft.com/2018/12/nghiep-vu-quan-ly-cac-loai-chi-phi.html. Các khoản chi phí quản lý kinh doanh được lấy số liệu từ Thu chi tiền >> Báo cáo tổng hợp chi phí.
 |
| Báo cáo tổng hợp chi phí tại menu Thu chi tiền |
- Lãi/lỗ: là lãi hay lỗ kinh doanh.
DanTriSoft đề xuất: Giải pháp để số liệu báo cáo kinh quả kinh doanh đúng chuẩn mực
Tùy vào nguồn lực của mỗi cơ sở kinh doanh để lựa chọn hướng sử dụng phần mềm phù hợp như sau:
Hướng 1: Với cơ sở kinh doanh có nguồn nhân lực nhập liệu chuẩn thì nên đi theo hướng:
+ Một là nhập kho chuẩn gồm 2 thao tác: nhập cột giá vốn hàng nhập phải đúng 100% (cần kiểm tra kỹ lưỡng) và luôn nhập ngày nhập kho phải luôn trước ngày bán hàng để tránh tình trạng xuất kho âm. Khâu này đòi hỏi sự chính xác rất cao, vì phần mềm lấy dữ liệu đầu vào của cái này để tính toán các số liệu khác khi có liên quan đến kho hàng.
+ Khi tính toán cần làm đúng quy trình.
Ưu điểm là mục giá vốn và các báo cáo liên quan đến giá vốn luôn đúng. Nhược điểm là bắt buộc nhập liệu đúng quy trình.
Hướng 2: Với cơ sở kinh doanh không có, hoặc thiếu nhân lực nhập liệu chuẩn thì lời khuyên sẽ như sau:
+ Chỉ cần quản lý kho hàng ở cột số lượng mà không quan tâm đến cột tiền vốn, như vậy khi nhập kho chỉ cần nhập ô số lượng mà không quan tâm ô giá vốn.
+ Quản lý chi phí và giá vốn dựa trên chức năng quản lý chi phí đơn giản được hướng dẫn ở đây: Quản lý các loại chi phí trong hoạt động kinh doanh.
Ưu điểm của cách này là nhanh - gọn - lẹ, nhược điểm là phần kho hàng chỉ quản lý được số lượng hàng tồn mà không kiểm soát được giá vốn.
Công nợ phải thu khách hàng
Nhiều khách hàng mua nợ thì làm cách nào để quản lý được tổng hợp công nợ tất cả khách hàng, công nợ và lịch sử trả nợ của từng khách hàng, đây là hướng dẫn nghiệp vụ quản lý này.
- Một, khách hàng mua nợ: xem hướng dẫn ở menu Bán hàng với nghiệp vụ bán hàng công nợ.
- Hai, khách trả nợ: vào menu Thu chi tiền >> Phiếu thu tiền >> nhấn Thêm mới >> Tìm thông tin khách hàng bằng mã khách hàng hoặc tên khách hàng hoặc số điện thoại và nhấn Lấy tất cả hóa đơn >> Điền số tiền khách hàng trả và nhấn Phân bổ tiền hoặc gõ số tiền lần lượt cho từng hóa đơn >> Chọn thông tin ngày ghi sổ, loại Ngân quỹ thu, ghi chú (nếu có) và nhấn Lưu để hoàn tất nghiệp vụ thu công nợ.
 |
| Nghiệp vụ khách hàng thanh toán tiền công nợ |
Sau khi nhập Phiếu thu tiền này thì công nợ phải thu của khách hàng đã thay được thay đổi tức công nợ phát sinh giảm. Sau khi thực hiện nghiệp vụ này thì:
- Số tiền của cửa hàng/quán tăng lên.
- Số tiền công nợ phải thu của khách hàng đó giảm xuống (phát sinh giảm).
- Ba, để xem báo cáo công nợ phải thu tất cả khách hàng và phải thu cho từng khách hàng ta vào menu Doanh thu >> Báo cáo công nợ khách hàng để xem, nếu muốn xem chi tiết lịch sử của từng khách hàng thì nhấn nút View để xem.
Công nợ phải trả nhà cung cấp
Nguyên tắc của nghiệp vụ công nợ phải trả nhà cung cấp: Đầu tiên, bước 1 là mua hàng của nhà cung cấp và có phát sinh công nợ phải trả - tại phần mềm DanTriSoft gọi là Nhập kho theo phân loại mua hàng; Tiếp theo, bước 2 là trả nợ cho nhà cung cấp. Dựa trên việc các đơn hàng nhập mua hàng có công nợ và lịch sử trả nợ cho nhà cung cấp phần mềm sẽ cho báo cáo công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
Video nghiệp vụ quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp
Cách thực hiện
1. Nghiệp vụ mua hàng:
Cần hiểu về mặt ý nghĩa của nghiệp vụ mua hàng từ nhà cung cấp như sau: chỉ với một thao tác lập phiếu mua hàng tại Dân Trí Soft thì các phép tính sau sẽ được phần mềm tự động hạch toán gồm:
- Phát sinh công nợ phải trả nhà cung cấp (mua nợ), số tiền công nợ được cộng dồn (nếu trước đây vẫn còn nợ).
- Sổ quỹ tiền sẽ giảm xuống (tiền mặt/ngân hàng) khi thanh toán ngay hoặc thanh toán một phần.
- Hàng hóa trong kho hàng sẽ tăng lên theo đúng số lượng mua hàng nên báo cáo tồn kho sẽ tăng.
- Giá vốn hàng bán thay đổi vì hàng được nhập thêm.
- Lịch sử mua hàng, tổng lượng giao dịch được tăng thêm 1 nghiệp vụ (1 đơn mua hàng).
 |
| Cách lập phiếu mua hàng có quản lý công nợ và thanh toán |
- Cách thực hiện nghiệp vụ lập phiếu mua hàng như sau: vào menu Kho hàng >> Phiếu nhập kho, sẽ hiện ra cửa sổ như ảnh trên.
- Gõ tìm mã hàng hoặc tên hàng hóa để tìm kiếm, dùng phím lên/xuống để chọn món hàng, sau đó nhấn phím Tab để chuyển sang cột giá, nhấn phím Tab tiếp tục để chuyển sang cột số lượng, nhấn Enter để Thêm dòng (dữ liệu sẽ load xuống đơn mua hàng). Tương tự cho các món hàng khác.
- Loại nhập kho: chọn phân loại là Nhập mua hàng.
+ Nhập mua hàng: tức là nghiệp vụ lập phiếu mua hàng.
+ Nhập kho nội bộ: là nghiệp vụ nhập kho nhưng không cần quản lý đến công nợ phải trả nhà cung cấp, thao tác sẽ gọn hơn, phù hợp với cửa hàng nhỏ không phát sinh công nợ.
+ Nhập điều chỉnh tăng kho: là nghiệp vụ cân chỉnh kho, thực tế khi kiểm kho hàng hóa thấy có sự sai lệch sẽ dùng nghiệp vụ này.
+ Nhập thành phẩm: nhập thành phẩm (nếu có)
- Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp hoặc thêm mới ở trường Nhà cung cấp, công nợ phải trả sẽ gán với nhà cung cấp này.
- Kho hàng: nếu cửa hàng có nhiều kho thì hàng hóa này sẽ được chuyển đến kho hàng nào, để có báo cáo tồn kho theo kho hàng chính xác.
- Số tiền thanh toán: với đơn mua hàng này có thanh toán không, ví dụ ảnh trên đơn hàng mua vào là 22.500.000 đồng và chỉ thanh toán trước 12.500.000 đồng, phần mềm sẽ ghi nhận còn công nợ phải trả nhà cung cấp là 22.500.000 - 12.500.000 = 10.000.000 đồng.
- Người nhận/ghi chú: có thể ghi hoặc không ghi.
Nhấn lưu để hoàn tất nghiệp vụ phiếu mua hàng.
 |
| Nghiệp vụ lập phiếu chi tiền để trả nợ cho nhà cung cấp |
Khi thanh toán công nợ phải trả sẽ thực hiện như sau: vào menu Thu chi tiền >> Phiếu chi tiền, nhấn Thêm mới sẽ hiện ra cửa sổ như ảnh trên.
- Đầu tiên vào ngay Loại phiếu chi chọn loại Chi nhà cung cấp (chi trả công nợ phải trả nhà cung cấp).
- Chọn loại ngân quỹ sẽ chi trả công nợ này: Tiền mặt, ngân hàng.
- Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp, rồi nhấn Lấy tất cả hóa đơn: phần mềm sẽ tự động dò tìm tất cả hóa đơn còn công nợ phải trả của nhà cung cấp này để load thông tin xuống dưới lưới. Ví dụ ở đây còn 2 hóa đơn công nợ với tổng giá trị nợ phải trả là 40.000.000 đồng.
- Có thể thanh toán công nợ phải trả bằng 2 cách: cách 1 là thanh toán 1 cục bằng cách gõ vào trường gần chữ Phân bổ tiền, sau đó nhấn vào Phân bổ tiền, ví dụ lần này thanh toán 15.000.000 đồng, phần mềm sẽ tự động phân bổ thanh toán lần lượt các hóa đơn từ xa đến gần; cách 2 là thanh toán cho từng hóa đơn, bằng cách gõ đúng số tiền ở dòng của mỗi hóa đơn còn công nợ.
Nhấn Lưu để hoàn tất nghiệp vụ phải trả.
 |
| Xem báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp |
Vào menu Kho hàng >> Báo cáo công nợ nhà cung cấp. Dựa trên các điều kiện lọc để tìm kiếm thông tin bạn cần.
