Dân Trí Soft là công ty chuyên phát triển phần mềm ở các lĩnh vực bán lẻ - sỉ, cafe, trà sữa, quán ăn, nhà hàng, quán karaoke, bida, order bằng điện thoại và bán máy in bill, máy đọc mã vạch... nhằm giúp doanh chủ quản lý chặt chẽ hơn, tiết kiệm hơn và thành công hơn. Tinh gọn, dễ dùng, quản lý chặt chẽ là lý do lựa chọn của hơn 125.000+ doanh chủ.
Nhằm hỗ trợ chuyển đổi số đến hộ kinh doanh cá thể, doanh nghiệp nhỏ với việc ứng dụng phần mềm vào quản lý kinh doanh, Dân Trí Soft dành tặng phần mềm tính tiền, quản lý hàng hóa, khách hàng... miễn phí vĩnh viễn từ năm 2015 đến nay. Chương trình này được DanTriSoft gọi là "Nồi cơm Thạch Sanh thời hiện đại" vì ai cần cứ nhận lấy, thậm chí nhận dư để đem cho tặng người khác, mời gọi người khác đến nhận lấy đều được DanTriSoft hoan nghênh bởi "tri thức là món quà không bao giờ bị mất đi khi đem cho tặng, nó giống như nồi cơm Thạch Sanh tử tế không bao giờ bị vơi đi".
Hãy tham dự ngay cộng đồng DanTriSoft là nơi để chia sẻ kinh nghiệm quản lý kinh doanh và gỡ rối những vướng mắc khi sử dụng phần mềm một cách miễn phí: www.facebook.com/groups/SME.Software
CEO DanTriSoft chia sẻ đài truyền hình VTV1 về khởi nghiệp F&B
Đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho các lĩnh vực kinh doanhquán karaoke, quán billiard, dịch vụ tính tiền theo giờ
- Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng DanTriSoft này là hoàn toàn miễn phí, giúp người học xem được mọi lúc mọi nơi và 99% người sử dụng sau khi đọc hướng dẫn đều dùng tốt phần mềm bán hàng free này.
- Trường hợp quá bận rộn không có thời gian đọc hướng dẫn miễn phí này, hoặc khả năng máy tính không tốt và hơn hết là muốn áp dụng được ngay phần mềm vào quản lý kinh doanh thì DanTriSoft có gói dịch vụ đào tạo được chuyên viên cầm tay chỉ việc, bạn chỉ cần vào link sau để đặt mua: mua dịch vụ đào tạo DanTriSoft.
 |
| Màn hình tính tiền phần mềm karaoke, bida, tính tiền giờ miễn phí DanTriSoft |
TRẢI NGHIỆM DÂN TRÍ SOFT ONLINE
Truy cập website www.DanTriSoft.vn
Mã gian hàng: karaokebidademo
Tên đăng nhập: admin - Mật khẩu: admin
- Đây là thông tin gian hàng demo, tài khoản demo, để trải nghiệm nên được dùng là quyền Xem, các quyền khác như Thêm, Sửa, Xóa ở nhiều hạng mục đã phân quyền không cho sử dụng, nhằm tránh tình trạng dữ liệu bị xáo trộn.
- Nếu muốn sử dụng dữ liệu riêng thì nên đăng ký khởi tạo phần mềm riêng theo hướng dẫn bên dưới.
Được bắt đầu viết từ năm 2014 và liên tục cập nhật cho đến nay, ebook Bán Cà Sao Phê được anh Cao Trung Hiếu là người sáng lập và điều hành DanTriSoft chia sẻ với mong muốn cung cấp những kiến thức đúng và kinh nghiệm thực tiễn để kinh doanh quán thành công. Đọc ebook tại website www.banCAsaoPHE.com
 |
| Ebook Bán Cà Sao Phê |
Giới thiệu phần mềm karaoke, bida, tính tiền giờ DanTriSoft
10 phút thiết lập nhanh phần mềm
Phần mềm quản lý bán hàng DanTriSoft đáp ứng được hầu hết các nhu cầu quản lý dành cho quán karaoke, bida, tính tiền giờ với các nghiệp vụ:
- Nghiệp vụ bán hàng, tính tiền giờ, báo cáo doanh thu: thể hiện ở menu Bán hàng và menu Doanh thu.
- Nghiệp vụ quản lý kho hàng, nhập - xuất - tồn, quản lý hàng hóa ở menu Kho hàng.
- Nghiệp vụ quản lý thu - chi hàng ngày, chi phí kinh doanh ở menu Thu/chi.
- Nghiệp vụ quản lý thông tin khách hàng, nhà cung cấp... ở menu Danh mục.
- .v.v...
Do đó, khi hiểu tất cả chức năng của DanTriSoft là bạn quản lý đầy đủ công việc kinh doanh quán của mình. Và dĩ nhiên không thể trong một hai giờ bạn có thể học và áp dụng tất cả những việc này, ngoại trừ bạn đã từng dùng DanTriSoft hoặc phần mềm ở lĩnh vực tương tự. Và bộ tài liệu này hướng dẫn rất chi tiết cho từng nghiệp vụ, bạn hãy học và áp dụng từng bước là đảm bảo quản lý chặt chẽ hơn, tiết kiệm hơn và thành công hơn.
Còn ở đây, DanTriSoft sẽ hướng dẫn nhanh trong 30 phút để học và áp dụng được ngay để đạt mục tiêu là order món, in bill tính tiền, báo cáo doanh thu ngày, tuần, tháng. Bạn đã sẵn sàng!? Chúng ta có 5 bước rất đơn giản:
B1: Xóa dữ liệu mẫu để nhập mới
Khi đăng ký sử dụng, DanTriSoft sẽ tạo dữ liệu mẫu để trải nghiệm nhanh. Làm sao để xóa dữ liệu mẫu đó để tạo dữ liệu mới sẽ được hướng dẫn chi tiết bên dưới.
1.1 Đăng nhập vào phần mềm tại DanTriSoft.vn gồm thông tin đăng ký Mã gian hàng, Tên đăng nhập, Mật khẩu.
1.2 Thanh lý (xóa) dữ liệu mẫu của Dân Trí Soft để nhập dữ liệu thực tế (dữ liệu mới) của bạn: vào Hệ thống >> Cấu hình hệ thống >> Chọn Tab Thanh lý dữ liệu >> click chọn ô Thanh lý danh mục tất cả chi nhánh & Thanh lý danh mục chi nhánh hiện tại >> Nhấn thanh lý.
Nếu dữ liệu riêng của bạn đã được nhập liệu thì cần cân nhắc tính năng thanh lý này, vì sau khi thanh lý mọi thứ đều bị xóa sạch mà không phục hồi được.
 |
| Thanh lý (xóa) dữ liệu mẫu của Dân Trí Soft để nhập dữ liệu mới |
B2: Lập sơ đồ bàn/phòng cho quán
Việc đầu tiên là thiết lập sơ đồ bàn thực tế của bạn vào phần mềm, để order chính xác.
1. Thiết lập khu vực: vào menu Danh mục >> Thiết lập khu vực nhấn Thêm mới để tạo các khu vực.
Đăng nhập vào website www.DanTriSoft.vn để vào phần mềm rồi vào menu Danh mục >> Thiết lập khu vực >> nhấn Thêm mới để Khai báo thông tin loại phòng hoặc loại bàn, ví dụ thêm mới Phòng tiêu chuẩn, phòng VIP hay thêm mới bàn bida băng, bàn bida lỗ >> sau đó nhấn Lưu để hoàn tất.
Lưu ý: Nếu khu vực có tính tiền giờ cần click vào "Khu vực tính tiền giờ", nếu không click chọn thì phần mềm sẽ hiểu rằng khu vực này là không có tính tiền giờ, ví dụ như Khu vực cà phê trong quán karaoke, hay Khu vực nhậu ở quán bida là không có tính tiền giờ.
 |
| Check chọn và bỏ check chọn chức năng khu vực có tính tiền giờ hay không tính |
 |
| Cách thiết lập sơ đồ bàn/phòng & đổi tên bàn cho phù hợp |
Chú ý:
- Để đổi tên phòng/bàn bạn chỉ cần nhấp vào phòng vừa tạo, phần mềm sẽ mở ra cửa sổ để thay đổi tên: ví dụ muốn đổi tên phòng P-01 thành PT01 chỉ cần click vào thông tin phòng và sửa tên.
- Với phòng không còn muốn sử dụng nữa, chỉ cần click vào phòng đó, sẽ mở cửa sổ và bỏ nút check chọn Có sử dụng thì phòng đó sẽ bị ẩn đi khỏi danh sách phòng.
3. Khai báo Thời điểm bán hàng
- Thời điểm bán hàng là thời điểm có sự thay đổi về giá tiền giờ. Ví dụ: Giá tiền giờ Sáng từ 6:00 - 18:00 (Giá 100.000đ/h); giá tiền giờ Tối từ 18:00 - 23:00 (150.000 đồng/giờ), Khuya là từ 23h - 8h sáng hôm sau (giá 200.000đ/h).
- Vào menu Danh mục >> Thời điểm bán hàng >> nhấn Thêm mới >> Khai báo thông tin Sáng, Tối, Khuya và nhấn Lưu.
- Nếu đồng giá tiền giờ cả ngày thì khai báo thời điểm là cả ngày, giờ bắt đầu 00 giờ và 00 phút là được.
Lưu ý: thời gian kết thúc của thời điểm này là thời điểm bắt đầu của thời điểm liền sau.
 |
| Khai báo thời điểm bán hàng |
4.1 Khai báo tiền giờ các ngày trong tuần (nếu quán không có chia cách tính giá tiền giờ riêng dành cho cuối tuần thì đây cũng sẽ là tiền giờ chung cho tất cả các ngày trong tuần, nên chỉ cần gõ tiền giờ chỗ này là xong không cần quan tâm đến các mục ngày khác).
- Vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> click vào tab Tiền giờ ngày trong tuần rồi lần lượt gõ giá tiền giờ cho từng loại phòng/bàn tương ứng với từng thời điểm bán hàng >> nhấn Lưu để hoàn tất.
 |
| Khai báo giá tiền giờ cho đúng với phân loại phòng/bàn và thời điểm |
4.2 Khai báo tiền giờ ngày Cuối tuần - Ngày lễ (Thứ 7, Chủ nhật, Ngày lễ - nếu có dùng công thức này): nếu quán có quy định giá tiền giờ riêng dành cho ngày cuối tuần, ngày lễ/nghỉ, nếu không có thì không cần quan tâm bước này.
- Vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> chọn Tab Tiền giờ ngày lễ cuối tuần >> Khai báo tiền giờ cho từng thời điểm, check chọn ngày cuối tuần cho khu vực (phần mềm khai báo là 2 ngày thứ 7 và chủ nhật, chọn cả 2 hoặc 1 ngày tùy vào quán) và Lưu.
 |
| Thiết lập bảng giá cuối tuần, ngày lễ/nghỉ |
- Khai báo danh mục ngày lễ: để hiểu ngày nào là ngày lễ mà tự động tính toán đúng giá bán giờ theo ngày lễ, khi đó cứ đến ngày lễ phần mềm sẽ tự động lấy giá bán theo ngày lễ để đưa vào hóa đơn tính tiền, người nhân viên thu ngân không phải chỉnh sửa gì cả, giúp chuẩn xác, tránh gian lận. Để setup danh mục ngày lễ bạn vào menu: Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> chọn Tab Thiết lập ngày lễ >> nhấn Thêm mới khai báo thông tin và Lưu.
Lưu ý: Định dạng ngày DD/MM/YYYY (ví dụ khai báo 16/09/2019 - là khai báo Đúng; còn 16/9/2019 - là khai báo Sai, phần mềm sẽ không hiểu).
5. Khai báo giờ tổng kết doanh số ngày
 |
| Khai báo danh mục ngày lễ cho quán |
4. Liên kết bảng giá để phần mềm tự động lấy giá đúng theo thời điểm bán hàng, theo phân loại bàn/phòng
Liên kết bảng giá: dùng để thiết lập mô hình nhiều bảng giá theo nhiều khu vực, theo nhiều thời gian.
- Với quán chỉ có duy nhất một bảng giá được áp dụng cho tất cả thì không cần quan tâm đến chức năng này cho khỏi đau đầu.
- Liên kết bảng giá theo khu vực: ví dụ khu sân vườn có giá thường, khu phòng lạnh có giá phòng lạnh thì thực hiện liên kết như bên dưới để phần mềm tự động tính giá cho bill theo đúng với khai báo. Vào Danh mục >> Liên kết bảng giá: chọn thông tin cho chính xác sau đó nhấn Lưu để hoàn tất.
 |
| Liên kết giá bán: thiết lập giá bán khác nhau cho khu vực khác nhau, nhiều thời điểm khác nhau |
Mặc định doanh số một ngày sẽ được tính từ 0h:00 đến 24h:00, tuy nhiên đặc thù của kinh doanh lĩnh vực dịch vụ karaoke, bida có thể doanh số 1 ngày được tính từ lúc bắt đầu mở quán (ví dụ từ 6h sáng mở quán) cho đến lúc đóng quán (ví dụ 6h sáng hôm sau mới kết ngày), thì để phần mềm ra báo cáo doanh số nhóm theo ngày cho đúng với thực tế kinh doanh trên ta cần có khai báo như sau: vào menu Hệ thống >> chọn Cấu hình hệ thống >> vào tab Thiết lập cấu hình: chọn dòng Doanh thu đến sáng hôm sau gõ vào giờ chốt ngày, ví dụ ở đây ta gõ bằng 6. Khai báo này có ý nghĩa: trong báo cáo doanh số bán hàng theo ngày của Dân Trí Soft phần mềm sẽ hạch toán rằng doanh số bán hàng của 1 ngày được tính từ sau 6h sáng hôm nay cho đến đúng 6h sáng ngày hôm sau.
 |
| Thiết lập cấu hình doanh thu đến sáng hôm sau để báo cáo doanh thu theo ngày đúng yêu cầu quản lý. |
- Khi cần thay đổi giá tiền giờ ta vào Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> nhấn vào tab Tiền giờ ngày trong tuần >> click chuột vào cột tiền giờ để sửa giá cho đúng >> nhấn Lưu để hoàn tất. Để giá tiền giờ được cập nhật cần yêu cầu nhân viên phải thoát tất cả ứng dụng trên máy tính và điện thoại, sau đó mới đăng nhập lại thì giá thay đổi mới được cập nhật tính toán.
|
| Khai báo giá tiền giờ cho đúng với phân loại phòng/bàn và thời điểm |
B3: Nhập menu vào phần mềm
Nhập ngay thông tin hàng hóa giá bán, tức menu của quán vào phần mềm, để khi order phần mềm tự động tính toán bill thanh toán.
1. Nhóm hàng hóa như nhóm Trái cây, Khai vị, Cà phê, Nước ngọt, Sinh tố, Nước ép, Bia thuốc lá..., được thiết lập theo menu của quán. Vào menu Danh mục >> Nhóm hàng hóa: nhấn Thêm mới để tạo nhóm hàng.
 |
| Danh mục >> Nhóm hàng hóa |
2. Đơn vị tính: vào menu Danh mục >> Đơn vị tính: nhấn Thêm mới để tạo đơn vị tính, ví dụ: Ly, Lon, Chai, Hộp, Đĩa, Phần, Cây...
 |
| Thêm mới Đơn vị tính |
3. Hàng hóa giá bán là thông tin menu của quán. Vào menu Danh mục >> Hàng hóa giá bán: nhấn Thêm mới.
 |
| Danh mục >> Hàng hóa: khai báo menu của quán |
Những định nghĩa rất quan trọng khi khai báo để phần mềm quản lý kho hàng chuẩn: khi khai báo thông tin vào danh mục Hàng hóa tại phần mềm sẽ hiển thị 3 lựa chọn & bạn cần phải lựa chọn chuẩn xác thì phần mềm mới chạy công thức tính toán đúng được:
(1) Check chọn Hàng hóa: Là món hàng được mua sao - bán vậy (Ví dụ: Cocacola, Pepsi, Sting, C2, Không độ, Bò húc, Nước suối...).
(2) Check chọn Thành phẩm: là món bán ra cho khách hàng, thành phẩm được chế biến/pha chế từ nguyên vật liệu để tạo thành (Ví dụ: Sinh tố Bơ được pha chế từ Trái bơ và sữa, tức Ly bơ là Thành phẩm, Trái bơ và sữa là Nguyên vật liệu).
Thủ thuật: để sắp xếp thứ tự hàng hóa trên màn hình bán hàng một cách thuận tiện hơn cho khâu bán hàng, thường là hàng hóa bán nhiều sẽ được xếp ở đầu (thứ tự 1, 2, 3...), hàng hóa ít bán sẽ xếp ở sau thì làm như sau: khi khai báo thông tin Hàng hóa (hoặc Edit hàng hóa) vào tab Thông tin khác và điền thứ tự hiển thị vào dòng Số thứ tự hiển thị để đưa hàng hóa lên đầu hoặc ra xa.
 |
| Ở đây sắp xếp thứ tự món hàng này lên số 1 nên khai báo dòng Số thứ tự hiển thị là 1 |
4. Khai báo nhiều bảng giá cho nhiều loại phòng, nhiều khung giờ: quán có nhiều bảng giá bán mới quan tâm đến mục này, nếu chỉ có cố định 1 bảng giá thì có thể bỏ qua.
(a) Khai báo thời điểm (khung giờ) bán hàng: ví dụ ta có 3 khung giờ là từ 8h - 18h, 18h - 23h và từ 23h đến 8h sáng hôm sau, ta vào menu Danh mục >> Thời điểm bán hàng >> nhấn Thêm mới rồi khai báo tên thời điểm Sáng, giờ bắt đầu 8 giờ 00 phút nhấn Lưu, tiếp theo Thêm mới Tối có giờ bắt đầu 18 giờ 00 phút nhấn Lưu, rồi tiếp tục Thêm mới giờ bắt đầu 23 giờ 00 phút nhấn Lưu.
*** Về logic tiền giờ:
- Nếu tiền giờ là khác nhau giữa ngày trong tuần và ngày cuối tuần/ngày lễ thì cần vào tab Tiền giờ Ngày lễ - cuối tuần để khai báo Tiền giờ và vào Tab Thiết lập ngày lễ để khai báo danh sách các ngày lễ. Với việc khai báo này phần mềm sẽ tự động tính toán Tiền giờ theo logic ưu tiên là Tiền giờ ngày lễ rồi đến Tiền giờ cuối tuần rồi đến Tiền giờ ngày trong tuần.
Nhiều quán có nhiều khu vực được áp dụng giá bán khác nhau, ví dụ giá thường, giá VIP, giá tiền giờ cũng khác nhau vào từng thời điểm trong ngày (tiền giờ Sáng, Tối, Khuya)... Đây là hướng dẫn thiết lập để phần mềm tự động tính giá cho đúng phân loại phòng/bàn.
(a) Khai báo thời điểm (khung giờ) bán hàng: ví dụ ta có 3 khung giờ là từ 8h - 18h, 18h - 23h và từ 23h đến 8h sáng hôm sau, ta vào menu Danh mục >> Thời điểm bán hàng >> nhấn Thêm mới rồi khai báo tên thời điểm Sáng, giờ bắt đầu 8 giờ 00 phút nhấn Lưu, tiếp theo Thêm mới Tối có giờ bắt đầu 18 giờ 00 phút nhấn Lưu, rồi tiếp tục Thêm mới giờ bắt đầu 23 giờ 00 phút nhấn Lưu.
 |
| Khai báo thời điểm bán hàng (khung giờ có sự thay đổi giá tiền giờ) |
(b) Khai báo giá tiền giờ theo khung giờ đã định nghĩa ở trên: bản chất là giá tiền giờ khác nhau ở mỗi khung giờ, việc khai báo này để phần mềm tự động tính toán ra số tiền giờ chính xác theo từng khung giờ và tự động tách tiền giờ ra thành các dòng khác nhau để minh bạch với khách hàng về sự tính toán chính xác, còn người thu ngân/kế toán không cần thao tác gì cả.
- Vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> click vào tab Tiền giờ ngày trong tuần rồi lần lượt gõ giá tiền giờ cho từng loại phòng/bàn tương ứng với từng thời điểm bán hàng >> nhấn Lưu để hoàn tất.
|
| Khai báo giá tiền giờ cho đúng với phân loại phòng/bàn và thời điểm |
(c) Khai báo nhiều bảng giá bán hàng hóa: ví dụ phòng karaoke thường và phòng karaoke VIP có giá bán hàng hóa khác nhau như Bia Tiger lon phòng thường giá 20.000 đồng còn phòng VIP giá là 25.000 đồng... Vậy cách khai báo bảng giá phòng thường và phòng VIP sẽ như thế nào?
- Vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> click vào nút Tạo bảng giá (bước 1) >> thêm tên bảng giá (ví dụ Giá VIP), rồi nhấn Lưu (bước 2) >> gõ giá bán lần lượt cho từng bảng giá (bước 3) >> nhấn Lưu để phần mềm lưu lại giá bán hàng hóa được phân theo loại phòng.
 |
| Khai giá bán khác nhau cho nhiều loại phòng khác nhau |
(d) Liên kết bảng giá bán hàng hóa theo để phần mềm tự động tính toán: ví dụ phòng tiêu chuẩn có giá Sáng, giá Tối, giá Khuya thì thực hiện liên kết như bên dưới để phần mềm tự động tính giá cho bill theo đúng với khai báo. Thực hiện bằng cách vào Danh mục >> Liên kết bảng giá: chọn thông tin cho phù hợp để liên kết, sau đó nhấn Lưu để hoàn tất. Việc này sẽ giúp phần mềm sẽ tự động tính toán giá bán hàng hóa theo đúng theo logic của việc liên kết vừa được lưu.
 |
| Liên kết bảng giá hàng hóa theo từng phân loại phòng |
B4: Khai báo giá tiền giờ
- Để công thức tính tiền giờ hoạt động bắt buộc phải khai báo tiền giờ theo hướng dẫn này.
- Khai báo tiền giờ: vào Danh mục >> Thiết lập bảng giá
 |
| Vào Danh mục >> Thiết lập bảng giá |
- Tiếp theo nhấn vào tab Tiền giờ trong tuần để đơn giá tiền giờ và nhấn Lưu để hoàn tất.
 |
| Vào tab Tiền giờ để khai báo |
- Nếu tiền giờ là giống nhau với tất cả các ngày trong tuần thì chỉ cần khai báo Tiền giờ ngày trong tuần là đủ.
- Nếu tiền giờ là khác nhau giữa ngày trong tuần và ngày cuối tuần/ngày lễ thì cần vào tab Tiền giờ Ngày lễ - cuối tuần để khai báo Tiền giờ và vào Tab Thiết lập ngày lễ để khai báo danh sách các ngày lễ. Với việc khai báo này phần mềm sẽ tự động tính toán Tiền giờ theo logic ưu tiên là Tiền giờ ngày lễ rồi đến Tiền giờ cuối tuần rồi đến Tiền giờ ngày trong tuần.
B5: Order, tính giờ, in bill, tính tiền
Bán hàng, tức là order món (thêm/sửa/xóa món - chuyển bàn), chiết khấu món, giảm giá cả bill, rồi in bill tính tiền cho khách.
Quy trình order món - báo bếp - in hóa đơn thanh toán
Quy trình order món, in bill tính tiền với quán thanh toán tiền sau (khách dùng dịch vụ xong rồi mới in bill tính tiền) sẽ qua các bước sau:
- Nghiệp vụ 1: Chọn Khu vực > chọn Bàn cần order > click chọn món Order, thêm/sửa/tăng/giảm/xóa món order (lúc này bàn có trạng thái màu xanh).
+ Thêm món: click vào món, hoặc tìm tên món click chọn, nếu món đã chọn thì click vào ô số lượng để gõ.
+ Xóa món: nếu muốn xóa luôn cả dòng thì click nút (x) ở bên tay phải màn hình bill.
+ Giảm món: click vào ô số lượng gõ số lượng món sau khi giảm.
- Nghiệp vụ 2: In bar/bếp để bar/bếp nhận thông tin phiếu chế biến nên cần một máy in ở nhà bếp (một số quán bỏ qua bước này mà nhân viên sẽ ghi trên sổ order 2 liên, một liên gửi thu ngân một liên gửi bar/bếp) (lúc này bàn có trạng thái màu cam).
- Nghiệp vụ 3: Tính tiền giờ, in tạm tính hóa đơn để nhân viên phục vụ thu tiền khách hàng (lúc này bàn có trạng thái màu đỏ).
- Nghiệp vụ 4: thu ngân cất tiền vào két đựng tiền, Lưu hóa đơn để hoàn tất và giải phóng bàn về trạng thái trống (lúc này bàn có trạng thái màu trắng).
Về trạng thái bàn tương ứng với màu sắc của bàn:
- Bàn ở trạng thái chưa có khách (bàn trống) là có màu trắng.
- Bàn ở trạng thái đã có khách và bắt đầu chọn món là màu xanh.
- Bàn ở trạng thái đã được in bếp/bar (nếu có thiết lập kịch bản này) sẽ có màu cam như màu của nút In bếp/bar.
- Bàn ở trạng thái đã được in tạm tính sẽ có màu đỏ như màu của nút In tạm tính.
 |
| Màn hình Order món, In bếp/bar, In tạm tính, Lưu hóa đơn |
- Vào menu bán hàng để thực hiện các thao tác lên bill bán hàng: order món, tăng giảm số lượng, xóa món, chiết khấu theo món, giảm giá theo bill..., in tạm tính và lưu hóa đơn.
Các chức năng cần lưu ý:
- Order món (lên món).
- In báo bếp/pha chế (nếu có).
- Chuyển bàn/phòng.
- Chuyển bàn/phòng.
- In hóa đơn (in bill) tạm tính.
- Lưu hóa đơn để giải phóng bàn & báo cáo doanh thu.
- Xem trạng thái bàn.
 |
| Các nút chức năng thường được sử dụng |
Cách cấu hình để in ấn trực tiếp bằng trình duyệt web: đây là cách cấu hình chung cho tất cả ứng dụng muốn in ấn bằng trình duyệt website ví dụ in ấn lệnh chuyển khoản online, in ấn hóa đơn điện tử... đều theo nguyên tác cấu hình này. Đây là hướng dẫn cụ thể với phần mềm Dân Trí Soft:
(1) Sau khi lên đơn hàng nhấn vào nút In hóa đơn, thông thường trình duyệt web sẽ tự động bật lên trang in, nếu trình duyệt không bật trang in thì 99,9% nguyên nhân là trình duyệt web chặn tính năng mở cửa sổ popup để in ấn nên chỉ cần thay đổi để không chặn là sử dụng được (có thể tham khảo bài viết này để hiểu nguyên lý về popup trong trình duyệt).
(2) Khi mở cửa sổ in ấn, ta bắt đầu cấu hình in ấn cho máy in: mục Destination ta chọn See more để hệ thống sẽ tự động dò tất cả máy in và chọn máy in phù hợp.
 |
| Cấu hình để in ấn trực tiếp từ trình duyệt website |
(3) Chọn máy in mặc định cho in ấn, chọn cấu hình khổ in như A4, A5 (nếu có): ảnh dưới là thể hiện máy in bill chuyên dụng cho khổ in 80mm.
 |
| Chọn máy in phù hợp và hệ thống tự động ghi nhớ để lần sau in ấn được tự động |
>> Xem thêm: Để tạo shortcut truy cập nhanh phần mềm DanTriSoft hãy xem 3 Cách Tạo Shortcut Trang Web Đơn Giản Để Truy Cập Nhanh. Kết quả shortcut truy cập nhanh sẽ như ảnh dưới.
 |
| Tạo Shortcut truy cập nhanh phần mềm DanTriSoft |
B6: Xem báo cáo doanh thu
Xem báo cáo doanh thu ngày, tuần, tháng, năm. Vào menu Doanh thu để xem chi tiết các báo cáo này.
 |
| Xem báo cáo doanh thu bán hàng |
1. Danh sách hóa đơn bán hàng: liệt kê danh sách hóa đơn bán hàng được Lưu vào phần mềm.
2. Doanh thu nhóm theo ngày: liệt kê doanh thu nhóm theo ngày.
3. Lịch sử kết ca: tổng hợp lịch sử kết ca của nhân viên thu ngân nếu có dùng chức năng này.
4. Doanh thu hàng hóa: báo cáo chi tiết doanh thu cho từng hàng hóa.
5. Doanh thu chi tiết theo nhóm hàng: báo cáo chi tiết doanh thu cho từng nhóm hàng.
6. Doanh thu nhóm theo khu vực: báo cáo chi tiết doanh thu theo từng khu vực của quán.
7. Biểu đồ doanh thu: các biểu đồ so sánh doanh thu theo tháng, tuần, so sánh hiện tại và quá khứ.
8. Báo cáo tổng hợp: là báo cáo bóc tách cho từng hóa đơn bán hàng.
9. Nhật ký bán hàng: liệt kê chi tiết từng hóa đơn bán hàng.
10. Tổng hợp trả hàng: liệt kê chi tiết các hoạt động trả món trong lúc bán hàng.
11. Báo cáo công nợ phải thu khách hàng: Báo cáo công nợ khách hàng: với quán có bán nợ và sử dụng tính năng quản lý công nợ khách hàng sẽ có báo cáo này.
12. Đơn đặt hàng - hóa đơn theo đơn đặt hàng: dùng cho dịch vụ tích hợp với các app bán hàng.
App order món và app báo cáo
App order bằng điện thoại và app xem báo cáo kinh doanh bằng điện thoại ngày càng trở nên thiết yếu trong thời đại ngày nay, vì tính tiện ích, tiết kiệm và hiệu quả của nó.
App xem báo cáo kinh doanh
App xem báo cáo kinh doanh là tiện ích hỗ trợ người doanh chủ nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi trên điện thoại, giúp tiết kiệm và hiệu quả.
App order món bằng điện thoại
App order món bằng điện thoại được cài đặt miễn phí ngay trên điện thoại của nhân viên, order món bằng điện thoại giúp tăng tốc độ phục vụ, giảm sức lực và thời gian di chuyển của nhân viên, báo chế biến cho bếp/bar nhanh để ra món cho khách, tăng sự hài lòng cho khách hàng.
Chú ý: Để in chế biến báo bếp, in bill thanh toán bằng điện thoại phải cài đặt ứng dụng theo hướng dẫn sau thì mới thực hiện được Cách tải và sử dụng app order bằng điện thoại.
Hướng dẫn sử dụng order món bằng điện thoại
 |
| Cách order bằng điện thoại |
Nâng cao: bán hàng khi mất internet
Hướng dẫn trên là dành cho bán hàng bằng trình duyệt máy tính có internet, trường hợp bị mất internet, không truy cập được internet thì giải pháp bán hàng không cần internet hay còn được gọi là bán hàng offline sẽ như thế nào? Nếu bạn quan tâm đến vấn đề này thì xem hướng dẫn chi tiết bên dưới.
Bước 1: Kích hoạt .NET Framework với Windows 10, nếu Windows 7 thì không cần
Bước 2: Cài đặt hệ thống offline để sử dụng nếu bị mất internet
Trang đăng ký phần mềm miễn phí
- Trang web đăng nhập vào phần mềm tính tiền miễn phí vĩnh viễn Dân Trí Soft www.DanTriSoft.vn dùng được bằng máy tính để bàn, laptop, máy tính bảng, điện thoại, không cần cài đặt sử dụng bằng trình duyệt web như Chrome, Cốc Cốc, Firefox, Microsoft Edge...
- Tại trang đăng nhập có các chức năng:
+ Mã gian hàng, Tên đăng nhập và Mật khẩu: là thông tin phần mềm đã được đăng ký thành công.
+ Đăng ký: khi click vào nút này sẽ mở ra trang đăng ký khởi tạo phần mềm và hoàn toàn miễn phí.
+ Quên mật khẩu: khi bị quên mật khẩu thì click vào nút này để tạo mới lại mật khẩu.
+ Xem hướng dẫn: là trang web hướng dẫn phần mềm, giúp học tập mọi lúc mọi nơi.
 |
| Trang đăng nhập hệ thống phần mềm miễn phí |
Cách khởi tạo phần mềm miễn phí
Nếu đây là lần đầu dùng phần mềm miễn phí Dân Trí Soft bạn cần đăng ký tạo phần mềm, tạo mới dữ liệu kinh doanh để sử dụng phần mềm Dân Trí Soft online, cập nhật tên cửa hàng/shop, địa chỉ, điện thoại...
Bước 1: Mở trình duyệt website, vào DanTriSoft.vn và click vào Đăng ký để khởi tạo phần mềm miễn phí.
 |
| Truy cập DanTriSoft.vn và click vào Đăng ký |
Bước 2: Khai báo thông tin gian hàng để đăng ký sử dụng (khởi tạo phần mềm).
Lưu ý:
- Họ tên, Điện thoại: thông tin của bạn.
- Email đăng ký: bắt buộc phải đúng và mỗi email chỉ được đăng ký khởi tạo để nhận một phần mềm miễn phí.
- Mã gian hàng: viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt (nên đặt mã gian hàng là số di động hoặc tên cửa hàng viết liền không dấu, vd mã gian hàng 0906799838, aloshop, tenshop, tencongty: mã gian hàng là bạn tự đặt). Lời khuyên: nhập số di động vào ô Mã gian hàng này.
- Tên gian hàng (tên cửa hàng, tên quán, tên công ty): là tên đầy đủ của cửa hàng, shop, quán, công ty.
- Địa chỉ: địa chỉ kinh doanh.
- Lĩnh vực kinh doanh: chọn lĩnh vực kinh doanh phù hợp nhất.
- Tên đăng nhập: thường tên đăng nhập là admin.
- Mật khẩu và nhập lại mật khẩu: gõ mật khẩu bí mật dùng để đăng nhập vào phần mềm.
 |
| Khai báo thông tin gian hàng, tên gian hàng, địa chỉ, tài khoản, mật khẩu |
- Để thay đổi tên, địa chỉ, số điện thoại của cửa hàng/shop/quán, bạn phải đăng ký phần mềm thành công sau đó đăng nhập vào phần mềm bằng web, rồi vào Hệ thống >> Quản lý chi nhánh >> nhấn Sửa và đổi lại thông tin và lưu. Sau đó cho đăng xuất rồi đăng nhập lại để mẫu in bill được cập nhật thông tin.
 |
| Thay đổi tên, địa chỉ, số điện thoại cho cửa hàng/shop/quán để thể hiện bên ngoài phiếu thanh toán... |
Chú ý: tất cả các thông tin đều được thay đổi cho phù hợp với nhu cầu, chỉ có Mã chi nhánh là được cố định, vì đây là định danh duy nhất trên hệ thống. Để dễ hiểu thì đây chính là số CMND/căn cước công dân của mỗi người là duy nhất vậy, nếu muốn thay đổi mã chi nhánh thì chỉ có cách khởi tạo lại một gian hàng mới hoàn toàn (tạo một phần mềm mới).
Quên mật khẩu, quên tài khoản
- Khi quên mật khẩu, quên tên đăng nhập, quên mã gian hàng và chỉ còn nhớ duy nhất email đăng ký nhận phần mềm tính tiền miễn phí thì hãy gửi đến email info@gmail.com với:
Tiêu đề: Nhờ cấp lại thông tin đăng nhập phần mềm miễn phí
Nội dung: Hãy cấp lại thông tin đăng nhập phần mềm với mã gian hàng là abcdef và email đăng ký là abcxyz@gmail.com
DanTriSoft sẽ trả lời qua email thông tin đăng nhập vào phần mềm trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận yêu cầu.
Menu Trang chủ
Tổng quan menu Trang chủ
Trang chủ là nơi chứa các dữ liệu, biểu đồ tổng quan của phần mềm. Số liệu này được lấy ra hoàn toàn tự động theo công thức đã được thiết lập, giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan.
Một số định nghĩa ở trang chủ:
- Hôm nay, Hôm qua, Lũy kế tuần này: là thông tin phần mềm lấy ra theo thời gian giờ Việt Nam.
- Tổng hóa đơn, Doanh thu, Thu tiền khác, Tổng tiền chi, Khách trả, Khách nợ: phần mềm lấy thông tin từ các nghiệp vụ có liên quan để cập nhật dữ liệu tại đây, giúp người chủ/quản lý có cái nhìn tổng quan nhanh nhất.
- Cảnh báo hàng tồn: việc cảnh báo hàng tồn được khai báo ở menu Danh mục >> Hàng hóa, hãy xem hướng dẫn chi tiết ở menu Danh mục. Mỗi hàng hóa cần phải khai báo số lượng tối thiểu (mức hàng hóa tối thiểu cần có ở kho, nếu ít hơn thì cần nhập hàng ngay) và số lượng tối đa (mức hàng hóa tối đa có ở kho, nếu nhiều hơn là cảnh báo để không nhập hàng nữa).
- Thống kê: là các biểu đồ thống kê phổ biến như doanh thu nhóm theo thời gian (ngày, tuần, tháng, quý, năm, giờ), doanh thu nhóm theo nhóm hàng.
 |
| Menu Trang chủ |
Quy trình nghiệp vụ tổng quan
Cách học và áp dụng nhanh phần mềm quản lý bán hàng miễn phí Dân Trí Soft khi hiểu được quy trình đơn giản sau:
 |
| Mối liên hệ giữa các chức năng ở phần mềm |
1. Chức năng Bán hàng là trọng tâm của phần mềm quản lý bán hàng này, có mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các nghiệp vụ khác của phần mềm, tức là khi thực hiện được việc Bán hàng là đã dùng được 50% phần mềm rồi đấy. Để bán hàng được thì cần thực hiện:
+ Một là, vào menu Danh mục để tạo Hàng hóa giá bán.
+ Hai là vào Tạo sơ đồ bàn/phòng để định vị trí các bàn/phòng.
+ Ba là, vào menu Bán hàng để thực hiện order món, thêm/xóa món, in báo bếp (nếu có), chuyển/ghép bàn và in hóa đơn.
2. Chức năng Doanh thu: là tất cả các báo cáo có liên quan đến bán hàng.
3. Chức năng quản lý Kho hàng: quản lý tất cả nghiệp vụ liên quan đến kho hàng như nhập kho, giá vốn, công nợ phải trả NCC và lưu ý khi bán hàng phần mềm tự động trừ kho mà không cần lập phiếu xuất kho.
4. Chức năng quản lý thu chi: quản lý sổ quỹ tiền nguồn thu, nguồn chi, quản lý chi phí hoạt động kinh doanh và cho báo cáo lãi lỗ.
5. Chức năng quản lý khách hàng, nhà cung cấp: áp dụng cho từng nghiệp vụ để quản lý tất cả lịch sử giao dịch.
6. Chức năng Khuyến mãi thẻ VIP: quản lý thông tin thẻ VIP - tích điểm, các chương trình khuyến mãi của quán.
7. Chức năng phân quyền: thêm/sửa/xóa/phân quyền tài khoản nhân viên để phòng tránh gian lận.
Nguyên tắc nhập liệu chuẩn mực
Bất cứ phần mềm chuyên nghiệp, có logic chặt chẽ như Dân Trí Soft đều có những nguyên tắc cơ bản khi nhập liệu nhằm chuẩn hóa dữ liệu và công thức tính toán khoa học theo logic chặt chẽ.
 |
| Các nguyên tắc cơ bản trong nhập liệu phần mềm |
1. Mã hàng, mã nhóm, mã kho, mã nhân viên, mã nhà cung cấp, mã khách hàng..., tất tần tật những cái gọi là mã thì có thể là số hoặc chữ đảm bảo phải viết liền, không dấu, không ký tự đặc biệt (các ký tự đặc biệt @, #, $, &...) và các mã không được phép trùng nhau (kiểu như mã căn cước công dân hay CMND là duy nhất trên hệ thống). Mã sau khi tạo không được phép sửa, chỉ được sửa tên, nếu muốn sửa mã thì hãy tạo mới hoặc xóa mã cũ để làm mới lại.
2. Theo logic chuẩn của phần mềm chuyên nghiệp thì Hàng hóa, nhóm hàng, khách hàng, nhóm khách hàng, nhà cung cấp, nhóm nhà cung cấp, nhân viên, nhóm tài khoản.. chỉ được xóa khi và chỉ khi chưa có bất kỳ nghiệp vụ phát sinh liên quan. Ví dụ hàng hóa đã có hóa đơn bán hàng thì sẽ không xóa được, hóa đơn bán hàng sẽ không xóa được nếu đã có phiếu thu tiền công nợ khách hàng, phiếu nhập kho mua hàng không xóa được nếu đã phát sinh phiếu chi tiền trả nợ cho nhà cung cấp... Vì vậy nếu hàng hóa không muốn sử dụng nữa thì vào Sửa sản phẩm và bỏ check chọn Sử dụng là được, bản chất là chỉ ẩn đi không phải xóa trong cơ sở dữ liệu (database). Nếu muốn xóa thì làm theo quy trình ngược, tức là xóa tất cả chứng từ có liên quan trước, sau đó mới xóa cái cần xóa, điều này giúp dữ liệu luôn đúng phòng tránh gian lận, sau khi xóa sạch sẽ thì vào xóa hàng hóa là được. Trường hợp muốn làm mới lại dữ liệu hoàn toàn thì vào Hệ thống >> Cấu hình hệ thống và chọn thanh lý cần thiết để làm mới lại.
3. Nhập dữ liệu có sẵn từ file excel (import từ file excel) không phải là việc làm tùy tiện được mà cần làm đúng 100% theo hướng dẫn của Dân Trí Soft thì việc import mới thành công. Nếu thích tùy tiện, không xem hướng dẫn import từ file excel thì đừng bao giờ dùng phần mềm quản lý vì nó không thuộc về người tùy tiện, phần mềm thuộc về người làm việc khoa học, hướng đến sự hiệu quả, phần mềm dành cho những người ham học hỏi, có trí tuệ.
Cài ứng dụng chuyên cho thu ngân
Nhiệm vụ chính của người thu ngân là nhập món vào phần mềm, thực hiện các nghiệp vụ thêm/sửa/xóa món, in chế biến báo bếp, chiết khấu món, giảm giá bill, in bill thanh toán, thu tiền, quản lý tiền, tổng kết doanh số, báo cáo ca... DanTriSoft phát triển riêng ứng dụng chuyên cho thu ngân, để thuận tiện trong nhập liệu và giúp doanh chủ kiểm soát chặt chẽ, phòng ngừa gian lận.
Video hướng dẫn cài đặt
Bước 1. Kích hoạt .NET Framework với Windows 10, còn với Windows 7 thì không cần làm.
- Vào Control pannel >> click Programs >> click Turn Windows features on or off >> check chọn tất cả các mục có chữ .NET Framework rồi nhấn Ok. Hệ điều hành Windows sẽ khởi chạy dịch vụ của .NET Framework và sẽ yêu cầu tải .NET về máy tính để tự động kích hoạt. Tùy thuộc vào cấu hình máy tính và tốc độ của interent mà quá trình sẽ kéo dài từ 3 - 15 phút.
 |
| Kích hoạt .NET Framework ở Windows 10 |
Hướng dẫn kích hoạt .NET Framework ở Windows10
Chú ý: Nếu bị báo lỗi .NET Framework thì hãy xem hướng dẫn: Sửa lỗi không cài được .NET Framework 3.5 trên Windows 10.
2.1 Đăng nhập phần mềm bằng trình duyệt web www.DanTriSoft.vn, nhấn Tải file cài đặt về máy tính và giải nén file.
 |
| Tải file cài đặt ứng dụng bán hàng trên máy tính |
- Vào thư mục giải nén để cài đặt ứng dụng bán hàng trên máy tính. Vào thư mục giải nén >> vào folder Tools >> click double file có tên Setup để tiến trình cài đặt bắt đầu.
 |
| Cài đặt ứng dụng bán hàng trên máy tính |
 |
| Chọn More info >> tiếp theo chọn Run anyway để phần mềm tự động cài đặt |
 |
| Giao diện của ứng dụng bán hàng của thu ngân cài đặt ở máy tính |
Hướng dẫn cài đặt ứng dụng của thu ngân
- Cách thiết lập máy in bếp/bar (in chế biên/in pha chế): Click vào nút Thiết lập ở góc trên bên trái màn hình >> Thiết lập máy in chế biến >> Hiện ra cửa sổ để thiết lập máy in chế biến cho từng phân nhóm hàng hóa, chọn lần lượt từng nhóm hàng hóa và click vào dòng Máy in để phần mềm tự động dò tìm tất cả máy in có ở hệ thống rồi chọn máy in chuẩn và nhấn Lưu. Nhờ cơ chế này mà Dân Trí Soft có thể thiết lập máy in chế biến ở từng khu khác nhau, ví dụ khu đồ uống in ra máy in đồ uống, khu đồ Á in ra máy in chế biến đồ Á, khu đồ Âu in ra máy in chế biến khu đồ Âu, hải sản máy in hải sản, nướng máy in nướng...
Thiết lập máy in bill, in bếp/bar
Yêu cầu để thiết lập được máy in bill, in bếp/bar trên ứng dụng chuyên thu ngân thì bắt buộc phải cài ứng dụng thu ngân ở trên trước, vì nếu chưa cài thì sẽ không có chức năng này.
- Đầu tiên là tải mẫu in bill chuẩn của Dân Trí Soft bằng cách: vào nút Thiết lập >> Thiết kế mẫu in >> nhấn vào nút Tải mẫu in và chờ trong vài giây để mẫu in chuẩn được cập nhật.
 |
| Cách tải mẫu in ấn chuẩn mặc định của Dân Trí Soft |
- Cách thiết lập máy in bill (in hóa đơn/in phiếu thanh toán): Click vào nút Thiết lập ở góc trên bên trái màn hình >> Thiết lập máy in hóa đơn >> Hiện ra cửa sổ để thiết lập máy in hóa đơn cho từng khu vực của quán. Chọn lần lượt từng khu vực và click vào dòng Máy in để phần mềm tự động dò tìm tất cả máy in rồi chọn máy in chuẩn và nhấn Lưu. Tương tự như vậy với các khu vực khác. Nhờ nguyên lý thiết lập này mà Dân Trí Soft có thể thiết lập máy in hóa đơn riêng biệt cho từng khu vực một cách rất đơn giản.
 |
| Cách thiết lập máy in hóa đơn/in bill/in thanh toán |
 |
| Cách thiết lập máy in chế biến cho từng phân nhóm hàng hóa |
Các chức năng cần lưu ý:
- Order món (lên món).
- In báo bếp/pha chế (nếu có) - phím tắt: F3
- In hóa đơn (in bill) tạm tính - phím tắt: F4
- Ghép bàn, chuyển bàn.
- Lưu hóa đơn để giải phóng bàn & báo cáo doanh thu - phím tắt F5
- Lưu hóa đơn để giải phóng bàn & báo cáo doanh thu - phím tắt F5
- Xem trạng thái bàn.
- In trả món/hủy món: khi món đã được In chế biến, thì khách đổi ý (không dùng nữa hoặc đổi món khác) thì để báo nhà bếp thông tin & quản lý thì thực hiện theo hướng dẫn bên dưới.
 |
| Các nút chức năng và phím tắt để thao tác nhanh trên máy tính |
** Nếu sử dụng ứng dụng bán hàng thu ngân trên máy tính thì sau khi vào bàn nhấn chức năng Hủy món (click vào nút ba chấm chọn Hủy món) >> sau đó chọn biểu tượng chi tiết (ảnh dưới) >> chọn Danh sách trả món >> nhấn In trả hàng thì máy in chế biến ở bếp/bar sẽ in thông tin trả món này để nhà bếp biết và quản lý.
 |
| In trả món trên màn hình bán hàng ở máy tính |
** Nếu sử dụng ứng dụng order bằng điện thoại: sau khi nhấn xóa món >> chọn nút Chức năng >> hiển thị ra cửa sổ chức năng và chọn In trả món thì lệnh in ngay lập tức đẩy xuống máy in bar/bếp
 |
| In trả món trên giao diện app order bằng điện thoại |
Cài offline, phòng khi mất internet
1. Đăng nhập vào ứng dụng bán hàng của thu ngân/kế toán ở máy tính.