Menu Khuyến mãi - thẻ VIP
Tổng quan menu Khuyến mãi - thẻ VIP
Menu khuyến mãi - thẻ VIP là nơi để thực hiện các chức năng khai báo các chương trình khuyến mãi tự động, tích điểm tự động... giúp tăng trưởng bán hàng và chăm sóc khách hàng tốt hơn với ứng dụng tự động hóa.
 |
| Menu Khuyến mãi - thẻ VIP |
Khai báo thẻ VIP - tích điểm
Khai báo thông tin thẻ VIP
- Khai báo thông tin thẻ VIP: Vào menu K.Mãi-VIP >> Thông tin thẻ VIP >> Thêm mới
- Khai báo mức chiết khấu thẻ VIP (ý nghĩa: tích càng nhiều điểm sẽ được chiết khấu càng cao): vào menu K.Mãi-Vip >> Thông tin thẻ VIP >> Thêm mới, rồi khai báo thông tin khách hàng và nhấn vào tab Thông tin thẻ VIP và check chọn Sử dụng thẻ VIP thì chương trình tích điểm mới có hiệu lực.
 |
| Khai báo Thông tin chung (tức thông tin khách hàng) và qua tab Thông tin thẻ VIP để check chọn. |
- Mã thẻ VIP: là mã số để tìm kiếm thẻ VIP (tương tự như mã hàng vậy), đây là mã số duy nhất, bạn có thể tự đặt mã hoặc có thể dùng số di động của khách hàng để làm Mã thẻ VIP.
- Ngày phát hành/ngày hết hạn: đó là hiệu lực của thẻ VIP.
- Số điểm mặc định: nếu bạn muốn tặng ngay cho khách hàng một số điểm nào đó bạn gõ vào đây, nếu không thì phần mềm tự động lấy là 0 điểm.
- Điểm đã tích lũy: phần mềm sẽ tự động tính toán là điểm đã tích lũy của mã thẻ VIP này là bao nhiêu (dòng này không thay đổi được vì phần mềm tính tự động dựa trên dữ liệu thực trên phần mềm).
- Mức chiết khấu: phần mềm sẽ tự động lấy thông tin từ khai báo thiết lập thẻ VIP để lấy ra mức chiết khấu chính xác ở cột này (trường này không thay đổi được vì phần mềm tính toán).
Khai báo mức chiết khấu thẻ VIP
Ví dụ ở đây tôi đưa ra 2 mức chiết khấu:
- Mức chiết khấu 1: từ 0 đến 100 điểm được chiết khấu là 10%.
- Mức chiết khấu 2: là 101 đến 1.000 điểm được chiết khấu 15%.
- Mức chiết khấu 3: là 1.001 đến 100.000 điểm được chiết khấu 20%.
 |
| Khai báo các mức chiết khấu tự động theo điểm tích lũy của thẻ VIP |
Thiết lập tích điểm thẻ VIP
 |
| Thiết lập tích điểm thẻ VIP và hạn mức đổi điểm thưởng |
+ Hệ số quy đổi điểm: bao nhiêu tiền là được tính 1 điểm, phần mềm mặc định là 10.000 đồng = 1 điểm, và hệ số này có thể thay đổi ví dụ quán muốn 100.000 đồng = 1 điểm, hay 500.000 đồng = 1 điểm - đây là những quy định riêng của quán nên chỉ cần sửa lại thông tin và nhấn Lưu là thành công.
+ Hạn mức đổi điểm thưởng: bao nhiêu điểm là được đổi điểm thưởng, tức thẻ VIP phải đạt mức đó thì mới có quyền đổi điểm (đổi điểm thành quà tặng, đối điểm thành sản phẩm, đổi điểm thành tiền... là do shop/quán quy định khi làm kinh doanh), khi đổi điểm thì điểm tích lũy sẽ bị trừ số điểm đã được đổi đi. Mặc định của phần mềm Dân Trí Soft là 200 điểm, có thể thay đổi con số này theo nhu cầu. Lưu ý: Khi đổi điểm thưởng thì số điểm tích lũy sẽ bị trừ số điểm đã được đổi điểm & cách tính chiết khấu sẽ theo đúng số điểm có sau khi trừ.
 |
| Giao diện cafe, nhà hàng: cách tìm thẻ VIP để gán hóa đơn và tích điểm, chọn Đổi điểm thành quà tặng (nếu có) |
Xem lịch sử giao dịch của thẻ VIP
- Muốn kiểm tra xem thẻ VIP có những giao dịch gì trong khoảng thời gian nào đó thì vào K.Mãi - VIP >> Lịch sử giao dịch thẻ VIP: nhấn tìm kiếm.
Khai báo khuyến mãi theo giờ vàng
Video hướng dẫn khai báo và sử dụng
- Nhằm tạo chương trình khuyến mãi hấp dẫn theo một khung giờ nhất định (gọi là giờ vàng) để gia tăng hành động mua hàng vào khung giờ này. Ví dụ: thực hiện chương trình khuyến mãi giảm giá 50% vào khung giờ vàng từ 13h - 17h30 trong 15 ngày đầu tháng, hoặc vào giờ vàng sẽ có những sản phẩm có giá cực kỳ hấp dẫn...
- Để áp dụng chương trình này thì về nguyên tắc có 2 cách:
+ Cách 1: thu ngân/kế toán bán hàng sẽ gõ bằng tay vào phần mềm chương trình khuyến mãi.
+ Cách 2: thiết lập vào hệ thống phần mềm một chương trình khuyến mãi giờ vàng theo đúng kịch bản khuyến mãi, mục tiêu là khi có đơn hàng vào khung giờ vàng được quy định thì phần mềm sẽ tự động lấy thông tin khuyến mãi để áp dụng vào hóa đơn tính tiền.
Dưới đây sẽ hướng dẫn cách làm thứ 2 là tạo chương trình khuyến mãi giờ vàng theo đúng kịch bản khuyến mãi vào phần mềm.
Bước 1: đăng nhập vào website www.DanTriSoft.vn >> vào menu K.Mãi-VIP (Khuyến mãi - thẻ VIP) >> click chọn Chương trình khuyến mãi >> click chọn Thêm CTKM theo Hàng Hóa (Thêm chương trình khuyến mãi theo hàng hóa).
 |
| Chọn chức năng Chương trình khuyến mãi - thẻ VIP |
Bước 2: Khai báo tên chương trình khuyến mãi, thời gian áp dụng giờ vàng và chương trình khuyến mãi của giờ vàng. Ví dụ minh họa:
- Tên chương trình: Khuyến mãi giờ vàng nửa đầu tháng 8.
- Thời gian giờ vàng: từ 13h00 đến 17h30 từ ngày 01/08/2020 đến hết ngày 15/08/2020. Thời gian hệ thống tính toán là vào lúc order món (lên món) vào bill, tức nếu order cho bàn đó vào 12h59 phút và ngồi đến 14h thì bill đó vẫn không được áp dụng chương trình, hoặc order món vào 17h29 phút thì nếu bàn có ngồi đến 19h thì chương trình khuyến mãi vẫn được áp dụng. Vì phần mềm là khai báo tự động và cứng nhắc, vì vậy trong thực tế thu ngân có thể linh hoạt cho phù hợp với tình trạng thực tế để đảm bảo khách hàng có trải nghiệm tuyệt vời.
- Chọn các món khuyến mãi vào giờ vàng: ta chọn nhóm hàng (có thể chọn lần lượt cho nhiều nhóm hàng) >> click vào Chọn nhanh để hàng hóa được đổ xuống dưới lưới >> ở mục dưới lưới này ta có thể xóa món không có trong chương trình bằng cách nhấn vào nút x, ở đây có 2 hình thức khuyến mãi:
+ Hình thức 1: khuyến mãi theo % CK (% chiết khấu), ví dụ chiết khấu 50% các món vào giờ vàng.
+ Hình thức 2: khuyến mãi bằng cách CK tiền (CK bằng tiền), ví dụ Cafe đen đá đang bán giá 24.000 đồng, Cafe sữa đá giá 29.000 đồng và muốn giờ vàng muốn đồng giá là 15.000 đồng thì ta sẽ gõ vào cột Tiền CK cho Cafe đen đá là 9.000 đồng (=24.000 - 15.000), cho Cafe sữa đá là 14.000 đồng (=29.000-15.000) và check chọn vào ô CK Tiền ở bên cạnh.
Chú ý: Sau khi khai báo chương trình khuyến mãi cần yêu cầu cho tắt tất cả phần mềm Dân Trí Soft ở máy tính và điện thoại, sau đó đăng nhập lại thì chương trình mới bắt đầu có hiệu lực. Và nếu muốn dừng chương trình thì vào xóa đi hoặc nhấn vào nút check Sử dụng để dừng.
 |
| Khai báo chương trình khuyến mãi giờ vàng |
Bước 3: Bán hàng và chương trình tự động áp dụng chương trình khuyến mãi giờ vàng
- Người thu ngân order, bán hàng và in bill tính tiền bình thường và khi order món hàng được khai báo khuyến mãi theo giờ vàng thì phần mềm sẽ tự động áp dụng khuyến mãi này vào bill thanh toán mà người thu ngân không cần làm bất kỳ thao tác giảm giá nào cả.
 |
| Bán hàng và tự động áp dụng chương trình khuyến mãi theo giờ vàng đã được khai báo |
Khuyến mãi hàng tặng hàng
Trong kinh doanh có thể phát sinh các tình huống như: mua 4 món hàng A sẽ được tặng 1 món hàng A, mua 9 món hàng B được tặng món hàng C... Thông thường người kế toán bán hàng sẽ nhập liệu bằng thủ công lần lượt hàng được bán và hàng được tặng. Với chức năng khuyến mãi hàng tặng hàng thì giúp khâu thiết lập chương trình theo kịch bản sẵn, nhờ thiết lập đó mà khi nhập liệu phần mềm sẽ tự động load ra các khuyến mãi khớp với kịch bản giúp người kế toán giảm nhập liệu, hạn chế sai xót.