2. Vào nút Thiết lập ở góc trên bên trái >> nhấn Thiết lập đồng bộ dữ liệu. Sẽ có 2 bước cần thực hiện gồm bước 1: Tải và cài đặt SQL Server và bước 2: Tải dữ liệu để đồng bộ giữa server và máy tính và tạo lập được database offline cho máy tính.
 |
| Chọn chức năng Thiết lập đồng bộ dữ liệu |
3. Nhấn vào link Tải và cài đặt SQL Server sẽ mở ra link để tải SQL Server về máy tính.
 |
| Tải SQL Server về máy tính |
4. Giải nén file SetupSQL vừa tải về.
 |
| Giải nén file vừa tải về máy tính |
5. Cài đặt SQL Server bằng cách click chuột phải vào file tương ứng với Windows của máy tính >> chọn Run as administrator và chờ đợi tiến trình cài đặt cho đến khi thành công. Tiến trình cài đặt SQL Server mất từ 5 - 15 phút tùy vào cấu hình máy tính. Chờ cài đặt thành công thì qua số 6.
 |
| Cài đặt SQL Server |
6. [RẤT QUAN TRỌNG] Sau khi cài đặt thành công SQLServer ta thực hiện bước 2 của phần thiết lập đồng bộ dữ liệu, nhấn vào nút TẢI DỮ LIỆU: hệ thống sẽ tự động tải dữ liệu từ server về máy tính và khởi tạo database offline. Lưu ý việc làm này chỉ làm một lần duy nhất, vì sau đó hệ thống sẽ tự động đồng bộ theo thời gian thực (realtime).
 |
| Nhấn Tải dữ liệu: việc này chỉ làm 1 lần duy nhất |
Menu Hệ thống
Tổng quan menu Hệ thống
Như tên gọi là hệ thống, menu này có chức năng thiết lập những chức năng liên quan đến hệ thống như là:
- Nhóm người dùng: tạo nhóm cho tài khoản người dùng, ví dụ nhóm thu ngân, nhóm kế toán, nhóm quản lý kho, nhóm quản lý chung...
- Tài khoản người dùng (user): thêm/sửa/ngưng/xóa và phân quyền các tài khoản người dùng trong hệ thống.
- Phân quyền người dùng: phân quyền cho tài khoản sử dụng phần mềm.
- Cấu hình hệ thống: như cấu hình kịch bản in ấn, kịch bản kinh doanh.
- Quản lý chi nhánh: thêm/sửa thông tin cửa hàng/quán/công ty như tên, địa chỉ, điện thoại... và có thể tạo mới cửa hàng với mô hình quản lý chuỗi, thực hiện việc thanh lý chứng từ, thanh lý danh mục... để khởi tạo dữ liệu mới.
- Thiết lập số chứng từ: nhằm thiết lập kịch bản đánh số chứng từ theo nhu cầu riêng, hoặc đơn giản là để mặc định.
- Nhật ký hệ thống: là nơi ghi lại những tác nghiệp xóa của user trên hệ thống (gọi là ghi log) giúp kiểm soát chặt chẽ hơn, tránh thất thoát.
- Đầu kỳ cho công nợ phải thu khách hàng, công nợ phải trả nhà cung cấp: giúp việc chuyển đổi phần mềm khác sang thuận tiện hơn, hoặc chuyển từ quản lý thủ công/excel lên www.DanTriSoft.vn dễ dàng hơn.
 |
| Menu Hệ thống |
Tạo tài khoản người dùng, tạo user
Làm thế nào để tạo tài khoản sử dụng cho nhân viên (user), phân quyền chức năng sử dụng chi tiết, xóa tài khoản, đổi mật khẩu (reset password) tài khoản, phòng ngừa gian dối thất tiền & hàng, cho hay khóa quyền dùng app trên điện thoại...
Chú ý nguyên tắc: Khi phân quyền theo hướng dẫn ở bên dưới xong, cần phải yêu cầu user phải thoát ra và tắt tất cả ứng dụng như ứng dụng trên điện thoại, ứng dụng bán hàng trên máy tính, sau đó mới đăng nhập lại thì chức năng vừa phân quyền mới có hiệu lực.
 |
| Menu Hệ thống để quản lý thông tin người dùng (user) |
Thêm tài khoản người dùng
- Vào Hệ thống >> Tài khoản người dùng.
- Nhấn Thêm mới để Khai báo thông tin người sử dụng phần mềm, khi chọn nhóm người dùng cần chọn nhóm có phân quyền phù hợp ví dụ nhóm order, nhóm thu ngân, nhóm kế toán, nhóm quản lý kho, nhóm quản lý và nhấn Lưu. Tương tự như vậy ta có thể thêm mới thông tin nhân viên kinh doanh, kế toán, thủ kho...
 |
| Vào menu Hệ thống >> click Tài khoản người dùng |
 |
| Nhấn Thêm mới để khai báo Tài khoản người dùng |
Dân Trí Soft phân quyền theo Nhóm người dùng & mặc định phần mềm đã phân các nhóm người dùng như bên dưới, ngoài ra tùy vào đặc thù mà người quản trị (admin) có thể tạo ra các nhóm khác.
- Quản lý chung: Sử dụng tất cả các tính năng của cửa hàng trừ chức năng "Hệ Thống", thường quyền này được gán cho cửa hàng trưởng, được quyền sử dụng xem báo cáo online bằng app trên điện thoại, được quyền order bằng điện thoại như một nhân viên order.
- Thu ngân được phép:
+ Lưu hóa đơn.
+ In chế biến.
+ In hóa đơn.
+ Chuyển bàn.
+ Gộp bàn.
+ Xem và tìm kiếm hóa đơn.
+ Quyền order bằng điện thoại như một nhân viên order
- Kế toán: Được phép Xem và tìm kiếm hóa đơn và các báo cáo trong chức năng Doanh thu.
- Quản lý kho: Quản lý nhà cung cấp, Danh sách kho, Xuất nhập tồn kho, Định lượng hàng hóa, Giá vốn, Báo cáo Xuất Nhập Tồn.
- Nhân viên Order: có chức năng order món, thường được cấp cho nhân viên phục vụ chuyên order.
Lưu ý: Quyền quản trị hệ thống (thông thường là doanh chủ sử dụng, Dân Trí Soft sẽ bàn giao tài khoản có quyền cao nhất này hoặc nếu tự doanh chủ đăng ký dùng thử thì tài khoản đăng ký chính là quyền quản trị hệ thống) có quyền thêm/sửa/xóa/ngưng tài khoản người dùng.
Phân quyền cho tài khoản
[Chú ý rất quan trọng] Trước khi sử dụng chức năng phân quyền bạn cần hiểu rõ, hiểu sâu sắc các chức năng ở phần mềm bán hàng miễn phí DanTriSoft vì nếu phân quyền sai sẽ có nhiều thông báo không cho phép sử dụng phần mềm. Nếu chưa nắm chắc các nghiệp vụ của phần mềm DanTriSoft vui lòng đừng vọc phân quyền, vì càng vọc càng không hiểu gì cả. Ví dụ ảnh dưới là một thông báo Truy cập bị từ chối với lý do là Phân quyền không cho sử dụng, nhưng nhiều người trách phần mềm bị lỗi. Tóm lại, không dùng chức năng phân quyền bừa bãi và chức năng này không dành cho những người thiếu sâu sắc.
- Đăng nhập vào phần mềm vào Hệ thống >> Phân quyền người dùng.
 |
| Vào Phân quyền người dùng |
- Click chuột chọn vào nhóm người dùng, sau đó click chọn Nhóm chức năng, sẽ nhìn thấy phía tay phải là các chức năng chi tiết để check chọn hay bỏ check chọn. Để hoàn tất việc phân quyền nhấn Lưu sau khi check chọn hoặc bỏ check chọn. Chú ý: tài khoản cần phải thoát khỏi ứng dụng thì chức năng mới của phân quyền mới được cập nhật.
 |
| Check chọn hoặc bỏ check chọn để phân quyền chức năng chi tiết |
Điểm quan trọng của phân quyền tại nhóm chức năng "Bán hàng - Doanh thu" để phòng tránh gian lận:
- Với lĩnh vực kinh doanh tính tiền giờ dễ bị thất thoát như sau: thu ngân in bill tính tiền, sau đó vào phần mềm sửa lại giờ vào và giờ ra để tính lại tiền giờ. Ví dụ thực tế phòng/bàn dùng 3 giờ đồng hồ và thu ngân in bill tính tiền đúng 3 giờ, sau đó sửa lại thành 1 giờ nên chỉ hạch toán doanh thu là 1 giờ, tức là thu ngân bỏ túi riêng tiền của 2 giờ, nếu mỗi giờ chỉ 100.000 đồng thì chỉ một bàn/phòng này người thu ngân đã "ăn bớt" 200.000 đồng và thực tiễn "ăn bớt" rất nhiều. Cái khó nhất ở đây là không kiểm soát được tình trạng này vì rất tinh vi, thậm chí nhiều quán dùng phần mềm nhưng không có chức năng phân quyền chặt chẽ chỗ này nên vẫn bị thất thoát hàng triệu đồng thậm chí vài chục triệu đồng mỗi tháng mà người chủ quán không thể biết được vì không có dấu vết (lịch sử) ghi nhận lại.
- DanTriSoft là phần mềm phân quyền chặt chẽ chức năng tính tiền giờ để phòng tránh gian lận trên ở chức năng bán hàng, ở đây sẽ giải thích rõ chức năng "Cho phép sửa giờ vào".
+ Nếu tài khoản không có quyền (không được check chọn) chức năng "Cho phép sửa giờ vào" thì logic của phần mềm khi nhấn Tính tiền giờ thì phần mềm sẽ hiển thị Giờ vào và Giờ ra (kết thúc), người thu ngân xem lại đã đúng chưa, nếu chưa đúng thì được quyền chỉnh lại cho đúng với thực tế. Vì nhiều trường hợp khách đã vào phòng/bàn nhưng nhân viên quên không check tính tiền giờ thì tại đây có thể điều chỉnh lại ngay nhằm tính đúng tính đủ, hạn chế mất doanh thu. Phải kiểm tra thật chính xác vì sau khi nhấn In hóa đơn thì phần mềm sẽ khóa lại không cho phép Sửa giờ.
+ Chỉ với tài khoản có quyền "Cho phép sửa giờ vào" thì sau khi In hóa đơn mới được phép chỉnh sửa giờ trong trường hợp có sai xót. Thông thường người có quyền này là người đáng tin cậy.
 |
| Phân quyền cho phép Sửa giờ vào hay không được sau khi In hóa đơn |
Cách cho phép tài khoản truy cập ứng dụng trên điện thoại
- Với ứng dụng bằng điện thoại thì được phân quyền ngay tại phần nhóm khách hàng: vào menu Hệ thống >> Nhóm người dùng >> nhấn vào Edit để chỉnh sửa là Cho phép sử dụng trên app mobile hay không >> nhấn Lưu và đóng để hoàn tất. Vì vậy tài khoản nào (user) ở trong phân nhóm người dùng nào thì sẽ có quyền hay không có duyền dùng app mobile.
 |
| Cho phép nhóm người dùng có được phép sử dụng app trên mobile hay không. |
Cấu hình hệ thống, xóa dữ liệu mẫu
- Khi muốn xóa trắng tất cả dữ liệu đã dùng thử, hoặc đơn giản là muốn xóa trắng dữ liệu đã tạo để làm mới từ đầu.
- Khi muốn cấu hình các kịch bản in ấn, khổ in, chức năng in ấn...
- Thì vào menu Hệ thống >> Cấu hình hệ thống để thực hiện các mục đích này.
 |
| Chức năng cấu hình hệ thống |
Giải thích thuật ngữ: đầu tiên cần lưu ý chức năng Thanh lý là chức năng quan trọng và có tính hệ thống cao, sau khi thanh lý sẽ không thể phục hồi được nên tuyệt đối cẩn trọng khi dùng chức năng Thanh lý này.
- Thanh lý chứng từ chi nhánh hiện tại: xóa trắng các chứng từ phát sinh như hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho, mua hàng, phiếu thu, phiếu chi... của chi nhánh đang sử dụng.
- Thanh lý danh mục chi nhánh hiện tại: xóa trắng danh mục của chi nhánh hiện tại, ví dụ quán cafe - quán ăn - nhà hàng có danh mục sơ đồ bàn phòng thì chức năng này sẽ xóa trắng danh mục đó. Còn với danh mục cho cả chuỗi thì không có xóa, muốn xóa thì dùng Thanh lý danh mục tất cả chi nhánh.
- Thanh lý danh mục tất cả chi nhánh: xóa trắng tất cả trên toàn hệ thống (nếu chỉ có 1 cửa hàng thì xóa cửa hàng đó, nếu có cả chuỗi thì xóa cả chuỗi cửa hàng) những phần thuộc về menu Danh mục như hàng hóa, giá bán, khách hàng, nhà cung cấp... và tất cả chứng từ phát sinh.
- Reset kho hàng: reset kho về số lượng bằng 0 (chỉ chuyển về mặc định, mà không xóa bất kỳ chứng từ nào có liên quan) cho tất cả hàng hóa, để nhập kho lại từ đầu.
+ Thanh lý là XÓA TRẮNG dữ liệu có liên quan.
+ Reset là khôi phục về mặc định về 0.
 |
| Chức năng thanh lý dữ liệu mẫu |
Quản lý chi nhánh: đổi tên, địa chỉ
- Để thay đổi tên, địa chỉ, số điện thoại... của cửa hàng/shop/quán/công thì vào menu Hệ thống >> Quản lý chi nhánh, ở đây nhấn vào nút Sửa để chỉnh sửa thông tin mới nhất.
- Ngoài ra nếu muốn tạo thêm gian hàng thứ 2, thứ 3,... thứ n theo mô hình quản lý hệ thống chuỗi thì tạo đây chỉ cần nhấn Thêm mới để tạo các gian hàng khác. Và lưu ý chức năng quản lý chuỗi cửa hàng, chuỗi quán là chức năng bản quyền cao cấp với mức phí là 19.990.000 đồng khi khởi tạo chuỗi với cửa hàng đầu tiên và 9.990.000 đồng cho cửa hàng/quán mới. Vì vậy, nếu bạn chỉ có một cửa hàng/quán và cần dùng phần mềm miễn phí thì không nên tạo ra nhiều chi nhánh.
 |
| Quản lý chi nhánh là nơi để sửa Tên cửa hàng, địa chỉ, điện thoại |
Khai báo đầu kỳ phải thu/phải trả
- Để khai báo công nợ đầu kỳ phải thu khách hàng và công nợ đầu kỳ phải trả nhà cung cấp ta vào menu Hệ thống >> Đầu kỳ công nợ phải thu/phải trả, nhấn Thêm mới để nhập dữ liệu đầu kỳ vào phần mềm.
 |
| Đầu kỳ công nợ phải thu khách hàng và công nợ phải trả nhà cung cấp |
Menu Danh mục
Tổng quan menu Danh mục
Danh mục là menu chuyên khai báo các thông tin "khai báo một lần - sử dụng nhiều lần, sử dụng thường xuyên", đó là Hàng hóa, giá bán, khách hàng, nhà cung cấp...
Video hướng dẫn đầy đủ cách thiết lập trong 10 phút
- Các loại Danh mục cần được khai báo:
+ Nhóm hàng hóa: là phân loại nhóm hàng, ví dụ nhóm Coffee, Nước ngọt, Sinh tố...
+ Đơn vị tính: là các đơn vị tính được sử dụng, ví dụ Ly, Lon, Chai, Phần...
+ Hàng hóa: là thông tin hàng hóa.
+ Thiết lập khu vực: đặt tên cho các khu vực của quán.
+ Thiết lập sơ đồ bàn/phòng: được tạo sau bước thiết lập khu vực nhằm tạo sơ đồ bàn/phòng cho từng khu vực.
+ Thiết lập thời điểm bán hàng: nếu quán có bảng giá bán khác nhau theo các khung thời gian khác nhau thì dùng chức năng này để thiết lập.
+ Thiết lập bảng giá: tạo bảng giá bán theo menu.
+ Liên kết bảng giá: dùng để thiết lập mô hình nhiều bảng giá theo nhiều khu vực, theo nhiều thời gian.
+ Thiết lập kho hàng: khai báo thông tin kho hàng, có thể có một hoặc nhiều kho hàng.
+ Nhóm khách hàng: Khách lẻ là nhóm mặc định, ngoài ra có thể thêm nhiều nhóm khác như VIP 1, VIP 2...
+ Khách hàng - thẻ VIP: nhập thông tin chi tiết khách hàng
+ Nhóm nhà cung cấp: ví dụ Nhóm NCC hàng tiêu dùng, Nhóm NCC nước ngọt, Nhóm NCC bia...
+ Nhà cung cấp: nhập thông tin chi tiết của nhà cung cấp.
 |
| Menu Danh mục |
Thêm nhóm hàng, ĐVT
- Nhóm hàng hóa như nhóm Cà phê, Nước ngọt, Sinh tố, Nước ép, Bia thuốc lá..., được thiết lập theo menu của quán.
- Vào menu Danh mục >> Nhóm hàng hóa: nhấn Thêm mới để tạo nhóm hàng.
 |
| Danh mục >> Nhóm hàng hóa |
- Vào menu Danh mục >> Đơn vị tính: nhấn Thêm mới để tạo đơn vị tính, ví dụ: Ly, Lon, Chai, Hộp, Đĩa, Phần, Cây...
 |
| Thêm mới Đơn vị tính |
Thêm hàng hóa giá bán
- Hàng hóa giá bán là thông tin menu của quán. Vào menu Danh mục >> Hàng hóa giá bán: nhấn Thêm mới.
 |
| Thêm mới Hàng hóa và giá bán |
- Những định nghĩa rất quan trọng khi khai báo để quản lý kho hàng chuẩn: khi khai báo thông tin vào danh mục Hàng hóa tại phần mềm sẽ hiển thị 3 lựa chọn và bạn cần phải lựa chọn chuẩn xác thì phần mềm mới chạy công thức tính toán đúng được:
(1) Check chọn Hàng hóa: Là món hàng được mua sao - bán vậy (Ví dụ: Cocacola, Pepsi, Sting, C2, Không độ, Bò húc, Nước suối...).
(2) Check chọn Thành phẩm: là món bán ra cho khách hàng, thành phẩm được chế biến/pha chế từ nguyên vật liệu để tạo thành (Ví dụ: Sinh tố Bơ được pha chế từ Trái bơ và sữa, tức Ly bơ là Thành phẩm, Trái bơ và sữa là Nguyên vật liệu).
Thủ thuật: để sắp xếp thứ tự hàng hóa trên màn hình bán hàng một cách thuận tiện hơn cho khâu bán hàng, thường là hàng hóa bán nhiều sẽ được xếp ở đầu (thứ tự 1, 2, 3...), hàng hóa ít bán sẽ xếp ở sau thì làm như sau: khi khai báo thông tin Hàng hóa (hoặc Edit hàng hóa) vào tab Thông tin khác và điền thứ tự hiển thị vào dòng Số thứ tự hiển thị để đưa hàng hóa lên đầu hoặc ra xa.
|
| Ở đây sắp xếp thứ tự món hàng này lên số 1 nên khai báo dòng Số thứ tự hiển thị là 1 |
Khai báo giá tiền giờ
- Để công thức tính tiền giờ hoạt động bắt buộc phải khai báo tiền giờ theo hướng dẫn này.
- Khai báo tiền giờ: vào Danh mục >> Thiết lập bảng giá
|
| Vào Danh mục >> Thiết lập bảng giá |
- Tiếp theo nhấn vào tab Tiền giờ trong tuần để đơn giá tiền giờ và nhấn Lưu để hoàn tất.
|
| Vào tab Tiền giờ để khai báo |
- Nếu tiền giờ là giống nhau với tất cả các ngày trong tuần thì chỉ cần khai báo Tiền giờ ngày trong tuần là đủ.
- Nếu tiền giờ là khác nhau giữa ngày trong tuần và ngày cuối tuần/ngày lễ thì cần vào tab Tiền giờ Ngày lễ - cuối tuần để khai báo Tiền giờ và vào Tab Thiết lập ngày lễ để khai báo danh sách các ngày lễ. Với việc khai báo này phần mềm sẽ tự động tính toán Tiền giờ theo logic ưu tiên là Tiền giờ ngày lễ rồi đến Tiền giờ cuối tuần rồi đến Tiền giờ ngày trong tuần.
Thiết lập khu vực
- Với mô hình bán hàng lĩnh vực karaoke - bida thì bắt buộc phải có thiết lập khu vực, ví dụ khu vực Sân vườn, khu vực Phòng lạnh, nếu quán không phân chia khu vực bán hàng thì ta tạo 1 khu vực duy nhất là khu vực Bán hàng. Việc thiết lập khu vực là bước đầu tiên để thiết lập sơ đồ bàn/phòng cho phần mềm.
- Vào menu Danh mục >> Thiết lập khu vực: nhấn Thêm mới để tạo các khu vực.
 |
| Vào menu Danh mục >> Thiết lập khu vực |
Thiết lập sơ đồ bàn/phòng
- Sau khi Thiết lập xong khu vực thì cho thiết lập sơ đồ bàn/phòng. Vào menu Danh mục >> Thiết lập sơ đồ bàn/phòng: nhấn thêm mới để thiết lập sơ đồ bàn/phòng theo đúng yêu cầu.
 |
| Danh mục >> Thiết lập sơ đồ bàn/phòng |
Chú ý:
- Để đổi tên bàn/phòng, bạn chỉ cần nhấp vào bàn/phòng vừa tạo, sẽ mở ra cửa sổ để thay đổi tên: ví dụ muốn đổi tên bàn PL09 thành Lạnh09 chỉ cần click vào thông tin phòng và sửa tên (lưu ý số lượng ký tự tối đa là 5, nếu nhiều hơn 5 ký tự thì vấn đề hiển thị tên bàn/phòng sẽ bị mất/thiếu chữ).
- Với bàn/phòng không muốn sử dụng nữa, chỉ cần click vào bàn/phòng đó, sẽ mở cửa sổ và bỏ nút check chọn Có sử dụng thì bàn/phòng đó sẽ bị ẩn và không hiển thị trên màn hình tính tiền nữa.
 |
| Chỉnh sửa tên bàn theo sở thích, hoặc check bỏ chọn sử dụng để không dùng nữa |
Thời điểm bán hàng
- Nếu quán sử dụng chung một bán giá bán cho cả ngày thì không cần khai báo, tức không cần quan tâm đến chức năng này cho khỏi đau đầu.
- Nếu quán có giá bán khác nhau theo khung giờ (thời điểm) thì khai báo ở đây, ví dụ Ca sáng từ 6:00 - 18:00 và Ca tối là 19:00 - 6:00 sáng hôm sau. Vào menu Danh mục >> Thiết lập thời điểm bán hàng: nhấn Thêm mới để thiết lập.
 |
| Danh mục >> Thiết lập thời điểm bán hàng |
Thiết lập bảng giá
- Đây là chức năng dùng để khai báo nhiều bảng giá bán, hoặc sửa bảng giá bán nhanh, nếu quán chỉ có 1 bảng giá bán thì không cần quan tâm chức năng này.
- Khai báo giá bán hàng hóa: vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá hàng hóa: Nhấn thêm mới để tạo thêm bảng giá, nhấn nút Sửa để thay đổi giá bán theo nhu cầu.
 |
| Cách chỉnh sửa giá bán cho menu |
- Để khai báo Tiền giờ bạn vào Danh mục >> Thiết lập bảng giá
|
| Vào Danh mục >> Thiết lập bảng giá |
- Tiếp theo nhấn vào tab Tiền giờ trong tuần để đơn giá tiền giờ và nhấn Lưu để hoàn tất.
|
| Vào tab Tiền giờ để khai báo |
- Nếu tiền giờ là giống nhau với tất cả các ngày trong tuần thì chỉ cần khai báo Tiền giờ ngày trong tuần là đủ.