Để thực hiện chức năng này ta truy cập vào phần mềm ở website www.DanTriSoft.vn, vào menu Khuyến mãi - VIP >> vào Chương trình khuyến mãi >> click vào KM hàng tặng hàng (Khuyến mãi hàng tặng hàng).
 |
| Khai báo thông tin khuyến mãi hàng tặng hàng |
Xem hướng dẫn khuyến mãi hàng tặng hàng
Tạo gói combo hàng bán
Ví dụ ta cần tạo chương trình cho gói combo hàng bán như sau: gói combo Trọn bộ: máy tính + máy in bill + máy in bar/bếp + ngăn kéo + phần mềm tính tiền, gói combo này gồm cụ thể các hàng hóa:
01 Máy tính để bàn HP Compaq 6300SFF, Core i3-32xx, Ram 4GB, SSD 120GB, phím chuột
01 Màn hình máy tính LCD HP/DELL/ACER
02 Máy in bill Zywell - Zy808
01 Ngăn kéo đựng tiền Dtek JJ410 - khổ lớn
01 Giấy in nhiệt/in bill K80mm
Điều muốn phần mềm xử lý:
1. Khi bán hàng chỉ cần chọn gói combo "Trọn bộ: máy tính + máy in bill + máy in bar/bếp + ngăn kéo + phần mềm tính tiền" là phần mềm tự động lấy thông tin các hàng hóa chi tiết của gói combo và hiển thị đầy đủ thông tin như hóa đơn bán hàng ở ảnh dưới, giúp biệc soạn hàng dễ dàng và quản lý kho chuẩn.
 |
| Hóa đơn bán hàng có gói combo |
2. Vấn đề quản lý kho hàng:
+ Gói combo là gói trung gian nên chỉ có tên gói combo, giá bán gói combo mà không cần quản lý số lượng tồn kho.
+ Các hàng hóa trong gói combo phải được quản lý kho hàng chặt chẽ, khi xuất bán gói combo thì hàng hóa trong kho sẽ trừ số lượng chính xác, quản lý giá vốn chuẩn.
Hướng dẫn nghiệp vụ
Bước 1: Tạo nhóm hàng hóa là Nhóm combo và tạo hàng hóa là các gói combo với thuộc tính không cần xét số lượng tồn kho.
- Vào menu Danh mục >> Nhóm hàng hóa, nhấn Thêm mới để tạo nhóm hàng Combo
 |
| Tạo tên nhóm hàng hóa là nhóm Combo |
- Vào menu Danh mục >> Hàng hóa, nhấn Thêm mới để tạo tên từng gói combo và giá bán.
 |
| Tạo hàng hóa là các gói Combo của chương trình |
- Chuyển sang tab Thông tin khác để check chọn ô Mã dịch vụ, không xét tồn kho để phần mềm không quản lý tồn kho cho gói combo này. Lưu ý là trong báo cáo bán hàng ở menu Doanh thu đều có thống kê số lượng bán được cho các gói combo.
 |
| Check chọn là Mã dịch vụ không xét tồn kho để không quản lý tồn kho gói combo |
Bước 2: Tạo chương trình cho các gói combo và bán hàng với các gói combo.
- Vào menu Khuyến mãi - VIP >> vào Chương trình khuyến mãi >> click vào KM hàng tặng hàng (Khuyến mãi hàng tặng hàng).
 |
| Khai báo chương trình chi tiết cho từng gói combo |
Xem hướng dẫn minh họa
Bước 3: Xem báo cáo bán hàng và quản lý tồn kho.
- Để xem báo cáo bán hàng (báo cáo doanh thu) thì vào menu Doanh thu và chọn báo cáo cần xem.
- Để xem báo cáo kho hàng về các hàng hóa chi tiết thì vào menu Kho hàng và chọn báo cáo kho hàng cần xem.
Các dạng khuyến mãi khác
Khuyến mãi theo Hàng hóa
- Khai báo danh sách hàng hóa khuyến mãi, mục tiêu là thực hiện chương trình khuyến mãi cho hàng hóa nào đó, thường sử dụng khi muốn thúc đẩy doanh số bán hàng cho một hay nhiều món hàng/nhóm hàng, là một cách để kích cầu tiêu dùng.
Khuyến mãi theo hóa đơn
- Hóa đơn có doanh thu càng cao càng được chiết khấu cao, nhằm khuyến khích khách hàng mua nhiều để được chiết khấu cao hơn.
 |
| Khai báo chiết khấu chương trình khuyến mãi theo hóa đơn |
Menu Doanh thu
Tổng quan menu Doanh thu
- Menu Doanh thu là nơi để chứa tất cả những thông tin báo cáo từ nghiệp vụ Bán hàng như Danh sách hóa đơn, Báo cáo tổng hợp bán hàng, Trả hàng, Doanh thu theo ngày, tháng, năm, Biểu đồ doanh thu, Doanh thu chi tiết theo nhóm hàng, Doanh thu chi tiết theo hàng hóa và Báo cáo công nợ phải thu khách hàng.
Định nghĩa thuật ngữ ở Doanh thu
Định nghĩa chung về từ ngữ trong phần mềm Dân Trí Soft: phần mềm có 2 thuật ngữ liên quan đến giảm giá cụ thể như sau:
+ CK (chiết khấu) hàng: là chiết khấu theo món hàng, tức ở hóa đơn bán hàng thực hiện nghiệp vụ CK cho từng dòng hàng hóa bán ra. Ví dụ khách mua 3 món hàng, nhưng trong đó chỉ có 1 món có chương trình chiết khấu thì sẽ gõ số tiền hoặc % CK vào dòng CK cho món hàng đó.
+ Giảm bill: là giảm giá cho tổng bill thanh toán. Ví dụ bill thanh toán 1.000.000 đồng, giảm bill 10% tức là giảm 10% * 1.000.000 = 100.000 đồng.
Báo cáo bán hàng, lãi theo hàng hóa
 |
| Menu Doanh thu |
1. Danh sách hóa đơn bán hàng: liệt kê danh sách hóa đơn bán hàng được Lưu vào phần mềm.
2. Báo cáo tổng hợp bán hàng: là báo cáo bóc tách cho từng hóa đơn bán hàng.
- Nếu hóa đơn bán không các dịch vụ khác như Phí dịch vụ, chi phí Giao hàng, Thuế thì đọc báo cáo này rất dễ.
- Trường hợp có các dịch vụ khác đó (Phí dịch vụ, chi phí Giao hàng, Thuế) thì công thức của phần mềm sẽ tự động phân bổ theo tỉ lệ doanh thu. Lấy ví dụ 1 đơn hàng gồm dòng tiền món hàng A là 20.000 đồng (20%), dòng tiền món hàng B là 50.000 đồng (50%), dòng tiền món hàng C là 30.000 đồng (30%), Tổng bill thanh toán = 20.000 + 50.000 + 30.000 = 100.000 đồng. Đơn hàng có phí giao hàng là 50.000 đồng. Phần mềm tự động phân bổ phí giao hàng 50.000 đồng cho 3 món hàng trên theo tỉ lệ doanh thu, tức phân bổ cho hàng A là 20%, món hàng B là 50%, món hàng C là 30%. Cụ thể, với đơn hàng này thì Phí giao hàng của hàng A là 20% * 50.000 = 10.000 đồng, giao hàng của hàng B là 50% * 50.000 = 25.000 đồng, còn giao hàng C là 30% * 50.000 = 15.000 đồng.
3. Danh sách phiếu trả hàng: liệt kê danh sách các phiếu trả hàng (hàng bán bị trả lại).
4. Tổng hợp trả hàng: báo cáo tổng hợp liên quan đến nghiệp vụ trả hàng.
5. Lịch sử kết ca: tổng hợp lịch sử kết ca của nhân viên thu ngân nếu có dùng chức năng này.
6. Doanh thu nhóm theo ngày: liệt kê doanh thu nhóm theo ngày.
7. Biểu đồ doanh thu: các biểu đồ so sánh doanh thu theo tháng, tuần, so sánh hiện tại và quá khứ.
 |
| Doanh thu >> Biểu đồ doanh thu |
8. Doanh thu chi tiết theo hàng hóa (lãi theo hàng): Lãi/hàng hóa = doanh thu - giá vốn hàng bán.
- Doanh thu = Tổng tiền hàng - CK hàng - Giảm bill + Dịch vụ khác (Phí dịch vụ, Giao hàng)
- Giá vốn hàng bán: được dùng phương pháp bình quân (trung bình cộng), được giải thích rõ ở menu Kho hàng.
9. Doanh thu chi tiết theo nhóm hàng: báo cáo theo nhóm hàng.
10. Báo cáo công nợ phải thu khách hàng: báo cáo công nợ phải thu của tất cả khách hàng, từng khách hàng và chi tiết lịch sử giao dịch mua hàng - trả nợ.
Báo cáo công nợ phải thu khách hàng
- Khi thực hiện việc bán hàng cho công nợ, tức cho khách hàng nợ và cần quản lý chuẩn thì bắt buộc phải làm đúng theo quy trình bán hàng cho công nợ. Để xem báo cáo coogn nợ phải thu tất cả khách hàng, từng khách hàng và báo cáo công nợ chi tiết thì vào menu Doanh thu >> Báo cáo công nợ phải thu khách hàng.
 |
| Xem Báo cáo công nợ phải thu khách hàng |
Menu Bán hàng
Tổng quan menu Bán hàng
- Bán hàng được xem là menu quan trọng nhất của phần mềm quản lý bán hàng Dân Trí Soft, menu này xử lý tất cả các nghiệp vụ bán hàng, doanh thu, tiền thu, hàng bán bị trả lại, công nợ phải thu, giao hàng, thông tin khách hàng, nhân viên bán hàng, nhân viên shipper/kinh doanh, in hóa đơn (bill) thanh toán, phòng tránh gian lận nhân viên bán hàng, vào ca - kết ca...
- Khi kết thúc nghiệp vụ bán hàng phần mềm tự động hạch toán trừ kho nên không cần làm phiếu xuất kho. Trước khi xem báo cáo hãy nhấn F5 hoặc nút refresh ở trình duyệt để đảm bảo dữ liệu được load ra màn hình báo cáo.
Công thức ở menu Bán hàng
(Số lượng * Giá) - Chiết khấu (CK) = Thành tiền.
Tiền hàng = Tổng thành tiền của tất cả hàng hóa ở hóa đơn bán hàng.
Giảm bill = % * Tiền hàng (hoặc = số tiền giảm được gõ bằng tay).
Phí dịch vụ = % * Tiền hàng (hoặc = số tiền được gõ bằng tay).
Giao hàng = số tiền gõ bằng tay.
Thuế = % * (Tiền hàng - Giảm bill + Phí dịch vụ + Giao hàng)
Tổng cộng = Tiền hàng - Giảm bill + Phí dịch vụ + Giao hàng + Thuế
Vào ca: số tiền thu ngân nhận đầu ca
Kết ca: tổng số tiền khi thực hiện kết ca
Chú ý: Khi bán hàng phần mềm tự động trừ hàng ở kho làm giảm số lượng hàng tồn kho.
Bán hàng, in bill, doanh thu
Bán hàng bằng trình duyệt web
DanTriSoft phiên bản online có thể bán hàng được bằng tất cả các trình duyệt website như Chrome, Cốc Cốc, Firefox, Opera, Microsoft Edge, Safari nên sử dụng được trên hầu hết các thiết bị như máy tính, máy tính bảng dùng các hệ điều hành như Windows, MAC, Android...
|
| Màn hình bán hàng bằng trình duyệt web (Chrome, Cốc Cốc...) |
1. Chọn hàng hóa: Có 3 cách tìm hàng hóa để chọn
Cách 1: Nhấn biểu tượng qua lại để tìm hàng hóa cần chọn (thuận tiện màn hình cảm ứng).
Cách 2: Tìm theo nhóm hàng hóa.
|
| Cách chọn hàng hóa |
Cách 3: Tìm kiếm theo tên hàng, mã hàng, máy quét mã vạch
|
| Tìm kiếm thông tin hàng hóa |
2. Thêm thông tin khách hàng hay các thông tin khác vào hóa đơn
Trên màn hình bán hàng nhấn vào chức năng Chi tiết hóa đơn, bạn có thể thêm thông tin khách hàng, giao hàng, ghi chú.
|
| Thêm thông tin khác vào hóa đơn |
3. Chạy chương trình khuyến mãi, Thẻ Vip khách hàng
Bạn cần thiết lập chương trình khuyến mãi và tích điểm thẻ Vip.
Nhấn vào "Khuyến mãi" để chọn chương trình khuyến mãi.
Nhấn vào "Thẻ Vip" để tìm thẻ Vip để gán vào hóa đơn để tích lũy điểm.
4. Các chức năng khác
- Thay đổi số lượng chọn. Nếu đã in hóa đơn thì khi hủy thì phải khai báo thông tin lý do.
- Giảm giá hàng bán.
- Hủy chọn.
- Chiết khấu hóa đơn.
- Thuế suất.
|
| Các chức năng khác trên màn hình bán hàng bằng trình duyệt web |
5. In hóa đơn
- Sau khi thêm đầy đủ các thông tin hóa đơn bạn nhấn In hóa đơn.
- Hóa đơn in ra để đưa cho khách hàng, phần mềm sẽ hiện cửa sổ in hóa đơn lên để ra lệnh in.
Lưu ý: Nếu cửa sổ in không bật lên thì nguyên nhân là do trình duyệt chặn cửa sổ popup do đó hãy cho phép trình duyệt mở popup, có thể tham khảo bài viết này để hiểu nguyên lý về popup trong trình duyệt.
- Khách hàng thanh toán thì bạn sẽ nhấn lưu để khai báo thông tin thanh toán.
Cách cấu hình để in ấn trực tiếp bằng trình duyệt web: đây là cách cấu hình chung cho tất cả ứng dụng muốn in ấn bằng trình duyệt website ví dụ in ấn lệnh chuyển khoản online, in ấn hóa đơn điện tử... đều theo nguyên tác cấu hình này. Đây là hướng dẫn cụ thể với phần mềm Dân Trí Soft:
(1) Sau khi lên đơn hàng nhấn vào nút In hóa đơn, thông thường trình duyệt web sẽ tự động bật lên trang in, nếu trình duyệt không bật trang in thì 99,9% nguyên nhân là trình duyệt web chặn tính năng mở cửa sổ popup để in ấn nên chỉ cần thay đổi để không chặn là sử dụng được (có thể tham khảo bài viết này để hiểu nguyên lý về popup trong trình duyệt).
(2) Khi mở cửa sổ in ấn, ta bắt đầu cấu hình in ấn cho máy in: mục Máy in đích (Destination) ta chọn Xem thêm (See more) để hệ thống sẽ tự động dò tất cả máy in và chọn máy in phù hợp.
|
| Chọn máy in và khổ in A4 để in ấn |
|
| Chọn máy in phù hợp và hệ thống tự động ghi nhớ để lần sau in ấn được tự động |
6. Các hình thức thanh toán hóa đơn, in bill thanh toán và lưu hoàn tất đơn hàng
Phần mềm Dân Trí Soft có 3 hình thức cho khách hàng của bạn. Hình thức thanh toán được khai báo trong quá trình lưu hóa đơn.
|
| Các hình thức thanh toán: tiền mặt, ngân hàng, ví điện tử. |
Hình thức 1: Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức mặc định của DanTriSoft
- Khách hàng trả bằng tiền mặt đúng số tiền: nhân viên chỉ cần nhấn lưu là xong.
- Khách hàng trả tiền hơn với số trên hóa đơn (phải thối lại tiền): Nhân viên điền số tiền khách đưa để phần mềm tự động tính ra số tiền thối lại.
Hình thức 2: Thanh toán bằng máy cà thẻ (máy pos), chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử
- Xóa đi dòng tiền mặt.
- Chọn ngân quỹ ngân hàng mà khách hàng chuyển vào, điền số tiền khách hàng chuyển vào trường ngân hàng, nhấn Lưu.
|
| Thanh toán bằng cà thẻ, chuyển khoản, ví điện tử |
Hình thức 3: khách mua nợ và phát sinh nghiệp vụ ghi nhận công nợ
- Nhấn vào chi tiết hóa đơn để tìm kiếm thông tin khách hàng đã có sẵn hoặc nhấn tạo thông tin khách hàng mới nếu chưa có thông tin để ghi công nợ và gán thông tin khách hàng vào cửa sổ thanh toán.
|
| Nghiệp vụ khách hàng mua nợ, phát sinh công nợ phải thu khách hàng |
- Gõ số tiền khách thanh toán về số tiền khách đưa thực tế (thấp hơn số phải thanh toán) => Lưu
|
| Cách thao tác để ghi nhận công nợ phải thu khách hàng |
Ghi chú đơn, chỉnh ngày ghi sổ
Với 2 nhu cầu bên dưới thì sẽ thực hiện như thế nào?
- Khi in đơn hàng cần ghi chú thông tin riêng cho đơn hàng như ảnh dưới
 |
| Ghi chú giao hàng ở phiếu thanh toán |
- Cần chỉnh sửa ngày ghi sổ cho hóa đơn bán hàng để phản ánh doanh thu đúng theo ngày.
Cách làm: tạo đơn bán hàng bình thường >> nhấn vào nút Giao hàng (hoặc phím tắt F8): tại đây có thể thêm vào trường Ghi chú, chỉnh sửa ngày ghi sổ >> nhấn Lưu để hoàn tất ghi chú >> ra màn hình bán hàng nhấn In hóa đơn để thấy sự thay đổi.
 |
| Nhấn nút Chi tiết hóa đơn để gõ thông tin ghi chú đơn hàng, hoặc chỉnh sửa ngày ghi sổ theo nhu cầu. |
Bán hàng bằng ứng dụng thu ngân
10 phút làm chủ phần mềm thu ngân, vào ca - bán hàng - kết ca
Bước 1: Mở ứng dụng bán hàng chuyên cho thu ngân và đăng nhập.
 |
| Màn hình đăng nhập ứng dụng bán hàng trên máy tính |
Bước 2: Thực hiện việc bán hàng rất đơn giản với giao diện trực quan.
- Bán hàng bằng cách gõ tìm kiếm: nhập thông tin hàng hóa bằng cách gõ tên hàng hóa hoặc mã hàng (có dấu hoặc không dấu đều được), phần mềm sẽ tự động tìm kiếm tên hàng hóa gần trùng nhất, sau đó dùng bàn phím lên và xuống để di chuyển đến món hàng cần lên đơn hàng và nhấn enter để phần mềm load thông tin xuống dưới lưới (lưu ý chỉ dùng bàn phím để di chuyển mà không dùng chuột nhé). Để sửa số lượng thì xuống dưới lưới thông tin hàng hóa nhấn vào cột số lượng để chỉnh sửa.