- Nếu tiền giờ là khác nhau giữa ngày trong tuần và ngày cuối tuần/ngày lễ thì cần vào tab Tiền giờ Ngày lễ - cuối tuần để khai báo Tiền giờ và vào Tab Thiết lập ngày lễ để khai báo danh sách các ngày lễ. Với việc khai báo này phần mềm sẽ tự động tính toán Tiền giờ theo logic ưu tiên là Tiền giờ ngày lễ rồi đến Tiền giờ cuối tuần rồi đến Tiền giờ ngày trong tuần.
Liên kết bảng giá
- Liên kết bảng giá: dùng để thiết lập mô hình nhiều bảng giá theo nhiều khu vực, theo nhiều thời gian.
- Với quán chỉ có duy nhất một bảng giá được áp dụng cho tất cả thì không cần quan tâm đến chức năng này cho khỏi đau đầu.
- Liên kết bảng giá theo khu vực: ví dụ khu sân vườn có giá thường, khu phòng lạnh có giá phòng lạnh thì thực hiện liên kết như bên dưới để phần mềm tự động tính giá cho bill theo đúng với khai báo. Vào Danh mục >> Liên kết bảng giá: chọn thông tin cho chính xác sau đó nhấn Lưu để hoàn tất.
|
| Liên kết giá bán: thiết lập giá bán khác nhau cho khu vực khác nhau, nhiều thời điểm khác nhau |
Thêm khách hàng, nhà cung cấp
- Thêm thông tin khách hàng:
+ Bước 1: tạo mới nhóm khách hàng bằng cách vào menu Danh mục >> Nhóm khách hàng, lưu ý mỗi nhóm khách hàng bắt buộc phải được gán với một bảng giá, nếu chỉ có duy nhất 1 bảng giá thì gán vào bảng giá mặc định.
+ Bước 2: thêm thông tin chi tiết khách hàng (KH), vào menu Danh mục >> Khách hàng - thẻ VIP, gõ thông tin chi tiết và nhấn Lưu để hoàn tất.
- Thêm thông tin nhà cung cấp: tương tự như thêm thông tin khách hàng, cũng gồm 2 bước là thêm mới nhóm nhà cung cấp và thêm chi tiết thông tin nhà cung cấp.
Nhập từ file excel (import từ excel)
Bạn có sẵn danh sách hàng hóa, giá bán bằng file excel và muốn đưa danh sách này vào phần mềm Dân Trí Soft bằng chức năng import dữ liệu, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách thực hiện inport từ file excel.
Trải nghiệm nhanh chức năng import từ excel
Chú ý: Khi import bằng excel cần tuân thủ nguyên tắc là mã hàng không được phép trùng nhau, xem thêm hướng dẫn: Cách lọc trùng mã hàng trong Excel.
Bước 1: Tải file excel mẫu của Dân Trí Soft
Vào menu Danh mục >> Hàng hóa >> Import >> Click vào Download Template để tải file excel mẫu về máy tính.
 |
| Tải file excel mẫu để nhập liệu và import vào phần mềm |
Bước 2: Điền các thông tin Hàng hóa, Thành phẩm, Nguyên vật liệu vào file mẫu hàng hóa
Lưu ý: Để đảm bảo hệ thống phần mềm hoạt động ổn định, Dân Trí Soft chỉ cho phép import từ file excel tối đa là 200 dòng dữ liệu (tức 200 món hàng). Nếu danh mục nhiều hơn 200 dòng thì sẽ tách ra nhiều file để import lần lượt.
 |
| Điền thông tin hàng hóa vào file excel mẫu của DanTriSoft |
Các yêu cầu bắt buộc để import thành công
Mã hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã hàng khác.
Tên hàng: Tên của hàng hóa nào đó.
ĐVT (Đơn vị tính): là đơn vị tính bán ra của quán, ví dụ là lon, chai, bịch...
Mã nhóm hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã nhóm hàng khác.
Tên nhóm hàng: Tên nhóm hàng của hàng hóa.
Số lượng tối đa/Số lượng tối thiểu: Khi bạn nhập kho hơn số lượng tối đa hoặc Hàng hóa, Nguyên vật liệu thấp hơn số tối thiểu phần mềm sẽ cảnh báo trong phần "Báo cáo tồn kho", không nhập cũng được.
Hàng hóa/Thành phẩm/Nguyên vật liệu: bước này rất quan trọng để phần mềm tính toán và quản lý kho hàng chuẩn xác, vì đặc thù lĩnh vực kinh doanh này là có hàng mua sao bán vậy, và hàng phải chế biến ra (có thể có công thức tính định lượng), việc khai báo này giúp phần mềm hiểu được công thức.
Hàng hóa điền "0": Là món hàng được mua sao - bán vậy (Ví dụ: Cocacola, Pepsi, Sting, C2, Không độ, Bò húc, Nước suối...).
Thành phẩm điền "1": là món bán ra cho khách hàng, thành phẩm được chế biến/pha chế từ nguyên vật liệu để tạo thành (Ví dụ: Ly sinh tố Bơ được pha chế từ Trái bơ và sữa, tức Ly bơ là Thành phẩm, Trái bơ và sữa là Nguyên vật liệu).
Nguyên vật liệu điền "2": Để tạo ra thành phẩm (Ví dụ: Đường, Cà phê bột, Sữa v.v).
Giá vốn mua hàng: Chỉ điền đối với Hàng hóa và Nguyên vật liệu, mục đích khai báo ở đây là khi bạn làm động tác nhập kho phần mềm sẽ tự động lấy ra thông tin giá vốn này để bạn khỏi mất nhiều thời gian phải gõ lại.
Image: Bạn tìm ảnh trên internet và sao chép địa chỉ hình ảnh (URL của ảnh) để đưa vào file hàng hóa.
Giá bán: đây là giá bán lẻ của hàng hóa, nếu quán chỉ có 1 bản giá bán duy nhất thì nhập vào đây luôn. Sau khi import bảng giá cũng tự động được đưa vào phần mềm. Trường hợp quán có nhiều bảng giá bán khác nhau thì xem mục import bảng giá chi tiết hơn ở mục bên dưới.
Bước 3: Import file excel hàng hóa vừa khai báo vào phần mềm.
Vào menu Danh mục >> Hàng hóa >> chọn chức năng Import hàng hóa >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file excel chứa dữ liệu hàng hóa vừa tạo ra >> nhấn Import Data, chờ trong 1 - 5 phút để dữ liệu được cập nhật vào phần mềm.
 |
| Tải file excel để import dữ liệu vào phần mềm |
Bước 4: Import giá bán: bước này chỉ dành cho quán có nhiều bảng giá bán ví dụ giá thường, giá phòng lạnh, giá VIP...
Bước 4.1: Tạo bảng giá bán vào phần mềm: vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> nhấn Tạo bảng giá & điền thông tin bảng giá (ví dụ giá thường, giá phòng lạnh, giá VIP...) và nhấn Lưu.
Bước 4.2: Tải file excel import mẫu dành cho bảng giá của Dân Trí Soft bằng cách vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> Import >> Download Template để tải file excel mẫu bảng giá về máy tính.
Bước 4.3: Điền thông tin giá bán vào file mẫu.
Chỉ cần copy mã và tên của các Hàng hóa và Thành phẩm từ file excel nhập liệu hàng hóa đã khai báo ở trên qua file excel giá bán => Điền thông tin giá bán và lưu file.
 |
| Khai báo thông tin hàng hóa và giá bán vào file bảng giá mẫu của Dân Trí Soft |
Bước 4.4: Import file giá bán vừa làm xong vào phần mềm, bằng cách: vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> nhấn nút Import >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file excel bảng giá vừa khai báo xong >> kéo để chọn bảng giá để import vào phần mềm (ví dụ giá thường, giá phòng lạnh, giá VIP...) >> nhấn Import data, chờ trong 1 - 5 phút để dữ liệu được cập nhật vào phần mềm.
Tạo giỏ hàng mặc định cho phòng
Mỗi phòng hát đều để sẵn Giỏ hàng gồm snack, khô bò, hạt điều, đậu phộng, khăn lạnh…, trước khi tính tiền nhân viên sẽ kiểm đếm và làm nghiệp vụ trả món. Vấn đề này được giải quyết hoàn toàn tự động với phần mềm quản lý quán karaoke của Dân Trí Soft với việc setup đơn giản được người chủ hoặc người quản lý thực hiện, còn nhân viên chỉ việc thao tác bán hàng, in bill vì tất cả đã được tự động hóa.
>>> Xem chi tiết hướng dẫn: Tạo giỏ hàng mặc định cho phòng karaoke
Menu Kho hàng
Tổng quan menu Kho hàng
Menu kho hàng là nơi xử lý tất cả các nghiệp vụ liên quan đến kho hàng như:
- Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho.
- Phiếu chuyển kho.
- Tính giá vốn.
- Báo cáo nhập xuất tồn và Thẻ kho được tích hợp ở báo cáo nhập xuất tồn này.
- Cảnh báo hàng tồn kho.
- Quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
 |
| Chức năng quản lý Kho hàng tại menu Kho hàng |
Menu kho hàng có liên quan chặt chẽ với menu Bán hàng là khi bán hàng phần mềm tự động trừ kho, ngoài ra còn liên quan chặt chẽ đến sổ quỹ tiền vì có thanh toán tiền mua hàng, liên quan đến giá vốn hàng bán ở báo cáo kết quả kinh doanh.
Chú ý quan trọng:- Nếu từ trước đến nay bạn chưa quan tâm đến việc quản lý kho hàng và chưa sử dụng chức năng nào ở menu Kho hàng này.- Hoặc Trong quá trình nhập liệu kho hàng, bán hàng dẫn đến số liệu tồn kho không chính xác và có mong muốn làm mới lại kho hàng, tức reset kho hàng về mặc định là bằng 0, rồi nhập liệu lại từ đầu, nhập liệu số liệu kho đúng ngay từ lúc này.=> Ta sử dụng chức năng Reset kho hàng về mặc định bằng 0 như sau: Vào chức năng này tại menu Hệ thống >> Cấu hình hệ thống: tại tab Thanh lý dữ liệu, nhấn chọn reset kho hàng và chọn Thanh lý, sau đó nhấn Đồng ý. Việc Reset kho hàng có ý nghĩa: reset kho về số lượng bằng 0 (chỉ chuyển về mặc định, mà không xóa bất kỳ chứng từ nào có liên quan) cho tất cả hàng hóa, để nhập kho lại từ đầu.
 |
| Hệ thống >> Cấu hình hệ thống: tại tab Thanh lý dữ liệu, nhấn chọn reset kho hàng, nhấn Đồng ý |
Tổng quan và định nghĩa chuẩn tại menu Kho hàng (3 video dưới)
Tạo phiếu nhập kho
Thêm mới phiếu nhập kho hàng hóa, giá vốn để bước đầu kiểm soát kho hàng.
- Vào menu Kho hàng >> Phiếu nhập kho >> nhấn Thêm mới >> Tìm tên hàng hóa, điền số lượng, giá vốn (hoặc thành tiền) (nếu không cần quản lý số tiền thì các ô này không cần nhập gì cả) >> nhấn Thêm dòng
 |
| Lập phiếu nhập kho |
Chú ý:
Ở dòng Loại nhập kho: mặc địch sẽ được chọn là Nhập kho nội bộ, có thể chọn loại nhập kho khác theo đúng nhu cầu. Giải thích ý nghĩa của các phân loại nhập kho như sau:
+ Nhập kho nội bộ: là nghiệp vụ nhập kho mà không cần quản lý đến công nợ phải trả nhà cung cấp, giúp việc quản lý gọn hơn, phù hợp với cửa hàng nhỏ không phát sinh công nợ phải trả nhà cung cấp.
+ Nhập điều chỉnh tăng kho: là nghiệp vụ cân chỉnh kho, thực tế khi kiểm kho hàng hóa thấy có sự sai lệch sẽ dùng nghiệp vụ này & phát sinh khi làm động tác kiểm kê hàng hóa (xem thêm phần 3 bên dưới về chức năng kiểm kê này).
+ Nhập thành phẩm: ở đây tương tư như hàng hóa nhưng nó được tạo từ nguyên vật liệu, ví dụ: bánh bông lan, bánh sinh nhật... (rất ít khi dùng nghiệp vụ này).
+ Nhập mua hàng: tức là nghiệp vụ lập phiếu mua hàng, ghi nhận công nợ phải trả NCC (nhà hàng, quán ăn, quán cà phê cần quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp đặc biệt chú ý chức năng này).
Hướng dẫn nhập - xuất kho hàng hóa
Nghiệp vụ mua hàng công nợ
Khi mua hàng và phát sinh công nợ phải trả cho nhà cung cấp thì làm cách nào để quản lý công nợ phải trả cho tất cả nhà cung cấp, cho chi tiết từng nhà cung cấp?
- Khi tạo Phiếu nhập kho >> chọn phân loại là Nhập mua hàng, khi đó phần mềm sẽ bắt buộc phải chọn Nhà cung cấp bằng cách tìm kiếm nếu danh sách đã có sẵn hoặc click vào nút bên dưới Tạo NCC (tạo nhà cung cấp) để nhập mới.
- Ảnh dưới minh họa như sau: mua hàng từ nhà cung cấp CH Thực Phẩm trị giá 14.917.662 đồng và lần này chỉ thanh toán 5.000.000 đồng, tức công nợ phải trả cho nhà cung cấp được tăng thêm = 14.917.662 - 5.000.000 = 9.917.662 đồng.
- Để thanh toán công nợ phải trả nhà cung cấp hãy xem thêm menu Thu chi tiền để lập Phiếu chi tiền với Loại phiếu chi là trả nợ cho nhà cung cấp.
 |
| Lập phiếu mua hàng để quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp |
- Với dòng Đơn giá mua (tức giá vốn) nếu ít biến động, bạn có thể khai báo mặc định bằng cách vào menu Danh mục >>> Hàng hóa: Tìm kiếm hàng hóa, rồi nhấn vào Edit món hàng, sau đó nhấn vào tab Thông tin khác và gõ giá vốn vào dòng Giá vốn mua hàng.
 |
| Có thể khai báo giá vốn mặc định của hàng hóa |
Nhập kho hàng cho đầu kỳ
Khi bắt đầu dùng phần mềm DanTriSoft thì trong thực tế hàng hóa đã có sẵn trong kho, vậy làm thế nào để nhập kho và quản lý giá vốn trong phần mềm.
Vào Dân Trí Soft thực hiện nghiệp vụ Nhập kho, chọn phân loại Nhập kho nội bộ cho tất cả hàng hóa đang có trong kho về số lượng và giá vốn (nếu muốn quản lý giá vốn chuẩn, vì phần mềm DanTriSoft tính giá vốn theo phương pháp trung bình) và ghi chú là Nhập kho đầu kỳ, để sau này dễ dàng kiểm tra. Hoặc có cách khác hơi phức tạp hơn là làm nghiệp vụ Nhập kho đầu kỳ.
Tạo phiếu xuất kho
Nghiệp vụ xuất kho thường được sử dụng trong trường hợp xuất kho hủy hoặc xuất kho sử dụng nội bộ vì không bán. Vì logic khi bán hàng phần mềm đã tự động xuất kho, với hàng hóa mua sao bán vậy thì tự động trừ kho, với thành phẩm định lượng thì công thức định lượng sẽ tính toán và cũng tự động trừ kho.
- Vào menu Kho hàng >> Phiếu xuất kho để Thêm mới Phiếu xuất kho.
Tạo phiếu chuyển kho
Trường hợp quán có nhiều kho hàng và luân chuyển hàng hóa trong nội bố thì dùng chức năng chuyển kho này. Vào menu Kho hàng >> Phiếu chuyển kho để Thêm mới Phiếu chuyển kho.
Tạo phiếu kiểm kê
Theo định kỳ (theo quý, theo tháng hay theo tuần) sẽ có công tác kiểm tra hàng hóa để xem số liệu giữa phần mềm (lý thuyết tính toán) và thực tiễn (hàng có trong kho) có bị thất thoát hay không? Cách thức thực hiện trên phần mềm DanTriSoft như sau.
Cách 1: Kiểm kê và cân chỉnh kho trực tiếp ở phần mềm
Vào chức năng để tạo phiếu kiểm kê bằng cách: đăng nhập phần mềm www.DanTriSoft.vn vào menu Kho hàng >> Phiếu kiểm kê >> nhấn Thêm mới. Ở form phiếu kiểm kê này ta lần lượt thực hiện:
 |
| Tạo phiếu kiểm kê để cân chỉnh hàng hóa |
(1) Chọn kiểm kê kho của kho hàng nào.
(2) Chọn thời gian kiểm kê đến khi nào (tức là phần mềm sẽ lấy số liệu tồn kho đến ngày đó theo đúng công thức của Dân Trí Soft).
(3) Nhấn nút Lấy tồn kho để phần mềm load tất cả số liệu tồn kho được ghi nhận ở phần mềm.
(4) Gõ số lượng kiểm kê thực tế của hàng hóa vào cột Kiểm kê: phần mềm sẽ tự động tính toán cho cột Chênh lệch và đưa ra hướng giải quyết ở cột Xử lý (là nhập kho hay xuất kho điều chỉnh).
(5) Nhấn Lưu để động tác gõ thông tin số lượng kiểm kê được ghi nhận.
(6) Sau cùng phải nhấn vào nút chức năng Xử lý khi số liệu đã chuẩn để phần mềm tự động điều chỉnh số lượng ở phần mềm bằng đúng với số lượng kiểm đếm ở khâu kiểm kê. Hoặc có thể nhấn Lưu để nhớ tạm và sau đó cũng phải nhấn vào nút Xử lý sau để hoàn thành nghiệp vụ kiểm kê.
 |
| Nhấn chức năng Xử lý thì phần mềm sẽ tự động tính toán để cân chỉnh kho đúng số liệu thực tế |
Khi nhấn Xử lý thì số liệu kho sẽ được đưa về đúng với thực tế, nếu số lượng hàng bị thất thoát thì phần mềm sẽ hạch toán là hàng hóa bị xuất hủy, được hạch toán là thất thoát, còn nếu hàng hóa bị nhầm lẫn nên số lượng thực tế nhiều hơn số lượng báo cáo trong phần mềm thì hàng hóa được nhập thêm được hạch toán tăng số lượng kho. Hãy kiểm tra lại báo cáo kho hàng sẽ có sự thay đổi cho đúng thực tế.
Chú ý: dễ dàng xuất ra file excel danh sách hàng tồn kho, rồi dùng file này để in ấn và sau đó kiểm đếm để ghi vào, thực hiện bằng một trong 2 cách:
- Cách 1: Tại form Phiếu nhập kho ở trên >> nhấn Lưu >> sau đó nhấn nút Export để xuất ra file excel.
- Cách 2: vào menu Kho hàng >> Báo cáo tồn kho >> chọn điều kiện lọc cho đúng và nhấn tìm kiếm >> tiếp theo nhấn nút Export để xuất ra file excel.
Cách 2: Kiểm kê và cân chỉnh bằng import file excel
Quy trình cách làm này:
(1) Export ra file excel hàng hóa tồn kho.
(2) Dùng file excel được export để kiểm đếm hàng hóa thực tế ở kho và gõ số lượng vào file excel.
(3) Import file excel đã kiểm đếm vào phần mềm để phần mềm tự động tính toán việc cân chỉnh.
(4) Nhấn Xử lý để phần mềm tự động điều chỉnh số liệu cho đúng thực tế kiểm đếm.
Lần lượt thực hiện từng bước như sau:
(1) Export ra file excel hàng hóa tồn kho: tại form Phiếu nhập kho ở trên >> phải nhấn Lưu trước >> sau đó nhấn nút Export để xuất ra file excel.
Khi nhấn Xử lý thì số liệu kho sẽ được đưa về đúng với thực tế, hàng hóa bị xuất hủy được hạch toán là thất thoát, hàng hóa được nhập thêm được hạch toán tăng số lượng kho và giá vốn. Hãy kiểm tra lại báo cáo kho hàng sẽ có sự thay đổi cho đúng thực tế.
 |
| Export ra file excel danh sách hàng hóa & số lượng tồn kho theo phần mềm |
(2) Dùng file excel đã export để kiểm đếm hàng hóa: sau kiểm đếm sẽ nhập số lượng vào file excel.
 |
| Chỉ cần nhập vào cột SL kiểm kê số lượng hàng hóa tồn kho khi kiểm đếm |
(3) Import file excel đã kiểm kê vào phần mềm: vào form Phiếu kiểm kê >> nhấn nút Import >> mở form import, chọn file excel đã kiểm kê >> nhấn Import để phần mềm đưa số liệu vào hệ thống.
 |
| Import file excel đã được kiểm đếm chuẩn xác vào lại phần mềm |
(4) Nhấn Lưu và sau đó nhấn Xử lý để phần mềm tự động điều chỉnh số liệu cho đúng thực tế kiểm đếm.
 |
| Nhấn chức năng Xử lý thì phần mềm sẽ tự động tính toán để cân chỉnh kho đúng số liệu thực tế |
Khai báo định lượng
- Đặc thù lĩnh vực kinh doanh này là có 2 dạng hàng bán: hàng mua sao bán vậy ví dụ Coca, Pepsi, Sting... và hàng bán có công thức tính định lượng, tức là món hàng bán ra được tạo ra từ một loại nguyên vật liệu hay hàng hóa nào đó, ví dụ cafe đá được tạo ra từ bột cafe, Sting sữa được tạo ra từ sting và sữa... Do đó khâu khai báo thông tin hàng hóa cần làm theo đúng định nghĩa sau để check chọn cho chính xác:
* Hàng hóa: là thông tin món hàng bán ra theo dạng mua sao bán vậy ví dụ Coca, Pepsi, Sting...
* Thành phẩm: là thông tin ở menu được bán ra nhưng không phải là hàng hóa vì thành phẩm được tạo thành từ Nguyên vật liệu hay Hàng hóa, ví dụ: cafe đá là thành phẩm vì được tạo ra từ Nguyên liệu cafe bột với định lượng 1kg cafe bột = 40 ly cafe đá, sting sữa là thành phẩm & nó được tạo ra từ hàng hóa là Sting & nguyên vật liệu là sữa với công thức định lượng sting sữa = 1 sting lon + 0.01kg sữa.
* Nguyên vật liệu: là cái cần quản lý kho nhưng không có bán ra, ví dụ cafe bột, thịt, trứng...
Khai báo công thức định lượng
Việc khai báo công thức định lượng đóng vai trò rất quan trọng với việc quản lý kho hàng nguyên vật liệu và thành phẩm. Thông thường công thức định lượng này được bếp/bar cung cấp để quán tính giá thành và ta dùng nó để nhập vào phần mềm.
Hướng dẫn quản lý tính định lượng hàng hóa
- Vào menu Kho hàng >> Khai báo định lượng để thiết lập công thức. Cần hiểu rõ bản chất việc khai báo định lượng để khai báo chính xác.
(1) Nhập công thức định lượng vào phần mềm: ví dụ bartender đưa công thức 1 ly cafe đá/nóng = 0,25kg bột cà phê (tức 1 kg cà phê làm được 40 ly cafe) + 1 gói đường nhỏ.
(2) Nhập thời gian áp dụng công thức này (tức công thức này bắt đầu có hiệu lực vào ngày nào).
(3) Khi bán hàng hệ thống phần mềm sẽ tính toán định lượng để quản lý kho cho chuẩn xác (thông thường việc tính định lượng sẽ được hệ thống phần mềm tính toán tự động vào cuối ngày).