- Nếu sử dụng máy quét mã vạch để bán hàng: chỉ cần đưa máy quét mã vạch để quét thông tin hàng hóa thì phần mềm sẽ tự động tải thông tin tên hàng và giá bán với mặc định số lượng là 1. Để chỉnh sửa số lượng thì click vào ô của cột số lượng để chỉnh lại hoặc để nhập nhanh ta có thể gõ vào dòng hàng hóa số lượng trước sau đó mới quét mã vạch - ví dụ khách mua 8 sản phẩm thì ta sẽ nhập vào số 8, sau đó mới quét mã vạch sản phẩm, phần mềm sẽ tự động load xuống lưới bán háng là 8 sản phẩm của món hàng đó (đây là cách làm phổ biến nhất của phần mềm các siêu thị lớn dùng).
 |
| Giao diện bán hàng chuyên cho máy tính |
- Tại màn hình bán hàng này cũng dễ dàng với các chức năng như thêm/sửa/xóa hàng hóa, thêm thông tin Thẻ VIP, thực hiện chương trình khuyến mãi, thêm thông tin khách hàng, in hóa đơn thanh toán, thực hiện nghiệp vụ vào ca và kết ca...
- Các hình thức thanh toán hóa đơn, in bill thanh toán và lưu hoàn tất đơn hàng: Dân Trí Soft có 3 hình thức cho khách hàng của bạn. Hình thức thanh toán được khai báo trong quá trình lưu hóa đơn.
+ Hình thức 1 (mặc định) thanh toán bằng tiền mặt: Khách hàng trả bằng tiền mặt đúng số tiền, nhân viên chỉ cần nhấn lưu là xong.
+ Hình thức 2 thanh toán bằng ngân hàng: ví dụ bằng máy cà thẻ ngân hàng (máy pos), chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử...: cho xóa đi dòng tiền mặt rồi sau đó chọn ngân quỹ ngân hàng mà khách hàng chuyển vào, điền số tiền khách hàng chuyển vào trường ngân hàng, nhấn Lưu.
+ Hình thức 3 khách hàng mua nợ và phát sinh nghiệp vụ ghi nhận công nợ cho khách hàng: nhấn vào chi tiết hóa đơn để tìm kiếm thông tin khách hàng đã có sẵn hoặc nhấn tạo thông tin khách hàng mới nếu chưa có thông tin để ghi công nợ và gán thông tin khách hàng vào cửa sổ thanh toán. Kinh nghiệm quản lý công nợ: nếu công nợ ít khi phát sinh và giá trị nhỏ để thuận tiện ta có thể in hóa đơn và quản lý thủ công bên ngoài phần mềm. Còn nếu công nợ phát sinh thường xuyên, có giá trị lớn thì cần xem hướng dẫn quản lý công nợ ở menu Thu/chi tiền thật kỹ.
Danh sách, xóa hóa đơn
- Khi bán hàng phần mềm sẽ tự động ghi nhận lại nghiệp vụ và chứa tại menu Doanh thu >> Danh sách hóa đơn bán hàng. Nhờ vậy dễ dàng xem lại lịch sử các hóa đơn bán hàng trong suốt thời gian sử dụng phần mềm.
- Nếu hóa đơn bán hàng bị sai cần chỉnh sửa hay xóa hóa đơn bán hàng thì vào menu Doanh thu >> Danh sách hóa đơn bán hàng: Nhấn vào nút Sửa để sửa hóa đơn, nếu muốn xóa thì nhấn vào check box bên tay trái của hóa đơn rồi nhấn vào nút Xóa ở góc trên tay phải.
 |
| Danh sách hóa đơn bán hàng |
Nhập đơn bán hàng của ngày trước
Theo quy trình quản lý chuẩn thì phát sinh nghiệp vụ bán hàng vào thời điểm nào thì nhập vào phần mềm ở thời điểm đó, tuy nhiên thực tế có trường hợp ngày hôm nay mới nhập đơn bán hàng cho ngày trước, cho tuần trước, cho tháng trước... Với nhu cầu này thì thực hiện ở phần mềm bán hàng miễn phí DanTriSoft như sau, chú ý DanTriSoft cho phép nhập đơn hàng trước hiện tại tối đa 60 ngày.
- Tạo đơn bán hàng bình thường >> nhấn vào nút Giao hàng (hoặc phím tắt F8): tại đây chỉnh sửa ngày ghi sổ (tức là ngày cần nhập hóa đơn bán hàng) >> nhấn Lưu để hoàn tất ghi chú >> ra màn hình bán hàng nhấn In hóa đơn để thấy sự thay đổi.
- Để xem lại hóa đơn nhập cho ngày trong quá khứ vào menu Doanh thu >> Danh sách hóa đơn bán hàng và chọn thời gian lọc tìm kiếm cho đúng với ngày ghi sổ vừa nhập thì phần mềm mới load ra thông tin hóa đơn, còn lọc tìm kiếm ngày không khớp thì không thấy là điều dễ hiểu với logic phần mềm.
 |
| Nhấn nút Chi tiết để gõ thông tin ghi chú, hoặc chỉnh sửa ngày ghi sổ theo nhu cầu. |
Khách trả hàng (hàng bán trả lại)
Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại phát sinh khi khách hàng có nhu cầu trả/đổi lại hàng khác và cửa hàng có chính sách cho đổi trả.
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm bằng trình duyệt web và màn hình bán hàng >> Trả hàng.
 |
| Nhấn vào nút Trả hàng để thực hiện nghiệp vụ hàng bán bị trả lại |
Bước 2: Nhấn Tìm Hàng Hóa >> Tìm số hóa đơn hoặc Tên khách hàng hoặc Tên hàng hóa để tìm ra chính xác hàng cần trả.
Bước 3: Nhấn check chọn tên hóa đơn (nếu khách hàng còn giữ bill thanh toán) hoặc check chọn tên hàng hóa cần trả >> Nhấn chọn.
 |
| Nhấn chọn số hóa đơn (bill) hoặc chọn món hàng |
Bước 4: Điền thông tin khách trả >> Lưu >> In ấn.
Đến bước này phần mềm sẽ tính toán như sau:
- Hàng hóa khách trả được tự động nhập lại vào kho hàng (kho hàng tăng lên).
- Sổ quỹ tiền (tiền mặt/ngân hàng):
+ Với khách lẻ (khách không mua nợ) trả hàng thì sổ quỹ tiền bị giảm, vì phần mềm tự động hạch toán nghiệp vụ Chi trả khách bằng đúng với số tiền trả lại cho khách khi thực hiện nghiệp vụ hàng bán bị trả lại.
+ Với khách hàng trả hàng có mua nợ (có công nợ phải thu khách hàng) thì phần mềm tự động cấn trừ công nợ phải thu.
- Phần mềm tự động hạch toán đây là một nghiệp vụ chi tiền (chi phí), theo mặc định là mã CKH (tức chi khách hàng trả hàng), nên khi xem Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh có phản ánh số tiền này. Nếu hàng bán bị trả lại nhiều, chiếm tỉ trọng lớn thì người chủ/quản lý cần nhìn nhận lại nguyên nhân để có cách khắc phục tốt hơn.
Bước 5: Để quản lý nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, xem tại: menu Doanh thu >> Danh sách phiếu trả hàng sẽ liệt kê chi tiết.
Vào ca, bán hàng, kết ca
Quản lý tiền tránh thất thoát là nhiệm vụ quan trọng khi bán hàng, trước đây khi nhân viên vào ca - kết ca - bàn giao tiền bánh hàng thường sẽ làm trên sổ sách nhưng nay sử dụng phần mềm Dân Trí Soft thì việc vào ca - kết ca - bàn giao ca được làm ngay trên phần mềm, in ấn phiếu bàn giao ca đơn giản nhanh chóng, và quản lý chặt chẽ.
- Ý nghĩa của nghiệp vụ báo cáo kết ca: là tổng hợp doanh thu từ lúc vào ca cho đến khi thực hiện động tác Kết ca của một tài khoản (user) sử dụng phần mềm. Doanh thu chỉ được ghi nhận khi và chỉ khi tài khoản bấm vào Lưu hóa đơn, tức tài khoản nào Lưu hóa đơn thì doanh thu được gán cho tài khoản đó.
- Nhờ logic này mà ở cùng một thời điểm nếu có nhiều thu ngân thực hiện bán hàng và kết ca (ví dụ nhiều có nhiều nhân viên thu ngân trong 1 ca làm việc) thì Dân Trí Soft đều tính toán chính xác được.
Video hướng dẫn Vào ca - Kết ca - Bàn giao ca
Bước 1: Vào ca
- Nhân sự khi đăng nhập vào phần mềm sẽ hiện ra giao diện khai báo tiền đầu ca (nếu không hiện lên chỉ cần vào nút Mở rộng >> Khai báo tiền đầu ca), nhân sự sẽ kiểm đếm số tiền để nhập liệu và phần mềm tự động tính toán ra tổng số tiền đầu ca. Ví dụ ảnh bên dưới là sau khi nhập liệu số tờ tiền cho từng mệnh giá và phần mềm tính tổng là 6 triệu đồng.
Lưu ý: Có đăng nhập để Vào ca thì bắt buộc phải có nhấn vào chức năng Báo cáo kết ca và nhấn Kết ca thì mới hoàn tất. Bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca. Nếu Vào ca nhưng không nhấn chức năng Báo cáo kết ca thì sẽ xảy ra báo cáo kết ca sai.
- Ví dụ: Nhân viên có user nhanvien01 vào ca từ 6h - 10h sáng, vào 10h kiểm đếm tiền thì thu được 1.000.000 đồng và còn đang chờ phục vụ là 100.000 đồng. Làm chuẩn mực theo đúng nghiệp vụ thì bạn ấy sẽ vào chức năng Báo cáo kết ca, phần mềm sẽ load lên đúng thông tin là thu được 1.000.000 đồng và đang chờ phục vụ là 100.000 đồng. Sau đó phải nhấn Kết ca và có thể in báo cáo kết ca thì phần mềm sẽ tự động đăng xuất user nhanvien01. Khi nhân viên mới vào ca tiếp theo cũng thực hiện tương tự tức có Vào ca thì phải có nhấn Báo cáo kết ca để thực hiện Kết ca.
- Và đây là tình huống sai nghiệp vụ: Cũng với ví dụ trên, khi vào đúng 10h bạn nhân viên có user nhanvien01 kiểm đếm tiền thì thấy đúng là thu được 1.000.000 đồng và còn đang chờ là 100.000 đồng, nhưng bạn quên hoặc do cẩu thả đã không nhấn Kết ca, bạn tắt phần mềm rồi chuyển cho nhân viên ca sau. Nhân viên ca sau có user nhanvien02 làm từ 10h - 18h khi đăng nhập, thì phần mềm ghi nhận là còn bàn chờ phục vụ là 100.000 đồng. Giả sử trong thời gian từ 10h - 18h bán được là 1.900.000 đồng & thanh toán xong bàn đang chờ của ca trước 100.000 đồng, tức tiền thu về là 2.000.000 đồng (=1.900.000 + 100.000), bạn nhấn vào Báo cáo kết ca và thực hiện kết ca đúng chuẩn mực nghiệp vụ. Từ 18h - 22h bạn nhân viên có user nhanvien01 vào làm lại, bạn đăng nhập vào phần mềm thì ngay lập tức phần mềm đã ghi nhận bạn này đã thu 1.000.000 đồng ở ca sáng mà chưa có Kết ca, bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca. Giả sử thời gian từ 18h - 22h này bán được 500.000 đồng. Vào cuối ca bạn nhanvien01 thực hiện chuẩn nghiệp vụ là nhấn vào Báo cáo kết ca thì hiện ra thông tin: Số tiền cuối ca là 1.500.000 đồng, bạn sẽ thấy hoảng lên vì thực tế thu có 500.000 đồng cơ mà. Thực ra, ý nghĩa con số kết ca ở đây là 1.500.000 đồng = 500.000 đồng của ca tối + 1.000.000 đồng của ca sáng từ 6h - 10h mà chưa làm nghiệp vụ kết ca. Khi đã hiểu được lỗi sai này thì cần tuân thủ chuẩn nghiệp vụ là phải có nhấn Báo cáo kết ca để nhấn Kết ca.
- Tình huống khác khiến báo cáo kết ca sai với kiểm tiền: user này đang sử dụng thì có user khác đăng nhập vào bán hàng rồi Lưu hóa đơn nên phần mềm sẽ chia tách doanh thu cho tài khoản này vừa nhấn Lưu hóa đơn. Vì vậy khi bán hàng tuyệt đối không để máy tính cho người khác sử dụng, khi phân quyền không cấp quyền lưu hóa đơn mà thiếu sự kiểm soát chặt chẽ mà đổ lỗi cho nhau khi kết ca.
 |
| Vào ca: kiểm đếm tiền đầu ca khi bắt đầu vào ca |
Bước 2: Bán hàng với phần mềm
- Người nhân viên thu ngân sẽ làm nghiệp vụ bán hàng một cách bình thường trong suốt thời gian của ca, phần mềm sẽ ghi nhận doanh thu cho ca này để khi hết ca sẽ làm bước kết ca & bàn giao ca tiếp theo.
Lưu ý: Trong thời gian này tuyệt đối không cho nhân sự khác đăng nhập vào phần mềm vì có thể sẽ gây ra tình trạng báo cáo kết ca sai lệch, ví dụ trường hợp người khác đăng nhập vào và thao tác bán hàng phần mềm sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng cho người đó khi họ đã lưu hóa đơn, nên khi kết ca phần mềm sẽ không tính đủ trong khoảng thời gian. Và để báo cáo kết ca đúng thì người thu ngân chỉ bán hàng bằng ứng dụng của thu ngân mà không bán hàng bằng trình duyệt web.
Bước 3: Kết ca và bàn giao cho ca tiếp theo
Lưu ý: Bắt buộc phải nhấn vào chức năng Báo cáo kết ca và nhấn nút Lưu kết ca thì mới hoàn tất nghiệp vụ: bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào Lưu kết ca. Nếu Vào ca nhưng không nhấn chức năng Báo cáo kết ca thì sẽ xảy ra báo cáo kết ca sai.
1. Khi kết ca, nhân sự sẽ vào nút Kết ca (hoặc nhấn phím tắt là F7) để mở lên báo cáo kết ca
 |
| Nhấn F7 hoặc click vào nút Kết ca |
2. Nhập các thông tin tiền thực tế để đối soát và kết ca với nhân sự ca tiếp theo.
 |
| Nhập các thông tin tiền thực tế để đối soát và kết ca với nhân sự ca tiếp theo. |
- Một ca làm việc được định nghĩa: bắt đầu từ lúc đăng nhập Vào ca, có khai báo thông tin đầu ca và nhấn Lưu để ghi nhận đầu ca >> cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca và nhấn Lưu kết ca. Trong ca làm việc không nên để người khác thực hiện trên phần mềm trừ khi bạn đồng ý chịu trách nhiệm về tiền bạc.
- Phần mềm sẽ tự động lấy lên các thông tin như tiền hàng (tiền mặt bao nhiêu, tiền ngân hàng bao nhiêu), tổng tiền cuối ca và tiền của bàn đang phục vụ mà chưa thanh toán.
- Sau khi nhập liệu số tiền thực tế vào mục kiểm đếm tiền, trên lý thuyết thì số tiền kiểm đếm sẽ bằng số tiền cuối ca, trong thực tế có thể lớn hơn (do khách tip...), nhỏ hơn (do thất thoát...) thì tùy vào quy định của quán sẽ có cách chế tài khác nhau.
- Nhấn Lưu kết ca sẽ hiện ra thông tin phiếu in, có thể in để 2 nhân sự ký xác nhận, nếu không cần in thì nhấn Cancel để thoát. Chú ý là khi đã nhấn Lưu là nghiệp vụ kết thúc và không quay ngược lại nghiệp vụ được vì vậy cần cẩn thận trước khi nhấn Lưu.
 |
| Trang in khi nhấn Lưu kết ca |
- Khi nhấn Kết ca, phần mềm sẽ tự động cho đăng xuất tài khoản hiện tại để đăng nhập bằng tài khoản nhân sự ca tiếp theo. Phần mềm không giới hạn số lượng ca làm việc, tức có bao nhiêu nhân sự làm việc phần mềm vẫn ghi nhận rõ ràng, chính xác.
Bước 4: Xem lịch sử báo cáo kết ca dành cho doanh chủ/người quản lý
 |
| Xem báo cáo Lịch sử kết ca |
Tạo bảng giá riêng cho khách sỉ
Làm thế nào để quản lý được:
- Bảng giá bán dành riêng cho khách hàng: ví dụ có hàng trăm khách hàng khác nhau với bảng giá bán dành riêng cho từng nhóm đối tượng thì làm sao nhớ được chính xác tuyệt đối, nhớ tự động.
- Mỗi lần thay đổi bảng giá dành riêng cho một nhóm khách hàng hoặc đối tượng khách hàng nào đó thì thật sự là nỗi ám ảnh và rất dễ sai xót.
Tất cả vấn đề trên sẽ được máy tính lưu trữ và ghi nhớ tự động để chuẩn xác 100% với Dân Trí Soft. Bài viết này sẽ hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ trên.
Hướng dẫn tạo bảng giá bán riêng dành cho khách sỉ
kkkBước 1: Tạo ra nhiều bảng giá bán khác nhau cho từng nhóm khách hàng/đối tượng khách hàng ngay trên phần mềm và chỉnh sửa nhanh giá bán ngay ở phần mềm DanTriSoft.
- Nhập bảng giá trực tiếp từ phần mềm: vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> Nhấn vào nút (+) để thêm mới bảng giá và đặt tên cho bảng giá >> Sau đó gõ thông tin giá bán cho bảng giá đó.
 |
| Thiết lập nhiều bảng giá khác nhau để gán cho từng nhóm khách hàng |
Ví dụ ở đây là có 2 bảng giá riêng là bảng giá VIP1 và giá VIP2 (có thể tạo ra hàng chục thậm chí hàng trăm bảng giá riêng vẫn được). Lưu ý: phần mềm luôn luôn có bảng giá mặc định là bảng giá bán lẻ, cho nên nếu không có bán lẻ thì bạn không cần quan tâm đến bảng giá bán lẻ này.
- Hoặc nhập bảng giá bằng cách import từ file excel: xem hướng dẫn về nguyên lý của chức năng import từ file excel. Cơ bản để import từ file excel bạn cần thực hiện qua các bước:
1. Tải file mẫu: Nhấn vào nút Import tại mục Thiết lập bảng giá >> Download Template Import.
2. Điền thông tin hàng hóa, giá bán sỉ vào file mẫu sau khi tải về.
3. Nhấn chọn tệp và dẫn tới file giá sỉ, chọn bảng giá Import và nhấn Import Data.
Lưu ý: Sau khi khai báo giá bán xong bạn phải nhấn Lưu để hoàn tất nghiệp vụ import.
|
| Có thể import bảng giá bán sỉ từ file excel có sẵn |
Bước 2: Tạo ra nhóm khách hàng để gán với bảng giá dành riêng cho khách hàng.