Chú ý: Trường hợp tính định lượng nhưng hệ thống phần mềm chưa tính ra được kết quả thì Dân Trí Soft sẽ tự động chạy tính toán công thức định lượng vào khoảng thời gian từ 0h - 5h30 sáng hôm sau, vì công thức phức tạp đòi hỏi tài nguyên tính toán lớn từ hệ thống máy chủ. Do đó việc xem báo cáo chính xác nhất là khi chưa phát sinh nghiệp vụ bán hàng của ngày hôm sau. Khi bán hàng thì phần mềm chỉ tính trừ kho cho danh mục được chọn là hàng hóa (theo thời gian thực), còn những thành phẩm & nguyên vật liệu sẽ được tính toán định lượng sau.
 |
| Form khai báo thông tin công thức tính định lượng |
Ví dụ tình huống định lượng thực tế
Một ví dụ về việc khai báo thông tin hàng hóa và công thức định lượng cho nhà hàng hải sản:
Ví dụ 1: Nhà hàng nhập Cua biển theo đơn vị tính kg để kinh doanh, trong menu có món Lẩu cua biển. Khi bán hàng theo các bước: khách chọn cua => cân kg => chế biến theo yêu cầu => tính tiền theo kg cân cua. Ví dụ khách chọn mua 1,85 kg cua biển và dùng món lẩu cua biển với giá niêm yết là 500.000đ/kg. Để làm đúng cho việc khai báo định lượng ta làm như sau:
+ Khi khai báo thông tin hàng hóa ta làm: khai báo món Cua biển là nguyên vật liệu (NVL) đơn vị tính là kg, khi nhập kho sẽ nhập là kg. Khai báo món Lẩu cua biển là thành phẩm đơn vị tính là cái/nồi giá bán 500.000 đ/cái.
+ Cách khai báo công thức định lượng: 1 Lẩu cua biển = 1 kg Cua biển.
+ Khi bán hàng: lên món Lẩu cua biển thì ở cột số lượng sẽ gõ đúng theo khối lượng thực tế cân cua, ví dụ ở trên là gõ 1,85 kg. Phần mềm sẽ tự động lấy số lượng * giá bán = thành tiền tức 1,85 kg * 500.000 đồng/kg = 925.000 đồng.
+ Nhờ khai báo công thức định lượng trên thì hệ thống sẽ tính toán là kho hàng sẽ trừ đi đúng bằng 1,85 kg nguyên vật liệu Cua biển khi bán nồi Lẩu cua biển vừa rồi. Chú ý: công thức định lượng sẽ được phần mềm DanTriSoft tự động tính toán vào 0h - 5h sáng mỗi ngày.
Ví dụ 2: Nhà hàng nhập Cua biển theo đơn vị tính kg để kinh doanh, trong menu có món Nồi nước lẩu cua 100.000 đồng và Cua biển giá 500.000 đồng/kg được tính riêng. Khi bán hàng theo các bước: khách chọn cua => cân kg => chế biến theo yêu cầu => tính tiền theo kg cân cua. Ví dụ khách chọn mua 1,85 kg cua biển để làm món lẩu cua biển. Để làm đúng cho việc khai báo định lượng ta làm như sau:
+ Khi khai báo thông tin hàng hóa ta làm: khai báo món Cua biển là hàng hóa (HH) đơn vị tính là kg, giá bán là 500.000 đồng/kg, khi nhập kho sẽ nhập là kg. Khai báo món Nồi lẩu cua biển là thành phẩm đơn vị tính là cái/nồi giá bán 100.000 đ/cái.
+ Khi bán hàng sẽ order như sau: 01 Nồi nước lẩu cua giá 100.000 đồng và 1,85kg Cua biển giá 500.000 đồng/kg
+ Cách khai báo công thức định lượng: chỉ cần khai báo định lượng món Nồi nước lẩu cua biển (nếu cần).
=> Với cách thức nhập liệu này phần mềm sẽ tự động trừ kho là 1,85 kg Cua biển và chạy công thức tính định lượng với nồi nước lẩu cua biển nếu có khai báo định lượng.
Tính giá vốn và tính định lượng
Về logic thì để công thức tính toán chuẩn xác thì cần Tính định lượng trước, sau đó mới nhấn Tính giá vốn, từ khâu tính toán này phần mềm DanTriSoft sẽ cập nhật ở các báo cáo có liên quan. DanTriSoft sử dụng phương pháp tính giá vốn là bình quân gia quyền theo chuẩn mực kế toán và cũng là phương pháp được áp dụng phổ biến nhất tại Việt Nam.
1. Để tính giá vốn hàng bán thì bắt buộc phải vào menu Kho hàng >> Tính giá vốn: chọn tháng cần tính giá vốn rồi nhấn vào Tính giá vốn, công thức sẽ được máy chủ tính toán & thường tính toán không quá 1 phút. Sau khi Tính giá vốn xong, hãy kiểm tra cột giá trị (số tiền) ở các báo cáo sẽ thấy có sự thay đổi.
 |
| Thực hiện chức năng Tính định lượng và giá vốn |
2. Chạy công thức tính định lượng cho hệ thống: Trường hợp tính định lượng nhưng hệ thống phần mềm chưa tính ra được kết quả thì phần mềm Dân Trí Soft sẽ tự động chạy tính toán công thức định lượng vào khoảng thời gian từ 0h - 5h sáng, vì đòi hỏi tài nguyên tính toán lớn từ hệ thống máy chủ. Do đó việc xem báo cáo chính xác nhất là khi chưa phát sinh nghiệp vụ bán hàng của ngày hôm sau. Khi bán hàng thì phần mềm chỉ tính trừ kho cho danh mục được chọn là hàng hóa (theo thời gian thực), còn những thành phẩm và nguyên vật liệu sẽ được tính toán định lượng sau.
Logic Tính định lượng:
- Mặc định hàng ngày từ 0h - 5h sáng hệ thống phần mềm sẽ tự động tính toán cho ngày trước.
- Muốn tính định lượng lại, hoặc tính định lượng cho ngày hiện tại thì chọn ngày đó rồi nhấn Tính định lượng.
* Trường hợp muốn quản lý kho hàng lại từ đầu, để làm đúng ngay từ bây giờ vì trước nay chưa quan tâm hoặc chưa làm đúng thì chọn cách reset kho hàng về mặc định, tức là tất cả số liệu kho hàng sẽ đưa về bằng 0 mà các chứng từ trong quá khứ không bị xóa (nói thêm: Reset là đưa về mặc định; còn Thanh lý là xóa trắng). Reset kho hàng bằng cách vào menu Hệ thống >> Cấu hình hệ thống: click chọn Reset kho hàng và nhấn Đồng ý.
 |
| Reset kho hàng để làm lại từ đầu, làm đúng từ hôm nay |
Cần xem kỹ các nghiệp vụ sau để làm đúng ngay từ đầu phần định lượng, giá vốn
Ta lấy ví dụ thực tế như sau để dễ hình dung: ở đây tôi cố tình lấy giá nhập mua Cafe bột thay đổi theo các lần nhập, còn giá nhập mùa Đường gói là ổn định để dễ xem xét và phân tích, khi hiểu nguyên lý này thì bạn dễ dàng làm cho tất cả các món khác.
Nghiệp vụ 1: vào ngày 31/11 nhập kho như sau Cafe bột 20kg, giá nhập 200.000đ/kg, tổng tiền 4.000.000đ (1)
Đường gói 500 gói, giá nhập 250đ/gói, tổng tiền 125.000đ (2)
Nghiệp vụ 2: Ngày 13/11 nhập kho:
Cafe bột 10kg, giá nhập 210.000đ/kg, tổng tiền 2.100.000đ (3)
Nghiệp vụ 3: gày 14/11 nhập kho:
Cafe bột 10kg, giá nhập 220.000đ/kg, tổng tiền 2.200.000đ (4)
Đường gói 500 gói, giá nhập 250đ/gói, tổng tiền 125.000đ (5)
 |
| Làm 3 phiếu nhập kho của 3 nghiệp vụ trên |
* Ta xét xem Báo cáo nhập - xuất - tồn từ ngày 01/12 đến 31/12
Xét riêng nguyên liệu: Cafe bột
- Đầu kỳ 20kg, tiền đầu kỳ 4.000.000đ (1); Nhập trong kỳ 20kg, tiền nhập 4.300.000đ [(3) + (4)]
 |
| Báo cáo nhập xuất tồn sau khi làm 3 nghiệp vụ trên |
- Giá nhập (gọi đầy đủ: giá nhập bình quân trong kỳ, ví dụ này là giá nhập tháng 12) = [tổng tiền (3) + tổng tiền (4)]/[số lượng (3) + số lượng (4)] = (2.100.000đ + 2.200.000đ)/(10kg + 10kg) = 3.300.000đ/20kg = 215.000đ/kg.
- Giá vốn (MAC - giá vốn bình quân đến thời điểm tính toán) = (tiền hàng đầu kỳ + tiền hàng nhập trong kỳ)/(số lượng hàng đầu kỳ + số lượng hàng nhập trong kỳ) = (4.000.000đ + 4.300.000đ)/(20kg + 20kg) = 8.300.000đ/40 = 207.500đ/kg
- Số lượng tồn cuối kỳ = đầu kỳ + nhập trong kỳ - xuất trong kỳ = 20kg + 20kg = 40kg; Tiền tồn cuối kỳ = Tiền đầu kỳ + Tiền nhập trong kỳ - Tiền xuất trong kỳ = 4.000.000 + 4.300.000 - 0 = 8.300.000đ
Nghiệp vụ 4: Ngày 14/11 ta lập công thức định lượng sau:
- Cafe đá = 0,025kg cafe bột + 1 đường gói, công thức bắt đầu hoạt động vào ngày 14/11.
 |
| Khai báo công thức định lượng |
- Trong ngày bán được 100 ly cafe đá.
* Ta xét xem Giá vốn thành phẩm bằng cách vào Kho hàng >> Giá vốn thành phẩm (giá vốn thành phẩm trong tháng) ta thấy:
 |
| Xem giá vốn thành phẩm trong thán |
- Giá vốn 1 ly cafe đá = 0,025kg cafe bột * giá nhập trong tháng của một kg cafe bột + 1,5 đường gói * giá vốn 1 đường gói = 0,025kg * 215.000đ + 1,5gói * 250đ = 5.750đ; việc tính giá vốn thành phẩm trong tháng sẽ giúp người chủ biết được giá vốn tháng này cao hay thấp hơn tháng trước để có chính sách giá bán phù hợp.
Nghiệp vụ 5: Ta cho tính định lượng và tính giá vốn để kiểm tra báo cáo kho hàng.
- Vào Kho hàng >> Tính giá vốn - tính định lượng: nhấn Tính định lượng trước, sau khi thông báo Thành công qua Tính giá vốn.
 |
| Nhấn Tính định lượng và Tính giá vốn |
* Ta xét xem Báo cáo nhập - xuất - tồn từ ngày 01/12 đến 31/12
- Lúc này mục Xuất trong kỳ sẽ có số liệu, cụ thể công thức tính toán như sau: ta bán được 100 ly cafe đá với công thức định lượng như đã nói rõ ở trên nên
+ Số lượng Đường gói được xuất bán = 100 ly cafe đá * 1,5 gói/ly = 150 gói; Tiền xuất = số lượng xuất * giá vốn = 150 gói * 250đ = 37.500đ.
+ Số lượng Cafe bột được xuất bán = 100 ly cafe đá * 0,025 kg/ly = 2,5kg; Tiền xuất = số lượng xuất * giá vốn (MAC) = 2,5kg * 207.500 = 518.750đ
 |
| Báo cáo nhập - xuất - tồn sau khi Tính định lượng và Tính giá vốn |
- Tồn cuối kỳ:
+ Về Số lượng có công thức = Số lượng đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ - Số lượng xuất trong kỳ.
+ Về Tiền tồn có công thức = Tiền đầu kỳ + Tiền nhập trong kỳ - Tiền xuất trong kỳ, ví dụ khi xét Tiền tồn Cafe bột = 4.000.000 + 4.300.000 - 518.7500 = 7.781.250đ
Báo cáo tồn kho
- Báo cáo tồn kho cho biết số lượng hàng tồn và giá vốn của hàng tồn kho, tổng giá trị tồn kho.
- Tiền tồn = giá vốn đơn vị hàng hóa * số lượng hàng hóa đang tồn kho.
 |
| Báo cáo số lượng hàng tồn và giá trị hàng tồn |
Báo cáo nhập xuất tồn
Báo cáo nhập - xuất - tồn - tiền vốn tồn là báo cáo tổng quan nhất ở chức năng quản lý kho hàng. Với báo cáo này giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan tất cả các nghiệp vụ đã diễn ra như Đầu kỳ, Nhập trong kỳ, Xuất trong kỳ và Tồn cuối kỳ như thế nào.
 |
| Báo cáo nhập - xuất - tồn - tiền vốn tồn kho |
Giải thích công thức tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền
Ở đây có chức năng Tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền, vào menu Kho hàng >> Tính giá vốn để chọn thời gian để phần mềm tính giá vốn, công thức tính giá vốn của phần mềm Dân Trí Soft được tính như sau:
Giá vốn (MAC - giá vốn bình quân gia quyền) = (tiền hàng đầu kỳ + tiền hàng nhập trong kỳ)/(số lượng hàng đầu kỳ + số lượng hàng nhập trong kỳ)
Giá nhập (gọi đầy đủ: giá nhập bình quân trong tháng) = Tổng tiền nhập kho/Tổng hàng nhập kho: : ý nghĩa của giá nhập là để giúp người quản lý biết được giá nhập trong tháng này là cao hơn, thấp hơn hay bằng giá nhập ở tháng trước.
Số lượng hàng đầu kỳ là số lượng hàng cuối kỳ trước, có thể là số dương hoặc số âm (vì có xuất bán mà không có nhập kho).
Tiền hàng đầu kỳ = được chuyển từ tiền hàng cuối kỳ trước (phần mềm sẽ tự động tính toán theo công thức = giá vốn kỳ trước * số lượng tồn kho cuối kỳ trước).
Số lượng hàng nhập trong kỳ: là tổng số lượng hàng hóa được nhập kho (mua hàng) có trong kỳ, số lượng này luôn luôn là số lớn hơn hoặc bằng 0.
Tiền hàng nhập trong kỳ = số lượng mua đơn hàng 1 * giá mua đơn hàng 1 + số lượng mua đơn hàng 2 * giá mua đơn hàng 2 +...+ số lượng mua đơn hàng n * giá mua đơn hàng n, luôn luôn là số lớn hơn hoặc bằng 0.
Số lượng tồn cuối kỳ = SL đầu kỳ + SL nhập trong kỳ - SL bán trong kỳ
Tiền tồn cuối kỳ = Tiền vốn đầu kỳ + Tiền vốn nhập trong kỳ - Tiền vốn đã xuất trong kỳ
Số lượng hàng có trong kho ở thời điểm tính toán: nếu làm đúng thì luôn là số dương, nhưng bán rồi mới nhập kho thì có thể xảy ra trường hợp kho hàng có số lượng âm.Báo cáo chi tiết thẻ kho
Giá vốn (MAC - giá vốn bình quân gia quyền) = (tiền hàng đầu kỳ + tiền hàng nhập trong kỳ)/(số lượng hàng đầu kỳ + số lượng hàng nhập trong kỳ)
Số lượng tồn cuối kỳ = SL đầu kỳ + SL nhập trong kỳ - SL bán trong kỳ
Tiền tồn cuối kỳ = Tiền vốn đầu kỳ + Tiền vốn nhập trong kỳ - Tiền vốn đã xuất trong kỳ
Muốn xem chi tiết quá trình nhập - xuất - tồn của một hàng hóa nào đó, ta click vào tên hàng hóa đó ở báo cáo nhập - xuất - tồn, phần mềm sẽ mở ra báo cáo chi tiết thẻ kho, với báo cáo này có thể dò tìm chi tiết mọi hoạt động của riêng hàng hóa đó để người quản lý có thêm thông tin để ra quyết định kinh doanh với mặt hàng đó.
 |
| Báo cáo thẻ kho chi tiết từng hàng hóa |
Giải thích công thức tính toán
- Có thể dùng chức năng Export để xuất báo cáo ra file excel như ảnh dưới:
 |
| Dùng chức năng Export để xuất báo cáo thành file excel |
Giải thích thuật ngữ và công thức trong bảng tính
Giá nhập (1) (tên gọi đầy đủ: giá nhập mua trung bình trong kỳ tính toán) = Tổng tiền nhập trong kỳ/Tổng số lượng nhập trong kỳ.
Mục tiêu: để biết được giá nhập trung bình trong kỳ có biến động hay không, thường là so sánh với cột giá vốn. Nếu có biến động nhiều thì cần xem lại giá nhập & kể cả việc nhập liệu.
Giá vốn (2) (tên gọi đầy đủ: giá vốn trung bình ở thời điểm tính toán): cột này thể hiện giá vốn theo phương pháp tính bình quân gia quyền (hay còn gọi là trung bình cộng).
Giá vốn (2) (MAC)= (tiền hàng đầu kỳ + tiền hàng nhập trong kỳ)/(số lượng hàng đầu kỳ + số lượng hàng nhập trong kỳ)
Đầu kỳ:
+ Số lượng: là số lượng hàng hóa tồn kho ở đầu kỳ, đầu kỳ này tức là cuối kỳ trước chuyển sang.
+ Tiền (A) = là số tiền tồn kho ở đầu kỳ, tức là tiền tồn kho ở cuối kỳ trước chuyển sang đầu kỳ này.
Nhập trong kỳ:
+ Số lượng: là số lượng hàng hóa nhập trong kỳ tính toán + nhập kho điều chỉnh tăng kho (nếu có).
+ Tiền (B) = số lượng nhập trong kỳ * giá nhập trung bình = (4) * (1)
Xuất trong kỳ:
+ Số lượng: là số lượng hàng hóa được bán ra + số lượng xuất hủy (nếu có).
+ Tiền (C) = số lượng xuất trong kỳ * giá vốn = (5) * (2)
Tồn cuối kỳ:
+ Số lượng: là số lượng hàng hóa cuối kỳ của báo cáo = số lượng đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ - số lượng xuất trong kỳ.
+ Tiền (D): là tiền tồn kho ở thời điểm tính toán hiện tại = Tiền đầu kỳ + Tiền nhập trong kỳ - Tiền xuất trong kỳ = (A) + (B) + (C)
Giá vốn thành phẩm
Giá vốn thành phẩm dựa trên công thức khai báo định lượng, phần mềm sẽ nhân với giá vốn bình quân gia quyền của loại nguyên vật liệu/hàng hóa được định lượng để tính ra được giá vốn thành phẩm.
Báo cáo nhập mua nhà cung cấp
Là báo cáo chi tiết các đơn đặt mua của mỗi nhà cung cấp, giúp quản lý được khâu mua hàng.
Cảnh báo hàng tồn kho
Nếu khi khai báo hàng hóa/nguyên vật liệu và có chọn mức tồn kho tối thiểu và tồn kho tối đa thì khi hàng hóa/nguyên vật liệu nằm ngoài khoản tối thiểu và tối đa này thì báo cáo sẽ hiển thị.Báo cáo công nợ phải trả NCC
- Để xem báo cáo công nợ phải trả cho tất cả nhà cung cấp, cho từng nhà cung cấp và chi tiết công nợ phải trả thì vào menu Kho hàng >> Báo cáo công nợ nhà cung cấp. Để trả nợ cho nhà cung cấp thì cần xem chức năng Chi tiền trả nợ cho nhà cung cấp ở menu Thu chi tiền.
 |
| Xem báo cáo công nợ phải trả cho nhà cung cấp |
Reset kho hàng về mặc định
Sau một thời gian dài sử dụng phần mềm Dân Trí Soft, đã có rất nhiều hàng hóa mới được thêm mới cũng như nhiều hàng hóa không còn kinh doanh nữa, thông tin hàng hóa tồn kho có sai xót hoặc đơn giản doanh chủ muốn reset lại kho hàng bằng 0 để làm mới lại dữ liệu tồn kho, để chuẩn hóa quản lý kho và làm đúng ngay từ đầu thì bài này sẽ hướng dẫn cách thực hiện.
Những lưu ý vô cùng quan trọng:
(1) Đây là nghiệp vụ reset kho hàng về 0, về kho rỗng nên dữ liệu tồn kho của tất cả hàng hóa sẽ bị đưa về bằng 0, do đó cần suy xét rất cẩn thận trước khi sử dụng chức năng này, bởi vì sau khi thanh lý sẽ không lấy lại được dữ liệu tồn kho cũ.
(2) Để lưu lại thông tin tồn kho để tránh rủi ro dữ liệu nên sử dụng chức năng export ra excel (xuất ra file excel) để lưu file, để có thể sử dụng khi cần.
(3) Việc này nên được thực hiện vào cuối ngày sau khi kết ca xong tất cả, hoặc trước khi bắt đầu vào ca mới trong ngày, thời gian hệ thống tính toán sẽ mất từ 5 - 15 phút.
Cách thức reset kho hàng về 0: Vào menu Hệ thống >> Cấu hình hệ thống >> click Reset kho hàng >> chọn Thanh lý >> hiện câu thông báo và chọn Yes (đồng ý) >> chờ để hệ thống bắt đầu thanh lý dữ liệu kho hàng về 0. Sau khi có thông báo Thành công, hãy vào kiểm tra báo cáo kho hàng để chắc chắn rằng dữ liệu đã đưa về 0, sau đó sẽ làm các nghiệp vụ nhập kho - xuất kho... để đưa dữ liệu vào phần mềm. Hãy chú ý nguyên tắc là "làm đúng ngay từ đầu" bao giờ cũng tiết kiệm và hiệu quả hơn hết.
 |
| Chọn chức năng Reset kho hàng để làm mới lại kho từ đầu. |
Menu Thu chi
Tổng quan menu Thu chi
Menu Thu chi tiền dùng để thực hiện tất cả nghiệp vụ liên quan đến thu/chi tiền trong quá trình hoạt động kinh doanh, quản lý chi phí kinh doanh, công nợ phải thu khách hàng, công nợ phải trả nhà cung cấp, sổ quỹ tiền và báo cáo lãi lỗ kinh doanh.
 |
| Menu Thu chi tiền |
- Danh mục chi phí: định nghĩa các loại chi phí.
- Danh mục ngân quỹ: tạo các sổ quỹ, ví dụ: Tiền mặt; Ngân hàng và ví điện tử.
- Phiếu chi tiền: tạo phiếu chi tiền.
- Phiếu thu tiền: tạo phiếu thu tiền.
- Báo cáo sổ quỹ tiền: tổng kết sổ quỹ tiền và cashflow tiền.
- Báo cáo tổng hợp chi phí: tổng hợp chi phí phát sinh trong kinh doanh.
- Báo cáo kết quả kinh doanh: báo cáo lãi/lỗ nhằm quản lý nội bộ, không phải báo cáo thuế.
Danh mục chi phí
Mục tiêu: làm sao quản lý được chi phí hoạt động kinh doanh phát sinh mỗi ngày, báo cáo từ tổng quan đến chi tiết chi phí, quản lý các nguồn thu khác không phải từ bán hàng.
- Vào menu Thu chi tiền >> Danh mục chi phí: nhấn thêm mới để khai báo.
- Thường theo nguyên tắc quản lý chuẩn thì chia danh mục chi phí như sau để công tác quản lý thuận tiện. Các loại chi phí thường được sử dụng cho ngành F&B được khai báo ở danh mục chi phí thường là:
+ Thuê mặt bằng quán.
+ Lương nhân sự quản lý.
+ Lương nhân viên.
+ Tiền điện.
+ Tiền nước.
+ Internet, văn phòng phẩm.
+ Sửa chữa, lắp mới thiết bị.
+ Tiền chợ.
+ Khấu hao tài sản.
+ Lãi vay.
+ Chi khác bằng tiền.
- Chi tiền khách trả hàng: đây là danh mục chi phí hệ thống tự tạo (không xóa được), nếu không dùng thì không cần quan tâm.
 |
| Khai báo danh mục chi phí để quản lý trong quá trình kinh doanh |
Lưu ý: Có một loại chi phí chiếm tỉ trọng lớn trong kinh doanh là GIÁ VỐN hàng bán, việc tính toán giá vốn hàng bán được hạch toán trong nghiệp vụ Nhập kho/mua hàng, sử dụng phương pháp bình quân gia quyền (trung bình cộng) và hạch toán trong bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để có báo cáo chuẩn xác. Do đó, bước quản lý chi phí ở đây không cần phải khai báo chi phí GIÁ VỐN hàng bán.
Danh mục ngân quỹ
Khai báo danh mục ngân quỹ: ngân quỹ ở đây được định nghĩa là "két chứa tiền của phần mềm" tức là nơi tiền được lưu trữ ví dụ các loại ngân quỹ như Tiền mặt, Tiền ngân hàng, Ví điện tử (Momo, Zalopay, Moca...) và Khác.