- Vào Danh mục >> Nhóm khách hàng >> nhấn Thêm mới để đặt tên cho nhóm khách hàng và nhớ phải gán trường Bảng giá phù hợp cho nhóm khách hàng đó, vì khách hàng thuộc nhóm nào thì phần mềm sẽ tự động hiểu giá bán cho khách hàng đó, sau đó nhấn Lưu.
|
| Tạo ra nhiều nhóm khách hàng khác nhau để gán bảng giá riêng |
Ví dụ này là nhóm khách hàng 1 được gán Bảng giá 1, nhóm khách hàng 2 được giá Bảng giá 2, trong mỗi nhóm khách hàng thì có nhiều khách hàng khác nhau.
 |
| Sơ đồ nguyên tắc gán bảng giá dành riêng cho từng khách hàng |
Bước 3: Thêm mới thông tin khách hàng và chọn nhóm khách hàng cho phù hợp.
- Vào Danh mục >> Khách hàng - Thẻ VIP, nhấn Thêm mới để điền thông tin khách hàng và lưu ý là phải chọn Nhóm khách hàng cho phù hợp. Ý nghĩa ở đây: mỗi nhóm khách hàng có bảng giá khác nhau, vì vậy nếu thông tin khách này thuộc nhóm khách hàng nào thì phần mềm sẽ tự động lấy bảng giá dành riêng nhóm khách đó khi bán hàng cho vị khách hàng này.
|
| Thêm mới thông tin khách hàng và gán nhóm khách hàng để có bảng giá phù hợp |
Thêm khách hàng, lịch sử mua
Lưu trữ thông tin khách hàng như thế nào? Làm sao để quản lý được lịch sử mua hàng, doanh số mua hàng, liệt kê chi tiết hàng hóa khách mua theo khoảng thời gian nào đó? Đây là bài hướng dẫn để sử dụng đạt được mục tiêu này.
Đăng nhập vào phần mềm bằng trình duyệt website www.DanTriSoft.vn
Bước 1: Thêm thông tin nhóm khách hàng và chi tiết khách hàng
1.1 Thêm mới thông tin khách hàng
- Đầu tiên là tạo Nhóm khách hàng: vào menu Danh mục >> Nhóm khách hàng >> nhấn Thêm mới.
 |
| Thêm mới nhóm khách hàng |
 |
| Chi tiết khi tạo Nhóm khách hàng |
1.2 Thêm mới thông tin khách hàng
- Vào Danh mục >> Khách hàng - thẻ VIP >> nhấn Thêm mới. Để quản lý thông tin khách hàng thì chỉ cần khai báo ở tab Thông tin chung và tab Thông tin khác.
 |
| Thêm mới thông tin khách hàng hoặc thẻ VIP |
Bước 2: Bán hàng và chèn thông tin khách hàng vào hóa đơn bán hàng
- Ở màn hình Bán hàng: gõ vào ô tìm kiếm để chọn khách hàng trước sau đó lên đơn và bán hàng bình thường. Nhờ việc thêm thông tin khách hàng vào hóa đơn mà phần mềm sẽ ghi nhận lại được lịch sử mua hàng, chi tiết mua hàng của khách hàng để có báo cáo đúng với nhu cầu quản lý.
 |
| Thêm thông tin khách hàng vào hóa đơn bán hàng |
- Cách thêm mới khách hàng trực tiếp tại màn hình bán hàng: Thông thường danh sách khách hàng sẽ được nhập vào phần mềm theo hướng dẫn ở Bước 1 bên trên để khi tìm kiếm sẽ ra thông tin, nhưng nếu đây là khách hàng mới phát sinh và cần nhập nhanh thông tin thì làm theo hướng dẫn: Vào nút Chi tiết hóa đơn, ở trường Khách hàng ta nhấn vào nút Cộng (+) để thêm mới thông tin khách hàng.
 |
| Thêm nhanh thông tin khách hàng ở màn hình bán hàng |
Bước 3: Xem liệt kê lịch sử mua hàng của khách hàng
- Nếu muốn xem trong 1 khoảng thời gian (ví dụ từ 01/01/2020 đến nay) khách hàng đã mua bao nhiêu hóa đơn và tổng giá trị tất cả hóa đơn là bao nhiêu tiền thì vào menu Doanh thu >> Danh sách hóa đơn bán >> chọn thời gian cần xem báo cáo là ngày 01/01/2020 đến nay >> gõ thông tin như tên khách hay mã khách hay số điện thoại của khách để phần mềm lọc tìm >> nhấn vào nút Tìm kiếm để ra kết quả. Ở đây bạn có thể Export (xuất ra file) ra file Excel để phục vụ công tác kinh doanh.
 |
| Xem lịch sử mua hàng theo hóa đơn của khách hàng |
- Nếu muốn xem trong 1 khoảng thời gian (ví dụ từ 01/01/2020 đến nay) khách hàng đã mua chi tiết những mặt hàng nào (mã hàng nào) và tổng cộng bao nhiêu tiền thì vào menu Doanh thu >> Doanh thu chi tiết theo nhóm hàng >>c họn thời gian cần xem báo cáo là ngày 01/01/2020 đến nay >> gõ thông tin như tên khách hay mã khách hay số điện thoại của khách để phần mềm lọc tìm >> nhấn vào nút Tìm kiếm để ra kết quả. Ở đây bạn có thể Export (xuất ra file) ra file Excel để phục vụ công tác kinh doanh.
Bán hàng cho khách mua công nợ
- Mặc định phần mềm cho thanh toán ngay, không phát sinh công nợ.
- Để bán hàng công nợ cần làm đúng theo quy trình sau:
+ Một, khi lên đơn bán hàng cần tìm chọn khách hàng nếu thông tin khách hàng đã có sẵn ở hệ thống, hoặc thêm mới khách hàng ở ngay màn hình bán hàng, bằng cách nhấn vào nút Chi tiết hóa đơn, ở dòng Khách hàng nhấn vào nút Cộng (+) để Thêm mới khách hàng.
+ Hai, lên đơn bán hàng bình thường.
+ Ba, để ghi nhận công nợ ta cần nhập đúng ở dòng Tiền khách đưa. Ví dụ: khách hàng nợ cả đơn (nợ 100% cho đơn hàng này) ta click vào Tiền khách đưa và gõ 0 đồng; hoặc như ảnh dưới là minh họa đơn hàng có giá trị Tổng cộng là 36.850.000 đồng, khách thanh toán tạm ứng/đặt cọc là 16.850.000 đồng thì ta gõ vào ô Tiền khách đưa là 16.850.000 khi đó logic phần mềm sẽ hạch toán như sau: khách mua đơn hàng 36.850.000 và đã thanh toán 16.850.000 nên công nợ tăng thêm cho khách này là 36.850.000 - 16.850.000 = 20.000.000 đồng vào menu Doanh thu >> Báo cáo công nợ khách hàng sẽ thấy báo cáo phản ánh logic này.
 |
| Bán hàng cho công nợ khách hàng |
+ Bốn, khi khách thanh toán tiền nợ thì xem hướng dẫn ở menu Quản lý thu chi để lập Phiếu thu tiền với loại Thu công nợ khách hàng.
+ Năm, khi khách hàng mua nợ có cộng dồn thì khi in tạm tính thì mẫu in thể hiện đầy đủ thông tin Nợ đơn này, Nợ cũ và Tổng nợ phải trả, thêm nữa trong mục Doanh thu >> Báo cáo công nợ phải thu khách hàng cũng được cập nhật dữ liệu công nợ chính xác.
 |
| Mẫu in hóa đơn thể hiện đầy đủ thông tin Nợ đơn này, Nợ cũ và Tổng nợ phải trả |
Chú ý trường hợp khách công nợ như sau: ví dụ khách mua đơn hàng này là 50 triệu đồng và khách thanh toán 80 triệu. Khi đó có 2 cách làm đúng để phần mềm cho báo cáo công nợ đúng:Cách 1: Lập hóa đơn bán hàng 50 triệu đồng cho khách và ghi nhận công nợ cho cả đơn. Tiếp theo vào lập Phiếu thu tiền công nợ khách hàng là 80 triệu đồng.Cách 2: Lập hóa đơn bán hàng 50 triệu đồng cho khách, ở ô Tiền khách đưa gõ vào là 80 triệu đồng để In hóa đơn và Lưu hóa đơn. Về logic tính toán phần mềm chỉ ghi nhận đơn hàng này khách trả hết, tức là còn dư ra 30 triệu đồng, vì vậy bạn cần làm thêm một Phiếu thu tiền công nợ khách hàng là 30 triệu đồng để phần mềm hạch toán trừ tiếp công nợ 30 triệu này thì mới đúng số liệu báo cáo công nợ phải thu khách hàng.
+ Sáu, cuối kỳ thông thường là cuối tháng khi cần đối soát công nợ phải thu khách hàng ta vào menu Doanh thu >> Công nợ khách hàng để xem công nợ tất cả khách hàng và xem công nợ từng khách hàng. Ta dễ dàng xuất ra file excel báo cáo công nợ chi tiết để gửi đối soát với khách hàng.
 |
| Xem chi tiết công nợ phải thu một khách hàng |
 |
| Export (xuất) ra file excel để đối soát công nợ với khách hàng |
Thay đổi khổ in ấn 58mm, 80mm, A5
Khi sử dụng Dân Trí Soft thì mẫu in hóa đơn (in bill), mẫu in phiếu chế biến... được setup theo mặc định, đó là mẫu in khổ 80mm phổ biến và được nhiều người sử dụng nhất. Tuy nhiên, nếu muốn thay đổi cỡ chữ, font chữ, thêm xóa thông tin, thay đổi khổ in... thì dưới đây là bài hướng dẫn.
Nguyên lý in ấn: Sau khi order món và nhấn in hóa đơn/in chế biến >> phần mềm sẽ xuất ra 1 file in ấn và đẩy lệnh này đến máy in được chỉ định in >> máy in nhận lệnh để in.