- Đăng nhập www.DanTriSoft.vn >> Vào menu Thu chi tiền >> Danh mục ngân quỹ >> Thêm mới.
 |
| Danh mục ngân quỹ |
Phiếu chi tiền
- Vào menu Thu - chi tiền >> Phiếu chi tiền >> nhấn Thêm mới. Khi tạo phiếu chi tiền cần làm đúng 3 điểm sau:
(1) Chọn loại phiếu chi chính xác: có 3 loại phiếu chi với định nghĩa như sau:
+ Chi nhà cung cấp: tức chi tiền trả nợ các đơn hàng cho nhà cung cấp.
+ Chi tiền từ ngân quỹ: tức chi tiền từ ngân quỹ này sang ngân quỹ khác, hiểu là chuyển ngân quỹ tiền.
+ Chi tiền khác: là tất cả chi phí quản lý được chi ra thuộc danh mục chi phí đã được thiết lập ở trên, ví dụ chi tiền thuê mặt bằng, chi tiền lương nhân viên, chi mua thiết bị...
(2) Ngân quỹ chi: cần chọn đúng ngân quỹ chi tiền thì ở báo cáo sổ quỹ tiền mới chính xác cho từng loại ngân quỹ.
(3) Phần nhập liệu thông tin chi tiết phiếu chi tiền.
 |
| Lập phiếu chi tiền |
Phiếu thu tiền
Phiếu thu tiền đa phần sẽ dùng cho nghiệp vụ thu công nợ phải thu khách hàng. Tương tự, khi thực hiện nghiệp vụ Thu tiền thì có 3 Loại phiếu thu:
- Thu công nợ khách hàng: tức thu tiền nợ của khách hàng, thu tiền công nợ phải trả của khách hàng.
- Thu tiền từ ngân quỹ khác: bản chất ở đây là luân chuyển tiền nội bộ, ví dụ tôi lập phiếu thu tiền mặt từ tài khoản Vietcombank.
- Thu tiền khác: tạo phiếu thu tiền đã được định nghĩa ở danh mục chi phí được check chọn là Lý do thu.
 |
| Phiếu thu tiền |
Báo cáo sổ quỹ
Báo cáo sổ quỹ hay còn gọi là báo cáo dòng tiền (cash flow) giúp người chủ nắm bắt được tình hình dòng tiền thực tế để có quyết định quản lý phù hợp. Vào Thu chi tiền >> Báo cáo sổ quỹ: chọn khoảng thời gian và nhấn Tìm kiếm để xem. Muốn xem chi tiết dòng tiền thu (tiền vào) và dòng tiền chi (tiền ra) thì nhấn vào nút View để xem chi tiết.
 |
| Báo cáo sổ quỹ tiền (cash flow) |
Báo cáo tổng hợp chi phí
Để xem báo cáo tổng hợp chi phí vào: menu Thu chi tiền >> Báo cáo tổng hợp chi phí. Báo cáo này được tổng hợp từ các nghiệp vụ Chi tiền khác, tức chưa gồm chi phí giá vốn hàng bán, giá vốn hàng bán được thể hiện ở 2 báo cáo là Báo cáo về kho hàng và Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Check chọn nút Chi tiết (lấy chi tiết từng phiếu chi) hoặc check chọn Tổng hợp (tổng hợp các loại chi phí theo danh mục phân loại chi phí) sau đó nhấn Tìm kiếm để phần mềm lấy ra thông tin cụ thể.
 |
| Báo cáo tổng hợp chi phí của một quán: check chọn Chi tiết hoặc Tổng hợp để xem |
Báo cáo kết quả kinh doanh
Để xem báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh vào menu Thu chi tiền >> Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, nhìn phía tay trái để chọn khoảng thời gian sau đó nhấn tìm kiếm.
 |
| Mẫu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho lĩnh vực F&B |
Giải thích các thuật ngữ của báo cáo kết quả kinh doanh
- Doanh thu bán hàng (01): tổng doanh thu hàng hóa chưa giảm giá theo bill hoặc chiết khấu theo món (gọi là doanh thu gộp) và doanh thu bán hàng không bao gồm thuế VAT tức không có cộng VAT vào mà VAT được tách riêng (bản chất VAT là thuế mà doanh nghiệp thu hộ cho nhà nước nên sẽ không đưa vào doanh thu, để xem báo cáo bao gồm cả VAT thì vào menu Doanh thu >> Báo cáo tổng hợp thì phần mềm sẽ liệt kê chi tiết).
- Thành phẩm (1a): doanh thu từ các món được định nghĩa là Thành phẩm.
- Hàng hóa (1b): doanh thu từ các món được định nghĩa là Hàng hóa.
- Giảm giá hàng hóa (2a): bán hàng giảm giá theo món sẽ được nhóm tổng cộng ở đây.
- Giảm giá hóa đơn (2b): bán hàng giảm giá bill (giảm giá cả hóa đơn) sẽ được nhóm tổng cộng ở đây.
- Phí dịch vụ (3a): là trường phí dịch vụ trong phần mềm (ví dụ: đó là tiền phụ thụ ngày lễ, phụ thu âm nhạc...).
- Thu tiền khác (3b): là những khoản thu tiền ngoài bán hàng, việc này được làm ở nghiệp vụ Thu tiền với phân loại là Thu tiền khác.
- Giá vốn hàng bán (05) = 5a + 5b + 5c.
- Thành phẩm (5a) = giá vốn tính định lượng * sản lượng thành phẩm bán ra.
- Hàng hoá (5b) = giá vốn hàng hóa * sản lượng hàng hóa bán ra.
+ Dân Trí Soft dùng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá vốn, vì vậy muốn có báo cáo giá vốn chính xác đến ngay thời điểm xem thì bắt buộc phải làm theo tác Tính định lượng (trường hợp có khai báo công thực định lượng, nếu không khai báo thì không cần tính) và Tính giá vốn bằng cách vào menu Kho hàng >> Tính giá vốn - tính định lượng: chọn thời gian >> nhấn Tính định lượng trước và sau khi phần mềm load xong, tiếp tục nhấn Tính giá vốn và chờ phần mềm tính toán.
 |
| Tính định lượng và Tính giá vốn với phần mềm F&B |
- Chênh lệch vật tư/hao hụt (5c): là phần thất thoát (chênh lệch) khi thực hiện cân chỉnh kho và xuất hủy hàng (hàng hỏng, hàng không phù hợp) = xuất kho điều chỉnh (nghiệp vụ trong kiểm kê hàng hóa) + xuất kho Tiêu hao (thực hiện trong nghiệp vụ xuất kho).
- Doanh thu thuần (06) = 04 - 05
- Các khoản chi phí quản lý kinh doanh (07): là tập hợp tất cả chi phí được nhập vào phần mềm.
- Lãi/lỗ (08): tổng kết lãi lỗ kinh doanh trong kỳ.
DanTriSoft đề xuất: Giải pháp để số liệu báo cáo kinh quả kinh doanh đúng chuẩn mực
Tùy vào nguồn lực của mỗi cơ sở kinh doanh để lựa chọn hướng sử dụng phần mềm phù hợp như sau:
Hướng 1: Với cơ sở kinh doanh có nguồn nhân lực nhập liệu chuẩn thì nên đi theo hướng:
+ Một là nhập kho chuẩn gồm 2 thao tác: nhập cột giá vốn hàng nhập phải đúng 100% (cần kiểm tra kỹ lưỡng) và luôn nhập ngày nhập kho phải luôn trước ngày bán hàng để tránh tình trạng xuất kho âm. Khâu này đòi hỏi sự chính xác rất cao, vì phần mềm lấy dữ liệu đầu vào của cái này để tính toán các số liệu khác khi có liên quan đến kho hàng.
+ Khi tính toán cần làm đúng quy trình.
Ưu điểm là mục giá vốn và các báo cáo liên quan đến giá vốn luôn đúng. Nhược điểm là bắt buộc nhập liệu đúng quy trình.
Hướng 2: Với cơ sở kinh doanh không có, hoặc thiếu nhân lực nhập liệu chuẩn thì lời khuyên sẽ như sau:
+ Chỉ cần quản lý kho hàng ở cột số lượng mà không quan tâm đến cột tiền vốn, như vậy khi nhập kho chỉ cần nhập ô số lượng mà không quan tâm ô giá vốn.
+ Quản lý chi phí và giá vốn dựa trên chức năng quản lý chi phí đơn giản được hướng dẫn ở đây: Quản lý các loại chi phí trong hoạt động kinh doanh.
Ưu điểm của cách này là nhanh - gọn - lẹ, nhược điểm là phần kho hàng chỉ quản lý được số lượng hàng tồn mà không kiểm soát được giá vốn.
Công nợ phải thu khách hàng
Nhiều khách hàng mua nợ thì làm cách nào để quản lý được tổng hợp công nợ tất cả khách hàng, công nợ và lịch sử trả nợ của từng khách hàng, đây là hướng dẫn nghiệp vụ quản lý này.
- Một, khách hàng mua nợ: xem hướng dẫn ở menu Bán hàng với nghiệp vụ bán hàng công nợ.
- Hai, khách trả nợ: vào menu Thu chi tiền >> Phiếu thu tiền >> nhấn Thêm mới >> Tìm thông tin khách hàng bằng mã khách hàng hoặc tên khách hàng hoặc số điện thoại và nhấn Lấy tất cả hóa đơn >> Điền số tiền khách hàng trả và nhấn Phân bổ tiền hoặc gõ số tiền lần lượt cho từng hóa đơn >> Chọn thông tin ngày ghi sổ, loại Ngân quỹ thu, ghi chú (nếu có) và nhấn Lưu để hoàn tất nghiệp vụ thu công nợ.
 |
| Nghiệp vụ khách hàng thanh toán tiền công nợ |
Sau khi nhập Phiếu thu tiền này thì công nợ phải thu của khách hàng đã thay được thay đổi tức công nợ phát sinh giảm. Sau khi thực hiện nghiệp vụ này thì:
- Số tiền của cửa hàng/quán tăng lên.
- Số tiền công nợ phải thu của khách hàng đó giảm xuống (phát sinh giảm).
- Ba, để xem báo cáo công nợ phải thu tất cả khách hàng và phải thu cho từng khách hàng ta vào menu Doanh thu >> Báo cáo công nợ khách hàng để xem, nếu muốn xem chi tiết lịch sử của từng khách hàng thì nhấn nút View để xem.
Công nợ phải trả nhà cung cấp
Nguyên tắc của nghiệp vụ công nợ phải trả nhà cung cấp: Đầu tiên, bước 1 là mua hàng của nhà cung cấp và có phát sinh công nợ phải trả - tại phần mềm DanTriSoft gọi là Nhập kho theo phân loại mua hàng; Tiếp theo, bước 2 là trả nợ cho nhà cung cấp. Dựa trên việc các đơn hàng nhập mua hàng có công nợ và lịch sử trả nợ cho nhà cung cấp phần mềm sẽ cho báo cáo công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
Video nghiệp vụ quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp
Cách thực hiện
1. Nghiệp vụ mua hàng:
Cần hiểu về mặt ý nghĩa của nghiệp vụ mua hàng từ nhà cung cấp như sau: chỉ với một thao tác lập phiếu mua hàng tại Dân Trí Soft thì các phép tính sau sẽ được phần mềm tự động hạch toán gồm:
- Phát sinh công nợ phải trả nhà cung cấp (mua nợ), số tiền công nợ được cộng dồn (nếu trước đây vẫn còn nợ).
- Sổ quỹ tiền sẽ giảm xuống (tiền mặt/ngân hàng) khi thanh toán ngay hoặc thanh toán một phần.
- Hàng hóa trong kho hàng sẽ tăng lên theo đúng số lượng mua hàng nên báo cáo tồn kho sẽ tăng.
- Giá vốn hàng bán thay đổi vì hàng được nhập thêm.
- Lịch sử mua hàng, tổng lượng giao dịch được tăng thêm 1 nghiệp vụ (1 đơn mua hàng).
 |
| Cách lập phiếu mua hàng có quản lý công nợ và thanh toán |
- Cách thực hiện nghiệp vụ lập phiếu mua hàng như sau: vào menu Kho hàng >> Phiếu nhập kho, sẽ hiện ra cửa sổ như ảnh trên.
- Gõ tìm mã hàng hoặc tên hàng hóa để tìm kiếm, dùng phím lên/xuống để chọn món hàng, sau đó nhấn phím Tab để chuyển sang cột giá, nhấn phím Tab tiếp tục để chuyển sang cột số lượng, nhấn Enter để Thêm dòng (dữ liệu sẽ load xuống đơn mua hàng). Tương tự cho các món hàng khác.
- Loại nhập kho: chọn phân loại là Nhập mua hàng.
+ Nhập mua hàng: tức là nghiệp vụ lập phiếu mua hàng.
+ Nhập kho nội bộ: là nghiệp vụ nhập kho nhưng không cần quản lý đến công nợ phải trả nhà cung cấp, thao tác sẽ gọn hơn, phù hợp với cửa hàng nhỏ không phát sinh công nợ.
+ Nhập điều chỉnh tăng kho: là nghiệp vụ cân chỉnh kho, thực tế khi kiểm kho hàng hóa thấy có sự sai lệch sẽ dùng nghiệp vụ này.
+ Nhập thành phẩm: nhập thành phẩm (nếu có)
- Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp hoặc thêm mới ở trường Nhà cung cấp, công nợ phải trả sẽ gán với nhà cung cấp này.
- Kho hàng: nếu cửa hàng có nhiều kho thì hàng hóa này sẽ được chuyển đến kho hàng nào, để có báo cáo tồn kho theo kho hàng chính xác.
- Số tiền thanh toán: với đơn mua hàng này có thanh toán không, ví dụ ảnh trên đơn hàng mua vào là 22.500.000 đồng và chỉ thanh toán trước 12.500.000 đồng, phần mềm sẽ ghi nhận còn công nợ phải trả nhà cung cấp là 22.500.000 - 12.500.000 = 10.000.000 đồng.
- Người nhận/ghi chú: có thể ghi hoặc không ghi.
Nhấn lưu để hoàn tất nghiệp vụ phiếu mua hàng.
 |
| Nghiệp vụ lập phiếu chi tiền để trả nợ cho nhà cung cấp |
Khi thanh toán công nợ phải trả sẽ thực hiện như sau: vào menu Thu chi tiền >> Phiếu chi tiền, nhấn Thêm mới sẽ hiện ra cửa sổ như ảnh trên.
- Đầu tiên vào ngay Loại phiếu chi chọn loại Chi nhà cung cấp (chi trả công nợ phải trả nhà cung cấp).
- Chọn loại ngân quỹ sẽ chi trả công nợ này: Tiền mặt, ngân hàng.
- Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp, rồi nhấn Lấy tất cả hóa đơn: phần mềm sẽ tự động dò tìm tất cả hóa đơn còn công nợ phải trả của nhà cung cấp này để load thông tin xuống dưới lưới. Ví dụ ở đây còn 2 hóa đơn công nợ với tổng giá trị nợ phải trả là 40.000.000 đồng.
- Có thể thanh toán công nợ phải trả bằng 2 cách: cách 1 là thanh toán 1 cục bằng cách gõ vào trường gần chữ Phân bổ tiền, sau đó nhấn vào Phân bổ tiền, ví dụ lần này thanh toán 15.000.000 đồng, phần mềm sẽ tự động phân bổ thanh toán lần lượt các hóa đơn từ xa đến gần; cách 2 là thanh toán cho từng hóa đơn, bằng cách gõ đúng số tiền ở dòng của mỗi hóa đơn còn công nợ.
Nhấn Lưu để hoàn tất nghiệp vụ phải trả.
 |
| Xem báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp |
Vào menu Kho hàng >> Báo cáo công nợ nhà cung cấp. Dựa trên các điều kiện lọc để tìm kiếm thông tin bạn cần.
Menu Khuyến mãi - thẻ VIP
Tổng quan menu Khuyến mãi - thẻ VIP
Menu khuyến mãi - thẻ VIP là nơi để thực hiện các chức năng khai báo các chương trình khuyến mãi tự động, tích điểm tự động... giúp tăng trưởng bán hàng và chăm sóc khách hàng tốt hơn với ứng dụng tự động hóa.
 |
| Menu Khuyến mãi - thẻ VIP |
Khai báo thẻ VIP - tích điểm
Khai báo thông tin thẻ VIP
- Khai báo thông tin thẻ VIP: Vào menu K.Mãi-VIP >> Thông tin thẻ VIP >> Thêm mới
- Khai báo mức chiết khấu thẻ VIP (ý nghĩa: tích càng nhiều điểm sẽ được chiết khấu càng cao): vào menu K.Mãi-Vip >> Thông tin thẻ VIP >> Thêm mới, rồi khai báo thông tin khách hàng và nhấn vào tab Thông tin thẻ VIP và check chọn Sử dụng thẻ VIP thì chương trình tích điểm mới có hiệu lực.
 |
| Khai báo Thông tin chung (tức thông tin khách hàng) và qua tab Thông tin thẻ VIP để check chọn. |
- Mã thẻ VIP: là mã số để tìm kiếm thẻ VIP (tương tự như mã hàng vậy), đây là mã số duy nhất, bạn có thể tự đặt mã hoặc có thể dùng số di động của khách hàng để làm Mã thẻ VIP.
- Ngày phát hành/ngày hết hạn: đó là hiệu lực của thẻ VIP.
- Số điểm mặc định: nếu bạn muốn tặng ngay cho khách hàng một số điểm nào đó bạn gõ vào đây, nếu không thì phần mềm tự động lấy là 0 điểm.
- Điểm đã tích lũy: phần mềm sẽ tự động tính toán là điểm đã tích lũy của mã thẻ VIP này là bao nhiêu (dòng này không thay đổi được vì phần mềm tính tự động dựa trên dữ liệu thực trên phần mềm).
- Mức chiết khấu: phần mềm sẽ tự động lấy thông tin từ khai báo thiết lập thẻ VIP để lấy ra mức chiết khấu chính xác ở cột này (trường này không thay đổi được vì phần mềm tính toán).
Khai báo mức chiết khấu thẻ VIP
Ví dụ ở đây tôi đưa ra 2 mức chiết khấu:
- Mức chiết khấu 1: từ 0 đến 100 điểm được chiết khấu là 10%.
- Mức chiết khấu 2: là 101 đến 1.000 điểm được chiết khấu 15%.
- Mức chiết khấu 3: là 1.001 đến 100.000 điểm được chiết khấu 20%.
 |
| Khai báo các mức chiết khấu tự động theo điểm tích lũy của thẻ VIP |
Thiết lập tích điểm thẻ VIP
 |
| Thiết lập tích điểm thẻ VIP và hạn mức đổi điểm thưởng |
+ Hệ số quy đổi điểm: bao nhiêu tiền là được tính 1 điểm, phần mềm mặc định là 10.000 đồng = 1 điểm, và hệ số này có thể thay đổi ví dụ quán muốn 100.000 đồng = 1 điểm, hay 500.000 đồng = 1 điểm - đây là những quy định riêng của quán nên chỉ cần sửa lại thông tin và nhấn Lưu là thành công.
+ Hạn mức đổi điểm thưởng: bao nhiêu điểm là được đổi điểm thưởng, tức thẻ VIP phải đạt mức đó thì mới có quyền đổi điểm (đổi điểm thành quà tặng, đối điểm thành sản phẩm, đổi điểm thành tiền... là do shop/quán quy định khi làm kinh doanh), khi đổi điểm thì điểm tích lũy sẽ bị trừ số điểm đã được đổi đi. Mặc định của phần mềm Dân Trí Soft là 200 điểm, có thể thay đổi con số này theo nhu cầu. Lưu ý: Khi đổi điểm thưởng thì số điểm tích lũy sẽ bị trừ số điểm đã được đổi điểm & cách tính chiết khấu sẽ theo đúng số điểm có sau khi trừ.
 |
| Giao diện cafe, nhà hàng: cách tìm thẻ VIP để gán hóa đơn và tích điểm, chọn Đổi điểm thành quà tặng (nếu có) |
Xem lịch sử giao dịch của thẻ VIP
- Muốn kiểm tra xem thẻ VIP có những giao dịch gì trong khoảng thời gian nào đó thì vào K.Mãi - VIP >> Lịch sử giao dịch thẻ VIP: nhấn tìm kiếm.
Khai báo khuyến mãi theo giờ vàng
Video hướng dẫn khai báo và sử dụng
- Nhằm tạo chương trình khuyến mãi hấp dẫn theo một khung giờ nhất định (gọi là giờ vàng) để gia tăng hành động mua hàng vào khung giờ này. Ví dụ: thực hiện chương trình khuyến mãi giảm giá 50% vào khung giờ vàng từ 13h - 17h30 trong 15 ngày đầu tháng, hoặc vào giờ vàng sẽ có những sản phẩm có giá cực kỳ hấp dẫn...
- Để áp dụng chương trình này thì về nguyên tắc có 2 cách:
+ Cách 1: thu ngân/kế toán bán hàng sẽ gõ bằng tay vào phần mềm chương trình khuyến mãi.
+ Cách 2: thiết lập vào hệ thống phần mềm một chương trình khuyến mãi giờ vàng theo đúng kịch bản khuyến mãi, mục tiêu là khi có đơn hàng vào khung giờ vàng được quy định thì phần mềm sẽ tự động lấy thông tin khuyến mãi để áp dụng vào hóa đơn tính tiền.
Dưới đây sẽ hướng dẫn cách làm thứ 2 là tạo chương trình khuyến mãi giờ vàng theo đúng kịch bản khuyến mãi vào phần mềm.
Bước 1: đăng nhập vào website www.DanTriSoft.vn >> vào menu K.Mãi-VIP (Khuyến mãi - thẻ VIP) >> click chọn Chương trình khuyến mãi >> click chọn Thêm CTKM theo Hàng Hóa (Thêm chương trình khuyến mãi theo hàng hóa).
 |
| Chọn chức năng Chương trình khuyến mãi - thẻ VIP |
Bước 2: Khai báo tên chương trình khuyến mãi, thời gian áp dụng giờ vàng và chương trình khuyến mãi của giờ vàng. Ví dụ minh họa:
- Tên chương trình: Khuyến mãi giờ vàng nửa đầu tháng 8.
- Thời gian giờ vàng: từ 13h00 đến 17h30 từ ngày 01/08/2020 đến hết ngày 15/08/2020. Thời gian hệ thống tính toán là vào lúc order món (lên món) vào bill, tức nếu order cho bàn đó vào 12h59 phút và ngồi đến 14h thì bill đó vẫn không được áp dụng chương trình, hoặc order món vào 17h29 phút thì nếu bàn có ngồi đến 19h thì chương trình khuyến mãi vẫn được áp dụng. Vì phần mềm là khai báo tự động và cứng nhắc, vì vậy trong thực tế thu ngân có thể linh hoạt cho phù hợp với tình trạng thực tế để đảm bảo khách hàng có trải nghiệm tuyệt vời.
- Chọn các món khuyến mãi vào giờ vàng: ta chọn nhóm hàng (có thể chọn lần lượt cho nhiều nhóm hàng) >> click vào Chọn nhanh để hàng hóa được đổ xuống dưới lưới >> ở mục dưới lưới này ta có thể xóa món không có trong chương trình bằng cách nhấn vào nút x, ở đây có 2 hình thức khuyến mãi:
+ Hình thức 1: khuyến mãi theo % CK (% chiết khấu), ví dụ chiết khấu 50% các món vào giờ vàng.
+ Hình thức 2: khuyến mãi bằng cách CK tiền (CK bằng tiền), ví dụ Cafe đen đá đang bán giá 24.000 đồng, Cafe sữa đá giá 29.000 đồng và muốn giờ vàng muốn đồng giá là 15.000 đồng thì ta sẽ gõ vào cột Tiền CK cho Cafe đen đá là 9.000 đồng (=24.000 - 15.000), cho Cafe sữa đá là 14.000 đồng (=29.000-15.000) và check chọn vào ô CK Tiền ở bên cạnh.
Chú ý: Sau khi khai báo chương trình khuyến mãi cần yêu cầu cho tắt tất cả phần mềm Dân Trí Soft ở máy tính và điện thoại, sau đó đăng nhập lại thì chương trình mới bắt đầu có hiệu lực. Và nếu muốn dừng chương trình thì vào xóa đi hoặc nhấn vào nút check Sử dụng để dừng.
 |
| Khai báo chương trình khuyến mãi giờ vàng |
Bước 3: Bán hàng và chương trình tự động áp dụng chương trình khuyến mãi giờ vàng
- Người thu ngân order, bán hàng và in bill tính tiền bình thường và khi order món hàng được khai báo khuyến mãi theo giờ vàng thì phần mềm sẽ tự động áp dụng khuyến mãi này vào bill thanh toán mà người thu ngân không cần làm bất kỳ thao tác giảm giá nào cả.
 |
| Bán hàng và tự động áp dụng chương trình khuyến mãi theo giờ vàng đã được khai báo |
Khuyến mãi hàng tặng hàng
Trong kinh doanh có thể phát sinh các tình huống như: mua 4 món hàng A sẽ được tặng 1 món hàng A, mua 9 món hàng B được tặng món hàng C... Thông thường người kế toán bán hàng sẽ nhập liệu bằng thủ công lần lượt hàng được bán và hàng được tặng. Với chức năng khuyến mãi hàng tặng hàng thì giúp khâu thiết lập chương trình theo kịch bản sẵn, nhờ thiết lập đó mà khi nhập liệu phần mềm sẽ tự động load ra các khuyến mãi khớp với kịch bản giúp người kế toán giảm nhập liệu, hạn chế sai xót.
Để thực hiện chức năng này ta truy cập vào phần mềm ở website www.DanTriSoft.vn, vào menu Khuyến mãi - VIP >> vào Chương trình khuyến mãi >> click vào KM hàng tặng hàng (Khuyến mãi hàng tặng hàng).
 |
| Khai báo thông tin khuyến mãi hàng tặng hàng |
Xem hướng dẫn khuyến mãi hàng tặng hàng
Tạo gói combo hàng bán
Ví dụ ta cần tạo chương trình cho gói combo hàng bán như sau: gói combo Trọn bộ: máy tính + máy in bill + máy in bar/bếp + ngăn kéo + phần mềm tính tiền, gói combo này gồm cụ thể các hàng hóa:
01 Máy tính để bàn HP Compaq 6300SFF, Core i3-32xx, Ram 4GB, SSD 120GB, phím chuột
01 Màn hình máy tính LCD HP/DELL/ACER
02 Máy in bill Zywell - Zy808
01 Ngăn kéo đựng tiền Dtek JJ410 - khổ lớn
01 Giấy in nhiệt/in bill K80mm
Điều muốn phần mềm xử lý:
1. Khi bán hàng chỉ cần chọn gói combo "Trọn bộ: máy tính + máy in bill + máy in bar/bếp + ngăn kéo + phần mềm tính tiền" là phần mềm tự động lấy thông tin các hàng hóa chi tiết của gói combo và hiển thị đầy đủ thông tin như hóa đơn bán hàng ở ảnh dưới, giúp biệc soạn hàng dễ dàng và quản lý kho chuẩn.
 |
| Hóa đơn bán hàng có gói combo |
2. Vấn đề quản lý kho hàng:
+ Gói combo là gói trung gian nên chỉ có tên gói combo, giá bán gói combo mà không cần quản lý số lượng tồn kho.
+ Các hàng hóa trong gói combo phải được quản lý kho hàng chặt chẽ, khi xuất bán gói combo thì hàng hóa trong kho sẽ trừ số lượng chính xác, quản lý giá vốn chuẩn.
Hướng dẫn nghiệp vụ
Bước 1: Tạo nhóm hàng hóa là Nhóm combo và tạo hàng hóa là các gói combo với thuộc tính không cần xét số lượng tồn kho.
- Vào menu Danh mục >> Nhóm hàng hóa, nhấn Thêm mới để tạo nhóm hàng Combo
 |
| Tạo tên nhóm hàng hóa là nhóm Combo |
- Vào menu Danh mục >> Hàng hóa, nhấn Thêm mới để tạo tên từng gói combo và giá bán.
 |
| Tạo hàng hóa là các gói Combo của chương trình |
- Chuyển sang tab Thông tin khác để check chọn ô Mã dịch vụ, không xét tồn kho để phần mềm không quản lý tồn kho cho gói combo này. Lưu ý là trong báo cáo bán hàng ở menu Doanh thu đều có thống kê số lượng bán được cho các gói combo.
 |
| Check chọn là Mã dịch vụ không xét tồn kho để không quản lý tồn kho gói combo |
Bước 2: Tạo chương trình cho các gói combo và bán hàng với các gói combo.
- Vào menu Khuyến mãi - VIP >> vào Chương trình khuyến mãi >> click vào KM hàng tặng hàng (Khuyến mãi hàng tặng hàng).
 |
| Khai báo chương trình chi tiết cho từng gói combo |
Xem hướng dẫn minh họa
Bước 3: Xem báo cáo bán hàng và quản lý tồn kho.
- Để xem báo cáo bán hàng (báo cáo doanh thu) thì vào menu Doanh thu và chọn báo cáo cần xem.
- Để xem báo cáo kho hàng về các hàng hóa chi tiết thì vào menu Kho hàng và chọn báo cáo kho hàng cần xem.
Các dạng khuyến mãi khác
Khuyến mãi theo Hàng hóa
- Khai báo danh sách hàng hóa khuyến mãi, mục tiêu là thực hiện chương trình khuyến mãi cho hàng hóa nào đó, thường sử dụng khi muốn thúc đẩy doanh số bán hàng cho một hay nhiều món hàng/nhóm hàng, là một cách để kích cầu tiêu dùng.
Khuyến mãi theo hóa đơn
- Hóa đơn có doanh thu càng cao càng được chiết khấu cao, nhằm khuyến khích khách hàng mua nhiều để được chiết khấu cao hơn.
 |
| Khai báo chiết khấu chương trình khuyến mãi theo hóa đơn |
Menu Doanh thu
Tổng quan menu Doanh thu
- Menu Doanh thu là nơi để chứa tất cả những thông tin báo cáo từ nghiệp vụ Bán hàng như Danh sách hóa đơn, Báo cáo tổng hợp bán hàng, Trả hàng, Doanh thu theo ngày, tháng, năm, Biểu đồ doanh thu, Doanh thu chi tiết theo nhóm hàng, Doanh thu chi tiết theo hàng hóa và Báo cáo công nợ phải thu khách hàng.
Định nghĩa thuật ngữ ở Doanh thu
Định nghĩa chung về từ ngữ trong phần mềm Dân Trí Soft: phần mềm có 2 thuật ngữ liên quan đến giảm giá cụ thể như sau:
+ Giảm hàng: là chiết khấu theo món hàng, tức ở hóa đơn bán hàng thực hiện nghiệp vụ giảm cho từng dòng hàng hóa bán ra. Ví dụ khách mua 3 món hàng, nhưng trong đó chỉ có 1 món có chương trình giảm giá thì sẽ gõ số tiền hoặc % vào ô Giảm cho món hàng đó.
+ Giảm bill: là giảm giá cho tổng bill thanh toán. Ví dụ bill thanh toán 1.000.000 đồng, giảm bill 10% tức là giảm 10% * 1.000.000 = 100.000 đồng.
Báo cáo bán hàng ở menu Doanh thu
Menu Doanh thu là nơi liệt kê tất cả các báo cáo hoạt động bán hàng được thực hiện tại menu Bán hàng, giúp nhà quản lý có các số liệu báo cáo doanh thu bán hàng nhanh chóng.
 |
| Menu Doanh thu |
1. Danh sách hóa đơn bán hàng: liệt kê danh sách hóa đơn bán hàng được Lưu vào phần mềm.
2. Doanh thu nhóm theo ngày: liệt kê doanh thu nhóm theo ngày.
3. Lịch sử kết ca: tổng hợp lịch sử kết ca của nhân viên thu ngân nếu có dùng chức năng này.
4. Doanh thu hàng hóa: báo cáo chi tiết bán hàng theo hàng hóa.
5. Doanh thu chi tiết theo nhóm hàng: báo cáo theo nhóm hàng.
6. Doanh thu nhóm theo khu vực: nếu quán có nhiều khu vực bán hàng khác nhau, thì đây là báo cáo bán hàng cho từng khu vực.
7. Biểu đồ doanh thu: các biểu đồ so sánh doanh thu theo tháng, tuần, so sánh hiện tại và quá khứ.
8. Báo cáo tổng hợp: là báo cáo bóc tách cho từng hóa đơn bán hàng.
9. Danh sách phiếu trả hàng: liệt kê danh sách các phiếu trả hàng (hàng bán bị trả lại).
10. Tổng hợp trả hàng: báo cáo tổng hợp liên quan đến nghiệp vụ trả món.
11. Nhật ký bán hàng: liệt kê các hóa đơn bán hàng theo dạng nhật ký.
12. Báo cáo công nợ phải thu khách hàng: báo cáo công nợ phải thu của tất cả khách hàng, từng khách hàng và chi tiết lịch sử giao dịch mua hàng - trả nợ.
13. Đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng theo đơn đặt hàng: dành cho hoạt động tích hợp ứng dụng giao đồ ăn.
Báo cáo công nợ phải thu khách hàng
Khi thực hiện việc bán hàng cho công nợ, tức cho khách hàng nợ và cần quản lý chuẩn thì bắt buộc phải làm đúng theo quy trình bán hàng cho công nợ. Để xem báo cáo coogn nợ phải thu tất cả khách hàng, từng khách hàng và báo cáo công nợ chi tiết thì vào menu Doanh thu >> Báo cáo công nợ phải thu khách hàng.
 |
| Xem báo cáo tổng hợp và chi tiết công nợ phải thu khách hàng |
Menu Bán hàng
Tổng quan menu Bán hàng
Bán hàng được xem là menu quan trọng nhất của phần mềm quản lý bán hàng Dân Trí Soft, menu này xử lý tất cả các nghiệp vụ order món, thêm/sửa/xóa món, in báo bếp/bar, chuyển bàn, in bill tạm tính, ghi nhận doanh thu, công nợ phải thu, giao hàng, thông tin khách hàng, nhân viên bán hàng, in hóa đơn (bill) thanh toán, phòng tránh gian lận nhân viên bán hàng, vào ca - kết ca...
 |
| Màn hình order món, in bill tính tiền của DanTriSoft |
Order, bán hàng, in bill, doanh thu
Với DanTriSoft có 2 phương thức để order, bán hàng, in bill thanh toán. Một là dùng bằng trình duyệt website và hai là dùng ứng dụng chuyên cho thu ngân.
Bán hàng bằng trình duyệt web
Quy trình order món - báo bếp - in hóa đơn thanh toán
Quy trình order món, in bill tính tiền với quán thanh toán tiền sau (khách dùng dịch vụ xong rồi mới in bill tính tiền) sẽ qua các bước sau:
- Nghiệp vụ 1: Chọn Khu vực > chọn Bàn cần order > click chọn món Order, thêm/sửa/tăng/giảm/xóa món order (lúc này bàn có trạng thái màu xanh).
+ Thêm món: click vào món, hoặc tìm tên món click chọn, nếu món đã chọn thì click vào ô số lượng để gõ.
+ Xóa món: nếu muốn xóa luôn cả dòng thì click nút (x) ở bên tay phải màn hình bill.
+ Giảm món: click vào ô số lượng gõ số lượng món sau khi giảm.
- Nghiệp vụ 2: In bar/bếp để bar/bếp nhận thông tin phiếu chế biến nên cần một máy in ở nhà bếp (một số quán bỏ qua bước này mà nhân viên sẽ ghi trên sổ order 2 liên, một liên gửi thu ngân một liên gửi bar/bếp) (lúc này bàn có trạng thái màu cam).
- Nghiệp vụ 3: In tạm tính hóa đơn để nhân viên phục vụ thu tiền khách hàng (lúc này bàn có trạng thái màu đỏ).
- Nghiệp vụ 4: thu ngân cất tiền vào két đựng tiền, Lưu hóa đơn để hoàn tất và giải phóng bàn về trạng thái trống (lúc này bàn có trạng thái màu trắng).
Về trạng thái bàn tương ứng với màu sắc của bàn:
- Bàn ở trạng thái chưa có khách (bàn trống) là có màu trắng.
- Bàn ở trạng thái đã có khách và bắt đầu chọn món là màu xanh.
- Bàn ở trạng thái đã được in bếp/bar (nếu có thiết lập kịch bản này) sẽ có màu cam như màu của nút In bếp/bar.
- Bàn ở trạng thái đã được in tạm tính sẽ có màu đỏ như màu của nút In tạm tính.
 |
| Màu sắc thể hiện trạng thái bàn: bàn trống, đã có khách, đã in báo bếp, đã in hóa đơn |
Quy trình order món, in bill tính tiền với quán thanh toán tiền trước tại quầy (khách order món và thanh toán tiền trước tại quầy, thức uống/đồ ăn sẽ giao sau) sẽ qua các bước sau:
- Nghiệp vụ 1: Khách hàng đến quầy và đọc thông tin order cho thu ngân, thu ngân lên order trên màn hình tính tiền. Thu ngân nhấn vào 1 bàn ảo trên sơ đồ để order cho khách hàng (lúc này bàn có trạng thái màu xanh).
+ Thêm món: click vào món, hoặc tìm tên món click chọn, nếu món đã chọn thì click vào ô số lượng để gõ.
+ Xóa món: nếu muốn xóa luôn cả dòng thì click nút (x) ở bên tay phải màn hình bill.
+ Giảm món: click vào ô số lượng gõ số lượng món sau khi giảm.
- Nghiệp vụ 2: Thu ngân nhấn In bếp/bar để in chế biến báo bếp nếu bếp có máy in chế biến, hoặc in chế biến ngay tại máy in thu ngân nếu thu ngân và bar/bếp gần nhau để tiết kiệm 1 máy in (lúc này bàn có trạng thái màu cam).
- Nghiệp vụ 3: Thu ngân In và Lưu hóa đơn tính tiền (xem kịch bản thiết lập để In và Lưu là 1 nút lệnh), bill gửi cho khách, thu tiền và gửi tiền thừa trả khách (nếu có) (lúc này bàn có trạng thái màu trắng).
|
| Màn hình Order món, In bếp/bar, In tạm tính, Lưu hóa đơn |
- Vào menu bán hàng để thực hiện các thao tác lên bill bán hàng: order món, tăng giảm số lượng, xóa món, chiết khấu theo món, giảm giá theo bill..., in tạm tính và lưu hóa đơn.
Các chức năng cần lưu ý:
- Order món (lên món).
- In báo bếp/pha chế (nếu có).
- Chuyển bàn/phòng.
- Chuyển bàn/phòng.
- In hóa đơn (in bill) tạm tính.
- Lưu hóa đơn để giải phóng bàn & báo cáo doanh thu.
- Xem trạng thái bàn.
|
| Các nút chức năng thường được sử dụng |
Cách cấu hình để in ấn trực tiếp bằng trình duyệt web: đây là cách cấu hình chung cho tất cả ứng dụng muốn in ấn bằng trình duyệt website ví dụ in ấn lệnh chuyển khoản online, in ấn hóa đơn điện tử... đều theo nguyên tác cấu hình này. Đây là hướng dẫn cụ thể với phần mềm Dân Trí Soft:
(1) Sau khi lên đơn hàng nhấn vào nút In hóa đơn, thông thường trình duyệt web sẽ tự động bật lên trang in, nếu trình duyệt không bật trang in thì 99,9% nguyên nhân là trình duyệt web chặn tính năng mở cửa sổ popup để in ấn nên chỉ cần thay đổi để không chặn là sử dụng được (có thể tham khảo bài viết này để hiểu nguyên lý về popup trong trình duyệt).
(2) Khi mở cửa sổ in ấn, ta bắt đầu cấu hình in ấn cho máy in: mục Destination ta chọn See more để hệ thống sẽ tự động dò tất cả máy in và chọn máy in phù hợp.
|
| Cấu hình để in ấn trực tiếp từ trình duyệt website |
(3) Chọn máy in mặc định cho in ấn, chọn cấu hình khổ in như A4, A5 (nếu có): ảnh dưới là thể hiện máy in bill chuyên dụng cho khổ in 80mm.
|
| Chọn máy in phù hợp và hệ thống tự động ghi nhớ để lần sau in ấn được tự động |
Bán hàng bằng ứng dụng của thu ngân
Nếu đã cài ứng dụng chuyên cho thu ngân thì chỉ cần 3 phút xem video hướng dẫn sau là hiểu rõ nghiệp vụ cần thực hiện của nhân viên thu ngân.
Nếu chưa cài ứng dụng chuyên cho thu ngân thì xem: Hướng dẫn cài ứng dụng thu ngân
Xem nhanh video hướng dẫn cài đặt cho thu ngân
Hướng dẫn nhanh nghiệp vụ thu ngân trong 3 phút
Các chức năng cần lưu ý:
- Order món (lên món).
- In báo bếp/pha chế (nếu có) - phím tắt: F3
- Nghiệp vụ chuyển bàn/Ghép bàn.
- In hóa đơn (in bill) tạm tính - phím tắt: F4
- In hóa đơn (in bill) tạm tính - phím tắt: F4
 |
| Giảm giá theo từng món hay giảm giá cả hóa đơn |
- Lưu hóa đơn để giải phóng bàn & báo cáo doanh thu - phím tắt F5
- Xem trạng thái bàn: bàn trống, bàn đã có khách, bàn đã in bill tạm tính.
- Chức năng ghi chú món khi order để in chế biến báo bếp sẽ hiển thị thông tin ghi chú này.
|
| Các nút chức năng và phím tắt để thao tác nhanh trên máy tính |
 |
| Ghi chú khi order món để in chế biến báo bếp có thông tin này |
- Chức năng giảm giá theo tổng giá trị hóa đơn: tức là giảm giá theo tổng giá trị hóa đơn.
 |
| Giảm giá theo tổng giá trị hóa đơn: có thể giảm theo phần trăm hoặc theo số tiền |
- Chức năng giảm giá theo từng món hàng: tức là chỉ giảm giá theo món hàng.
 |
| Giảm giá theo món hàng: có thể giảm theo phần trăm hoặc theo số tiền |
- Hãy khám phá thêm các chức năng khác của phần mềm qua các hướng dẫn khác để phục vụ tốt công việc.
Xem danh sách hóa đơn bán hàng
- Khi bán hàng phần mềm sẽ tự động ghi nhận lại nghiệp vụ và chứa tại menu Doanh thu >> Danh sách hóa đơn bán hàng. Nhờ vậy dễ dàng xem lại lịch sử các hóa đơn bán hàng trong suốt thời gian sử dụng phần mềm.
- Nếu hóa đơn bán hàng bị sai cần xóa hóa đơn bán hàng thì vào menu Doanh thu >> Danh sách hóa đơn bán hàng: nhấn vào check box bên tay trái của hóa đơn rồi nhấn vào nút Xóa ở góc trên tay phải. Lưu ý ở phần mềm lĩnh vực này không cho phép sửa hóa đơn để phòng ngừa gian lận, nếu có hóa đơn cần chỉnh sửa thì vào xóa hóa đơn và lập lại hóa đơn mới, phần mềm sẽ ghi nhận lại lịch sử (ghi log) việc này để truy ngược để tránh gian lận.
 |
| Xem danh sách hóa đơn bán hàng |
Sửa mẫu in theo nhu cầu riêng
Mẫu in của phần mềm quản lý bán hàng miễn phí vĩnh viễn DanTriSoft được thiết kế với mục tiêu thỏa mãn nhu cầu chung, nhu cầu cơ bản nhất, thiết thực nhất nhưng trong thực tế người dùng có thể có nhu cầu thiết kế mẫu in riêng thì lúc này sử dụng chức năng chỉnh sửa mẫu in theo nhu cầu là lựa chọn phù hợp.
Hướng dẫn chi tiết: Chỉnh sửa mẫu in bill, thay đổi khổ in
Xem qua cách chỉnh sửa mẫu in ấn
Vào ca, kết ca, bàn giao ca
Quản lý tiền tránh thất thoát là nhiệm vụ quan trọng khi bán hàng, trước đây khi nhân viên vào ca - kết ca - bàn giao tiền bánh hàng thường sẽ làm trên sổ sách nhưng nay sử dụng phần mềm Dân Trí Soft thì việc này được làm ngay trên phần mềm, in ấn phiếu bàn giao ca rất đơn giản nhanh chóng và quan trọng là quản lý một cách chặt chẽ.
Ý nghĩa của nghiệp vụ báo cáo kết ca: là tổng hợp doanh thu từ lúc vào ca cho đến khi thực hiện động tác Kết ca của một tài khoản (user) sử dụng phần mềm. Doanh thu chỉ được ghi nhận khi và chỉ khi tài khoản bấm vào Lưu hóa đơn, tức tài khoản nào Lưu hóa đơn thì doanh thu được gán cho tài khoản đó. Lưu ý nghiệp vụ kết ca chỉ tính toán chuẩn mực khi phần mềm hoạt động ở chế độ online, còn nếu chuyển dùng offline thì công thức không đúng, lúc đó chỉ sử dụng báo cáo bán hàng theo ngày.
- Nhờ logic này mà ở cùng một thời điểm nếu có nhiều thu ngân thực hiện bán hàng và kết ca (ví dụ nhiều có nhiều nhân viên thu ngân trong 1 ca làm việc) thì Dân Trí Soft đều tính toán chính xác được.
Video hướng dẫn Vào ca - Kết ca - Bàn giao ca
Nhân sự khi đăng nhập vào phần mềm sẽ hiện ra giao diện khai báo tiền đầu ca (nếu không hiện lên chỉ cần vào nút Mở rộng >> Khai báo tiền đầu ca), nhân sự sẽ kiểm đếm số tiền để nhập liệu và phần mềm tự động tính toán ra tổng số tiền đầu ca. Ví dụ ảnh bên dưới là sau khi nhập liệu số tờ tiền cho từng mệnh giá và phần mềm tính tổng là 6 triệu đồng.
Lưu ý: Có đăng nhập để Vào ca thì bắt buộc phải có nhấn vào chức năng Báo cáo kết ca & nhấn Kết ca thì mới hoàn tất. Bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca. Nếu Vào ca nhưng không nhấn chức năng Báo cáo kết ca thì sẽ xảy ra báo cáo kết ca sai.
Ví dụ: Nhân viên có user nhanvien01 vào ca từ 6h - 10h sáng, vào 10h kiểm đếm tiền thì thu được 1.000.000 đồng và còn đang chờ phục vụ là 100.000 đồng. Làm chuẩn mực theo đúng nghiệp vụ thì bạn ấy sẽ vào chức năng Báo cáo kết ca, phần mềm sẽ load lên đúng thông tin là thu được 1.000.000 đồng và đang chờ phục vụ là 100.000 đồng. Sau đó phải nhấn Kết ca và có thể in báo cáo kết ca thì phần mềm sẽ tự động đăng xuất user nhanvien01. Khi nhân viên mới vào ca tiếp theo cũng thực hiện tương tự tức có Vào ca thì phải có nhấn Báo cáo kết ca để thực hiện Kết ca.