- Vì vậy, trang in ấn như khổ giấy in, mẫu thiết kế của trang in phụ thuộc vào file in ấn được thiết lập ở phần mềm. Do đó, muốn thay đổi mẫu in thì ta có thể (1) sửa thông tin mẫu có sẵn, hoặc (2) thay đổi mẫu in khác, ví dụ phần mềm mặc định khổ A4 ta muốn đổi sang khổ 80mm thì chỉ cần tải mẫu in khổ 80mm thay cho khổ in mặc định.
Xem hướng dẫn chi tiết: Chỉnh sửa mẫu in bill, thay đổi khổ in
App trên điện thoại
App quản lý trên điện thoại
App xem báo cáo kinh doanh bằng điện thoại ngày càng trở nên thiết yếu trong thời đại ngày nay, vì tiện ích hỗ trợ người doanh chủ kiểm soát tình hình kinh doanh mọi lúc mọi nơi trên điện thoại, giúp tiết kiệm và hiệu quả.
Dùng trên điện thoại trực tiếp
Dùng phần mềm trên điện thoại, máy tính bản, Iphone/Ipad thì có 2 phương thức để sử dụng:
- Mở trình duyệt website trên điện thoại, máy tính bảng để sử dụng, phần mềm miễn phí Dân Trí Soft đã có sẵn phương thức này.
+ Mở trình duyệt website và truy cập www.dantrisoft.vn
+ Đăng nhập vào phần mềm với thông tin đăng ký phần mềm miễn phí mà bạn khởi tạo.
+ Sử dụng trên di động, máy tính bảng bình thường như trên máy tính.
 |
| Dùng phần mềm miễn phí trên điện thoại bằng trình duyệt web |
Quản lý hệ thống chuỗi cửa hàng
Đặc điểm phần mềm quản lý chuỗi
Hệ thống phần mềm có khả năng quản lý chuỗi cửa hàng/shop, chuỗi quán cần đáp ứng nhu cầu quản lý:- Tính kế thừa: kế thừa dữ liệu ví dụ thông tin hàng hóa, khách hàng, thẻ VIP, thông tin tài khoản đăng nhập... trên toàn hệ thống các cửa hàng.- Tính tổng thể và chi tiết: có hệ thống báo cáo vừa tổng thể cho hệ thống chuỗi, vừa chi tiết đến từng cửa hàng/quán.- Tính real-time (thời gian thực): dữ liệu cập nhật chuẩn xác theo thời gian thực để người quản lý có thông tin nhanh để đưa quyết định kinh doanh.
 |
| Mô hình quản lý hệ thống kinh doanh chuỗi |
Dân Trí Soft là một trong những công ty tiên phong xây dựng hệ thống quản lý cho chuỗi cửa hàng, chuỗi quán nhằm giúp việc quản lý chuẩn mực hơn, thuận tiện hơn và mọi lúc mọi nơi.
 |
| Phần mềm quản lý chuỗi Dân Trí Soft triển khai thực tiễn cho chuỗi cửa hàng bán lẻ, bán sỉ |
 |
| Phần mềm quản lý chuỗi Dân Trí Soft triển khai thực tiễn cho chuỗi quán cafe EMC Coffee |
Cách thiết lập và quản lý chuỗi
Cách setup (tạo mới) gian hàng cho chuỗi
Đăng nhập vào cửa hàng đang sử dụng trên trình duyệt web tại www.DanTriSoft.vn. Tạo Mã gian hàng cho cửa hàng mới và các thông tin của cửa hàng mới này bằng cách: Vào menu Hệ thống >> Quản lý chi nhánh >> nhấn Thêm mới >> Điền thông tin và nhấn Lưu. Thế là bạn đã thiết lập xong thông tin cho cửa hàng thứ 2, tương tự cho các cửa hàng thứ 3, 4, 5...
Bạn có thể thoát phần mềm và đăng nhập bằng mã gian hàng của cửa hàng thứ 2 với thông tin tên đăng nhập và mật khẩu quản trị mà bạn vừa tạo ra gian hàng này trong hệ thống phần mềm, hoặc đơn giản hơn là khi đăng nhập vào bất kỳ cửa hàng/quán nào của chuỗi rồi click chuột vào tên gian hàng >> phần mềm sẽ mở ra box để chọn đăng nhập cho các gian hàng khác trong chuỗi & ở đây có thể xem được các báo cáo chuỗi về doanh thu, về kho hàng.
 |
| Thêm mới mã gian hàng, thông tin cho cửa hàng thứ 2, 3, 4... |
Lưu ý:
1. Thông tin đăng nhập của cửa hàng thứ 2: Mã gian hàng vừa được tạo và Tên đăng nhập, Mật khẩu đăng ký ban đầu của cửa hàng thứ nhất.
2. Thông tin Hàng hóa - giá bán của các cửa hàng trong chuỗi mặc định là giống nhau, trong trường hợp các cửa hàng có menu khác nhau thì DanTriSoft sẽ hướng dẫn cách thiết lập cho chuẩn mực. Theo mặc định, nếu thay đổi thông tin hàng hóa ở 1 cửa hàng thì các cửa hàng trong chuỗi cũng thay đổi cho đồng nhất, riêng phần giá bán thì không thay đổi và mỗi cửa hàng có thể chỉnh giá bán cho phù hợp với địa điểm đó.
3. Thông tin giá bán của các cửa hàng khi mới khởi tạo là giống nhau, sau đó mỗi cửa hàng toàn quyền chỉnh sửa giá bán riêng cho cửa hàng.
4. Thông tin khách hàng - thẻ VIP được cập nhật real-time trên toàn hệ thống phần mềm: nếu khách hàng có thẻ VIP thì có thể sử dụng trên toàn hệ thống.
5. Khi thực hiện các chương trình khuyến mãi thì được quyền chọn chương trình áp dụng cho cửa hàng này mà không áp dụng cho cửa hàng khác, hay là áp dụng cho toàn bộ hệ thống cửa hàng.
Bước 2: Kiểm soát báo cáo theo từng cửa hàng hay tổng cộng theo dạng chuỗi.
2.1 Xem báo cáo kinh doanh chuỗi bằng app báo cáo kinh doanh trên smartphone: đăng nhập vào app báo cáo kinh doanh. Với người dùng (user) có quyền quản lý cả hệ thống chuỗi thì khi đăng nhập vào sẽ có báo cáo cụ thể, hoặc dùng ứng dụng xem báo cáo online bằng điện thoại thì user này cũng toàn quyền xem số liệu báo cáo.
 |
| Xem báo cáo kinh doanh mô hình chuỗi trên app báo cáo trên điện thoại |
Video về app xem báo cáo chuỗi bằng điện thoại
2.1 Xem báo cáo kinh doanh chuỗi bằng trình duyệt website: vào website www.DanTriSoft.vn. và đăng nhập vào bất kỳ cửa hàng/quán nào của chuỗi rồi click chuột vào tên gian hàng >> phần mềm sẽ mở ra box để chọn đăng nhập cho các gian hàng khác trong chuỗi & ở đây có thể xem được các báo cáo chuỗi về doanh thu, về kho hàng.
 |
| Cách để truy cập xem báo cáo từng gian hàng và báo cáo quản lý chuỗi |
Chức năng mở rộng
Tích hợp giao nhận, sàn TMĐT, web
- Đang phát triển... Phần mềm miễn phí DanTriSoft sẽ tích hợp API với các đối tác giao nhận, sàn thương mại điện tử, đối tác làm website để bán hàng đa kênh và quan trọng vẫn là miễn phí.
- Tích hợp miễn phí với website bán hàng online.
- Tích hợp miễn phí với hệ thống của Shopee, Lazada, Tiki, Sendo.
- Tích hợp miễn phí với hệ thống giao nhận như Giao Hàng Tiết Kiệm, Giao Hàng Nhanh, Viettel POST, VN POST, Supper Ship...
Tích hợp kế toán thuế, CRM, Loyalty
- Đang phát triển... Phần mềm miễn phí DanTriSoft sẽ tích hợp API với các đối tác về kế toán thuế, CRM, Loyalty để tăng tiện ích đến người sử dụng và quan trọng vẫn là miễn phí.
- Về phần mềm kế toán: phần mềm kế toán MISA (www.misa.vn), phần mềm kế toán FAST (fast.com.vn/)...
- Về phần mềm CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng): phần mềm Getfly (getfly.vn), phần mềm AMIS CRM (amis.misa.vn)...
- Về phần mềm loyalty: phần mềm CNV Loyalty (cnvloyalty.com)...
Bạn có thể vào website các phần mềm trên để tham khảo chi tiết.
Tích hợp chữ ký số, hóa đơn điện tử
- Đang phát triển... Phần mềm miễn phí DanTriSoft sẽ tích hợp API các đối tác chữ ký số, hóa đơn điện tử để tăng tiện ích đến người sử dụng và quan trọng vẫn là miễn phí.
Tích hợp tiện ích thanh toán hộ
- Đang phát triển... Phần mềm miễn phí DanTriSoft sẽ tích hợp API các đối tác thanh toán hộ như thanh toán tiền điện, nước, internet, điện thoại... để gia tăng thu nhập cho người dùng phần mềm miễn phí DanTriSoft.
Tích hợp bán vé máy bay, k/sạn, tour
- Đang phát triển... Phần mềm miễn phí DanTriSoft sẽ tích hợp API các đối tác phân phối vé máy bay, khách sạn, tour du lịch... để gia tăng thu nhập cho người dùng phần mềm miễn phí DanTriSoft.
Tích hợp dịch vụ số hóa
- Đang phát triển...