Và đây là tình huống sai nghiệp vụ: Cũng với ví dụ trên, khi vào đúng 10h bạn nhân viên có user nhanvien01 kiểm đếm tiền thì thấy đúng là thu được 1.000.000 đồng và còn đang chờ là 100.000 đồng, nhưng bạn quên hoặc do cẩu thả đã không nhấn Kết ca, bạn tắt phần mềm rồi chuyển cho nhân viên ca sau. Nhân viên ca sau có user nhanvien02 làm từ 10h - 18h khi đăng nhập, thì phần mềm ghi nhận là còn bàn chờ phục vụ là 100.000 đồng. Giả sử trong thời gian từ 10h - 18h bán được là 1.900.000 đồng & thanh toán xong bàn đang chờ của ca trước 100.000 đồng, tức tiền thu về là 2.000.000 đồng (=1.900.000 + 100.000), bạn nhấn vào Báo cáo kết ca và thực hiện kết ca đúng chuẩn mực nghiệp vụ. Từ 18h - 22h bạn nhân viên có user nhanvien01 vào làm lại, bạn đăng nhập vào phần mềm thì ngay lập tức phần mềm đã ghi nhận bạn này đã thu 1.000.000 đồng ở ca sáng mà chưa có Kết ca, bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca. Giả sử thời gian từ 18h - 22h này bán được 500.000 đồng. Vào cuối ca bạn nhanvien01 thực hiện chuẩn nghiệp vụ là nhấn vào Báo cáo kết ca thì hiện ra thông tin: Số tiền cuối ca là 1.500.000 đồng, bạn sẽ thấy hoảng lên vì thực tế thu có 500.000 đồng cơ mà. Thực ra, ý nghĩa con số kết ca ở đây là 1.500.000 đồng = 500.000 đồng của ca tối + 1.000.000 đồng của ca sáng từ 6h - 10h mà chưa làm nghiệp vụ kết ca. Khi đã hiểu được lỗi sai này thì cần tuân thủ chuẩn nghiệp vụ là phải có nhấn Báo cáo kết ca để nhấn Kết ca.
- Tình huống khác khiến báo cáo kết ca sai với kiểm tiền: user này đang sử dụng thì có user khác đăng nhập vào bán hàng rồi Lưu hóa đơn nên phần mềm sẽ chia tách doanh thu cho tài khoản này vừa nhấn Lưu hóa đơn. Vì vậy khi bán hàng tuyệt đối không để máy tính cho người khác sử dụng, khi phân quyền không cấp quyền lưu hóa đơn mà thiếu sự kiểm soát chặt chẽ mà đổ lỗi cho nhau khi kết ca.
*** Còn với báo cáo doanh thu theo ngày: là hàm tổng cộng doanh số bán hàng sau khi trừ đi tất cả các khoản giảm trừ như giảm giá hóa đơn, chiết khấu theo món từ thời điểm bắt đầu ngày (mặc định là 0 giờ - còn với lĩnh vực đặc thù như vũ trường, quán nhậu, karaoke thì thời điểm được khai báo khác hơn) đến kết thúc ngày (mặc định là 24h - còn lĩnh vực đặc thù như vũ trường, quán nhậu, karaoke thì khai báo khác hơn).
 |
| Vào ca: kiểm đếm tiền đầu ca khi bắt đầu vào ca |
- Người nhân viên thu ngân sẽ làm nghiệp vụ bán hàng một cách bình thường trong suốt thời gian của ca, phần mềm sẽ ghi nhận doanh thu cho ca này để khi hết ca sẽ làm bước kết ca & bàn giao ca tiếp theo.
Lưu ý: Trong thời gian này tuyệt đối không cho nhân sự khác đăng nhập vào phần mềm vì có thể sẽ gây ra tình trạng báo cáo kết ca sai lệch, ví dụ trường hợp người khác đăng nhập vào và thao tác bán hàng phần mềm sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng cho người đó khi họ đã lưu hóa đơn, nên khi kết ca phần mềm sẽ không tính đủ trong khoảng thời gian. Và để báo cáo kết ca đúng thì người thu ngân chỉ bán hàng bằng ứng dụng của thu ngân mà không bán hàng bằng trình duyệt web.
Bước 3: Kết ca và bàn giao cho ca tiếp theo.
Lưu ý: Bắt buộc phải có nhấn vào chức năng Báo cáo kết ca và nhấn nút Kết ca thì mới hoàn tất nghiệp vụ: bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca. Nếu Vào ca nhưng không nhấn chức năng Báo cáo kết ca thì sẽ xảy ra báo cáo kết ca sai.
1. Khi kết ca, nhân sự sẽ vào Mở rộng >> Báo cáo kết ca.
 |
| Vào chức năng kết ca: Mở rộng >> Báo cáo kết ca |
2. Nhập các thông tin tiền thực tế để đối soát và kết ca với nhân sự ca tiếp theo.
 |
| Nhập thông tin kiểm đếm tiền để kết ca và bàn giao, bắt buộc phải nhấn vào nút Kết ca để hoàn tất. |
- Một ca làm việc được định nghĩa: bắt đầu từ lúc đăng nhập Vào ca, có khai báo thông tin đầu ca & nhấn Lưu để ghi nhận đầu ca >> cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca & nhấn Kết ca. Trong ca làm việc không nên để người khác thực hiện trên phần mềm trừ khi bạn đồng ý chịu trách nhiệm về tiền bạc.
- Phần mềm sẽ tự động lấy lên các thông tin như tiền hàng (tiền mặt bao nhiêu, tiền ngân hàng bao nhiêu), tổng tiền cuối ca và tiền của bàn đang phục vụ mà chưa thanh toán.
- Sau khi nhập liệu số tiền thực tế vào mục kiểm đếm tiền, trên lý thuyết thì số tiền kiểm đếm sẽ bằng số tiền cuối ca, trong thực tế có thể lớn hơn (do khách tip...), nhỏ hơn (do thất thoát...) thì tùy vào quy định của quán sẽ có cách chế tài khác nhau.
- Nhấn Kết ca sẽ hiện ra thông tin phiếu in ấn, có thể in ra để 2 nhân sự xác nhận, nếu không cần in thì nhấn Cancel thoát. Chú ý là khi đã nhấn Kết ca là nghiệp vụ kết thúc & không thể quay ngược lại nghiệp vụ này, vì vậy cần cẩn thận trước khi quyết định nhấn Kết ca.
- Khi nhấn Kết ca, phần mềm sẽ tự động cho đăng xuất tài khoản hiện tại để đăng nhập bằng tài khoản nhân sự ca tiếp theo. Phần mềm không giới hạn số lượng ca làm việc, tức có bao nhiêu nhân sự làm việc phần mềm vẫn ghi nhận rõ ràng, chính xác.
Chú ý: Nếu phần mềm chuyển sang chế độ hoạt động offline (tức internet bị mất) thì báo cáo kết ca có thể sẽ không chính xác 100% mà số liệu doanh số bán hàng chuẩn được thể hiện ở báo cáo bán hàng bằng trình duyệt website hoặc trên ứng dụng xem báo cáo kinh doanh online, lúc này người quản lý nên can thiệp để có số liệu báo cáo đúng 100%. Báo cáo đầu ca - kết ca chuẩn nhất khi hệ thống online vận hành ổn định, do đó cần đầu tư hệ thống internet chuẩn & đúng ngay từ đầu.
Bán hàng nợ cho khách
Mặc định phần mềm cho thanh toán ngay, không phát sinh công nợ vậy nếu có khách nợ thì thực hiện nghiệp vụ như thế nào?
1. Cách để ghi công nợ phải thu cho khách hàng:
Khi bán hàng tại màn hình bán hàng, nhấn Lưu hóa đơn sẽ hiện ra thông tin khách hàng thanh toán:
+ Chọn thông tin Khách hàng (mặc định là Khách lẻ) để phần mềm lưu trữ lịch sử mua hàng cũng như lưu công nợ phải thu khách hàng nếu có. Nếu thông tin khách hàng đã có thì nhấn tìm kiếm bằng mã khách hàng hoặc tên khách hàng hoặc số điện thoại, nếu chưa có thì nhấn vào nút cộng (+) để Thêm mới. Sau khi thêm mới thông tin khách hàng thì dữ liệu sẽ được lưu trữ vào database, bạn cần gõ lại để tìm kiếm khách hàng.
+ Để ghi nhận công nợ: khi nhấn Lưu hóa đơn sẽ hiện box thông tin chi tiết, ta vào dòng Tiền mặt xóa đi số tiền rồi ghi số là 0 đồng (nếu khách nợ cả hóa đơn) hoặc nhập số tiền khách thanh toán cho đơn này (ví dụ khách thanh toán trước 1 triệu thì nhập vào 1.000.000), sau đó nhấn Lưu để hoàn tất đơn hàng. Sau khi nhập liệu như vậy thì phần mềm sẽ tự động tính toán công nợ phát sinh tăng cho khách này với báo cáo chi tiết mục công nợ phải thu khách hàng (ở menu Doanh thu).
+ Nếu khách hàng vừa thanh toán bằng Tiền mặt và Ngân hàng thì ta gõ số tiền vào 2 dòng của form, để phần mềm hạch toán sổ quỹ tiền cho đúng với thực tế (Tiền mặt/Ngân hàng).
 |
| Phần mềm mặc định khách sẽ thanh toán hết, nếu còn nợ thì xóa đi dòng ở dưới Hình thức thanh toán |
- Để xem báo cáo công nợ phải thu của khách hàng ta truy cập phần mềm bằng trình duyệt web, rồi vào menu Doanh thu >> Báo cáo công nợ khách hàng để tìm kiếm thông tin công nợ khách hàng cần xem, để xem chi tiết công nợ thì nhấn vào biểu tượng View phía tay phải.
 |
| Xem Báo cáo công nợ phải thu của khách hàng: vào Doanh thu >> Báo cáo công nợ khách hàng |
- Vào một ngày khách đến quán và trả nợ, thì làm thế nào: click vào menu Thu chi tiền >> Phiếu thu tiền >> nhấn Thêm mới >> Tìm thông tin khách hàng bằng mã khách hàng hoặc tên khách hàng hoặc số điện thoại và nhấn Lấy tất cả hóa đơn >> Điền số tiền khách hàng trả và nhấn Phân bổ tiền hoặc gõ số tiền lần lượt cho từng hóa đơn >> Chọn thông tin ngày ghi sổ, loại Ngân quỹ thu, ghi chú (nếu có) và nhấn Lưu để hoàn tất nghiệp vụ thu công nợ.
|
| Nghiệp vụ khách hàng thanh toán tiền công nợ |
Sau khi nhập Phiếu thu tiền này thì công nợ phải thu của khách hàng đã thay được thay đổi tức công nợ phát sinh giảm. Sau khi thực hiện nghiệp vụ này thì:
- Số tiền của cửa hàng/quán tăng lên.
- Số tiền công nợ phải thu của khách hàng đó giảm xuống (phát sinh giảm).
- Vào menu Doanh thu >> Báo cáo công nợ khách hàng: Tìm kiếm theo điều kiện lọc từ ngày đến ngày để xem báo cáo tổng hợp công nợ phải thu, tìm theo thông tin khách hàng để xem chi tiết khách hàng, nhấn vào biểu tượng View phía tay phải để xem chi tiết lịch sử giao dịch phát sinh công nợ.
 |
| Xem báo cáo tổng hợp và chi tiết công nợ phải thu khách hàng |
Kiểm soát chặt chẽ, phòng gian lận
Nếu bạn chưa hình dung về việc thất thoát xảy ra như thế nào thì hãy dành 10 phút để đọc thật kỹ bài viết 81 tuyệt kỹ ăn bớt trong lĩnh vực phục vụ, biết đâu sẽ "bỏ luôn ý định" làm doanh chủ. Bài này viết dành riêng cho người doanh chủ, là giải pháp công nghệ phần mềm nhằm giúp kiểm soát chặt chẽ hơn, tiết kiệm hơn và lưu ý "trong dùng người thì tin mới dùng, không tin không dùng và niềm tin phải được kiểm soát có hệ thống".
1. Đầu tiên, là áp dụng quy trình quản lý khép kín
Với cách order ghi sổ (ghi giấy) truyền thống thì người nhân viên order sẽ ghi thông tin món trên nhiều liên (cuốn sổ thường sẽ có nhiều liên), ví dụ liên 1 gửi thu ngân, liên 2 gửi cho nhà bếp.
- Nếu người order không đưa liên cho thu ngân mà chỉ gửi liên cho bếp và xuất món?
- Nếu người nhân viên thu ngân không nhập phiếu order vào phần mềm?
- Nếu nhân viên bếp tự ý cho xuất món mà không cần liên order?
Điều gì sẽ xảy ra nếu hiện tượng trên xảy ra??? ......... Vâng, là thất thoát đấy!
Để phòng tránh tình trạng này thì giải pháp khoa học dễ áp dụng là quy trình quản lý khép kín giữa nhân viên order <=> thu ngân <=> nhà bếp, hãy xem video bên dưới để rõ nhé.
2. Thứ hai, là hiểu cách mà thu ngân có thể lợi dụng gian dối, ăn bớt
Cách 1. In bill, thu tiền, sau đó xóa bill hoặc xóa món: thu ngân cho in bill, thu tiền đầy đủ nhưng sau đó xóa bill/xóa món để lấy tiền vào túi riêng.
Cách kiểm tra:
- Hãy đăng nhập bằng tài khoản quản trị (tài khoản có quyền cao nhất & thường DanTriSoft chỉ gửi tài khoản này đến người chủ hoặc người được ủy quyền) vào website www.DanTriSoft.vn
- Để kiểm tra xem hóa đơn đó do ai xóa, xóa vào thời gian nào... thì vào menu Hệ thống >> Nhật ký hệ thống >> chọn khoảng thời gian để tìm kiếm xem báo cáo >> phần mềm sẽ load ra thông tin chi tiết.
 |
| Xem nhật ký xóa bằng cách vào Hệ thống >> Nhật ký hệ thống |
- Để kiểm tra log (lịch sử) xóa món (trả món/trả hàng): vào menu Doanh thu >> Tổng hợp trả hàng >> chọn thời gian để xem lịch sử và nhấn tìm kiếm, phần mềm sẽ load ra thông tin chi tiết.
 |
| Vào Doanh thu >> Tổng hợp trả hàng để xem liệt kê danh sách món được trả do ai trả |
Lưu ý: Phần mềm chỉ ghi nhận lại các nghiệp vụ xóa hóa đơn, trả món để người chủ/quản lý có dữ liệu để nhìn lại. Còn việc đúng hay sai, trung thực hay không trung thực thì nó thuộc về khâu quản lý nhân sự nhé, vì trong thực tế có cả nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan, đừng vội vàng đánh giá nhân sự khi mà chưa có quan sát tổng thể.
Cách 2. In bill, thu tiền đầy đủ, sau đó giảm giá bill hoặc nhấn sửa giá bán: thu ngân thu tiền đầy đủ của bill, sau đó giảm giá bill để lưu hóa đơn, thu ngân bỏ túi riêng số tiền chênh lệch. Ví dụ: bill trị giá là 5 triệu đồng, thu ngân thu đủ sau đó chọn giảm giá 10% tức giảm 500.000 đồng và bỏ vào túi riêng.
Cách kiểm tra:
- Hãy đăng nhập bằng tài khoản quản trị (tài khoản có quyền cao nhất & thường DanTriSoft chỉ gửi tài khoản này đến người chủ hoặc người được ủy quyền) vào website www.DanTriSoft.vn
- Vào menu Doanh thu >> Báo cáo tổng hợp: thì báo cáo này sẽ mô tả tổng hợp lại các hóa đơn, hóa đơn nào giảm giá theo cả bill, cái nào giảm giá theo món...
 |
| Vào Doanh thu >> Báo cáo tổng hợp để xem tổng hợp quá trình bán hàng |
Lời khuyên của DanTriSoft là việc giảm giá cần có quy trình, tránh tình trạng giảm giá tùy tiện. Ví dụ đơn giản về quy trình giảm giá là bill nào giảm giá thì cần giữ lại bill và có chữ ký xác nhận của người có quyền giảm giá bill/nhân sự phụ trách, điều này giúp đối soát rõ ràng và minh bạch.
3. Công cụ hỗ trợ quản lý giúp kiểm soát chặt chẽ, phòng gian lận
- Thứ nhất, người doanh chủ hãy tải app xem báo cáo kinh doanh trên điện thoại để dễ dàng cập nhật tình hình bán hàng ở quán mọi lúc mọi nơi. App xem báo cáo kinh doanh là hoàn toàn miễn phí, hãy xem ở mục bên dưới để tải app và sử dụng.
- Thứ hai, hãy học thật kỹ phần mềm để hiểu biết sâu sắc về tất cả chức năng, từ đó xem mục phân quyền ở hướng dẫn này để tùy chính phân quyền theo đúng nhu cầu nhằm quản lý chặt chẽ, phòng ngừa gian lận: Tạo user, mật khẩu, phân quyền.
App trên điện thoại
App order bằng điện thoại và app xem báo cáo kinh doanh bằng điện thoại ngày càng trở nên thiết yếu trong thời đại ngày nay, vì tính tiện ích, tiết kiệm và hiệu quả của nó.
App xem báo cáo kinh doanh
App xem báo cáo kinh doanh là tiện ích hỗ trợ người doanh chủ nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi trên điện thoại, giúp tiết kiệm và hiệu quả.
App order món bằng điện thoại
App order món bằng điện thoại được cài đặt miễn phí ngay trên điện thoại của nhân viên, order món bằng điện thoại giúp tăng tốc độ phục vụ, giảm sức lực và thời gian di chuyển của nhân viên, báo chế biến cho bếp/bar nhanh để ra món cho khách, tăng sự hài lòng cho khách hàng.
Hướng dẫn sử dụng order món bằng điện thoại
Quản lý hệ thống chuỗi quán
Đặc điểm phần mềm quản lý chuỗi
Hệ thống phần mềm có khả năng quản lý chuỗi cửa hàng/shop, chuỗi quán cần đáp ứng nhu cầu quản lý:- Tính kế thừa: kế thừa dữ liệu ví dụ thông tin hàng hóa, khách hàng, thẻ VIP, thông tin tài khoản đăng nhập... trên toàn hệ thống các cửa hàng.- Tính tổng thể và chi tiết: có hệ thống báo cáo vừa tổng thể cho hệ thống chuỗi, vừa chi tiết đến từng cửa hàng/quán.- Tính real-time (thời gian thực): dữ liệu cập nhật chuẩn xác theo thời gian thực để người quản lý có thông tin nhanh để đưa quyết định kinh doanh.
 |
| Mô hình quản lý hệ thống kinh doanh chuỗi |
Dân Trí Soft là một trong những công ty tiên phong xây dựng hệ thống quản lý cho chuỗi cửa hàng, chuỗi quán nhằm giúp việc quản lý chuẩn mực hơn, thuận tiện hơn và mọi lúc mọi nơi.
 |
| Phần mềm quản lý chuỗi Dân Trí Soft triển khai thực tiễn cho chuỗi cửa hàng bán lẻ, bán sỉ |
 |
| Phần mềm quản lý chuỗi Dân Trí Soft triển khai thực tiễn cho chuỗi quán cafe EMC Coffee |
Cách thiết lập và quản lý chuỗi
Cách setup (tạo mới) gian hàng cho chuỗi
Đăng nhập vào cửa hàng đang sử dụng trên trình duyệt web tại www.DanTriSoft.vn. Tạo Mã gian hàng cho cửa hàng mới và các thông tin của cửa hàng mới này bằng cách: Vào menu Hệ thống >> Quản lý chi nhánh >> nhấn Thêm mới >> Điền thông tin và nhấn Lưu. Thế là bạn đã thiết lập xong thông tin cho cửa hàng thứ 2, tương tự cho các cửa hàng thứ 3, 4, 5...
Bạn có thể thoát phần mềm và đăng nhập bằng mã gian hàng của cửa hàng thứ 2 với thông tin tên đăng nhập và mật khẩu quản trị mà bạn vừa tạo ra gian hàng này trong hệ thống phần mềm, hoặc đơn giản hơn là khi đăng nhập vào bất kỳ cửa hàng/quán nào của chuỗi rồi click chuột vào tên gian hàng >> phần mềm sẽ mở ra box để chọn đăng nhập cho các gian hàng khác trong chuỗi & ở đây có thể xem được các báo cáo chuỗi về doanh thu, về kho hàng.
 |
| Thêm mới mã gian hàng, thông tin cho cửa hàng thứ 2, 3, 4... |
Lưu ý:
1. Thông tin đăng nhập của cửa hàng thứ 2: Mã gian hàng vừa được tạo và Tên đăng nhập, Mật khẩu đăng ký ban đầu của cửa hàng thứ nhất.
2. Thông tin Hàng hóa - giá bán của các cửa hàng trong chuỗi mặc định là giống nhau, trong trường hợp các cửa hàng có menu khác nhau thì DanTriSoft sẽ hướng dẫn cách thiết lập cho chuẩn mực. Theo mặc định, nếu thay đổi thông tin hàng hóa ở 1 cửa hàng thì các cửa hàng trong chuỗi cũng thay đổi cho đồng nhất, riêng phần giá bán thì không thay đổi và mỗi cửa hàng có thể chỉnh giá bán cho phù hợp với địa điểm đó.
3. Thông tin giá bán của các cửa hàng khi mới khởi tạo là giống nhau, sau đó mỗi cửa hàng toàn quyền chỉnh sửa giá bán riêng cho cửa hàng.
4. Thông tin khách hàng - thẻ VIP được cập nhật real-time trên toàn hệ thống phần mềm: nếu khách hàng có thẻ VIP thì có thể sử dụng trên toàn hệ thống.
5. Khi thực hiện các chương trình khuyến mãi thì được quyền chọn chương trình áp dụng cho cửa hàng này mà không áp dụng cho cửa hàng khác, hay là áp dụng cho toàn bộ hệ thống cửa hàng.
Bước 2: Kiểm soát báo cáo theo từng cửa hàng hay tổng cộng theo dạng chuỗi.
2.1 Xem báo cáo kinh doanh chuỗi bằng app báo cáo kinh doanh trên smartphone: đăng nhập vào app báo cáo kinh doanh. Với người dùng (user) có quyền quản lý cả hệ thống chuỗi thì khi đăng nhập vào sẽ có báo cáo cụ thể, hoặc dùng ứng dụng xem báo cáo online bằng điện thoại thì user này cũng toàn quyền xem số liệu báo cáo.
 |
| Xem báo cáo kinh doanh mô hình chuỗi trên app báo cáo trên điện thoại |
Video về app xem báo cáo chuỗi bằng điện thoại
2.1 Xem báo cáo kinh doanh chuỗi bằng trình duyệt website: vào website www.DanTriSoft.vn. và đăng nhập vào bất kỳ cửa hàng/quán nào của chuỗi rồi click chuột vào tên gian hàng >> phần mềm sẽ mở ra box để chọn đăng nhập cho các gian hàng khác trong chuỗi & ở đây có thể xem được các báo cáo chuỗi về doanh thu, về kho hàng.
 |
| Cách để truy cập xem báo cáo từng gian hàng và báo cáo quản lý chuỗi |
Chức năng mở rộng
Tích hợp kế toán thuế, CRM, Loyalty
- Đang phát triển... Phần mềm miễn phí DanTriSoft sẽ tích hợp API với các đối tác về kế toán thuế, CRM, Loyalty để tăng tiện ích đến người sử dụng và quan trọng vẫn là miễn phí.
- Về phần mềm kế toán: phần mềm kế toán MISA (www.misa.vn), phần mềm kế toán FAST (fast.com.vn/)...
- Về phần mềm CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng): phần mềm Getfly (getfly.vn), phần mềm AMIS CRM (amis.misa.vn)...
- Về phần mềm loyalty: phần mềm CNV Loyalty (cnvloyalty.com)...
Bạn có thể vào website các phần mềm trên để tham khảo chi tiết.
Tích hợp chữ ký số, hóa đơn viện tử
- Đang phát triển... Phần mềm miễn phí DanTriSoft sẽ tích hợp API các đối tác chữ ký số, hóa đơn điện tử để tăng tiện ích đến người sử dụng và quan trọng vẫn là miễn phí.
Tích hợp tiện ích thanh toán hộ
- Đang phát triển... Phần mềm miễn phí DanTriSoft sẽ tích hợp API các đối tác thanh toán hộ như thanh toán tiền điện, nước, internet, điện thoại... để gia tăng thu nhập cho người dùng phần mềm miễn phí DanTriSoft.
Tích hợp bán vé máy bay, k/sạn, tour
- Đang phát triển... Phần mềm miễn phí DanTriSoft sẽ tích hợp API các đối tác phân phối vé máy bay, khách sạn, tour du lịch... để gia tăng thu nhập cho người dùng phần mềm miễn phí DanTriSoft.
Tích hợp dịch vụ số hóa
- Đang phát triển...